Wenn du in einem Büro arbeitest, solltest du dich darauf konzentrieren, deine Produktivität zu maximieren. Nur weil du acht Stunden am Tag arbeitest, heißt das nicht unbedingt, dass du alle acht Stunden produktiv bist. Laut Studien, ist der durchschnittliche Büroangestellte nur etwa drei Stunden pro Tag produktiv. Statistiken wie diese sind entmutigend, aber du kannst deine Produktivität im Büro verbessern, indem du die folgenden 12 schlechten Angewohnheiten vermeidest.
Nr. 1 - Persönliche Anrufe und Textnachrichten
Wenn es sich nicht um einen Notfall handelt, solltest du keine persönlichen Anrufe und Textnachrichten tätigen oder empfangen. Jede Minute, die du mit einem persönlichen Anruf oder einer Textnachricht verbringst, ist eine Minute verlorene Produktivität. Verschiedene Umfragen ergaben, dass Büroangestellte im Durchschnitt 56 Minuten pro Tag für private Anrufe und Textnachrichten aufwenden.
Du kannst dein Telefon weiterhin für arbeitsbezogene Anrufe und SMS nutzen. Mit der persönlichen Kommunikation solltest du jedoch warten, bis du Feierabend hast, damit sie sich nicht negativ auf deine Produktivität auswirkt. Außerdem verbieten die meisten Arbeitgeber ihren Beschäftigten, ihr Telefon während der Arbeitszeit für private Anrufe und SMS zu benutzen.
Nr. 2 - Multitasking
Was ist falsch am Multitasking? Zwei oder mehr Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, klingt vielleicht nach einer effektiven Methode, um deine Produktivität im Büro zu steigern, aber es hat wahrscheinlich den gegenteiligen Effekt. Das menschliche Gehirn ist darauf programmiert, sich immer nur auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Wenn es mit mehreren Aufgaben konfrontiert wird, ist es nicht in der Lage, diese zu verarbeiten, was zu einem dramatischen Rückgang der Produktivität führt.
Laut einer von der American Psychological Association (APA) veröffentlichten Studie sind Arbeitnehmer/innen, die Multitasking betreiben, etwa 40 % weniger produktiv als ihre Kollegen/innen, die kein Multitasking betreiben. Andere Studien haben Multitasking mit einem niedrigeren IQ in Verbindung gebracht, was sich ebenfalls nachteilig auf deine Produktivität auswirken kann. Deshalb solltest du dich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren und nach deren Erledigung mit der nächsten Aufgabe weitermachen.
Nr. 3 - Zu viele E-Mails abrufen
E-Mails bieten eine schnelle und bequeme Möglichkeit, mit deinen Kollegen und Kolleginnen zu kommunizieren. Es dauert nur ein paar Minuten, eine E-Mail zu verfassen und zu versenden, während es bei Postwurfsendungen mehrere Tage dauern kann, bis sie den Empfänger erreichen. Trotzdem solltest du deinen Posteingang nicht zu oft überprüfen.
Wie die anderen hier aufgelisteten schlechten Angewohnheiten kann auch das zu häufige Abrufen von E-Mails deine Produktivität im Büro beeinträchtigen. Untersuchungen haben ergeben, dass der durchschnittliche Büroangestellte seinen Posteingang 15 Mal pro Tag abruft. Wenn man davon ausgeht, dass du nur drei Minuten brauchst, um alle deine Nachrichten zu lesen, nimmt das Abrufen deiner E-Mails etwa 45 Minuten deines Arbeitstages in Anspruch. Wie oft solltest du also deine E-Mails abrufen? Das hängt davon ab, in welchem Umfang du E-Mails für deine Arbeit nutzt, aber eine gute Faustregel ist, dass du deinen Posteingang nicht öfter als einmal pro Stunde abrufst.
Nr. 4 - Unnötige Meetings besuchen
Wenn du für ein großes Unternehmen arbeitest, wirst du wahrscheinlich zumindest einige Zeit mit der Teilnahme an Besprechungen verbringen. Wenn deine Teilnahme jedoch nicht unbedingt notwendig oder vorgeschrieben ist, solltest du die Besprechung schwänzen.
Unnötige Besprechungen sind eine der Hauptursachen für Produktivitätsverluste im Büro. Laut The Muse verbringen Führungskräfte der mittleren Ebene mehr als ein Drittel ihrer gesamten Arbeitszeit in Meetings, während Führungskräfte der oberen Ebene, darunter CEOs und CFOs, bis zur Hälfte ihrer gesamten Arbeitszeit in Meetings verbringen. Unabhängig von deiner beruflichen Position ist die Teilnahme an unnötigen Besprechungen eine Zeitverschwendung, die letztlich deine Produktivität beeinträchtigt. Außerdem zeichnen viele Unternehmen ihre Besprechungen auf, so dass du dir einen Videoschnappschuss ansehen kannst, um ein besseres Verständnis für die in der Besprechung behandelten Themen zu bekommen.
Nr. 5 - Keine Pausen machen
Vergiss nicht, regelmäßig Pausen zu machen, wenn du in einem Büro arbeitest. Entgegen der landläufigen Meinung ist es kein Erfolgsrezept, nonstop zu arbeiten. Egal, wie viel Kaffee du trinkst, du wirst irgendwann geistig und körperlich ermüdet sein, was sich in Form von geringerer Produktivität bemerkbar macht. Das ist ein allzu häufiges Phänomen, das die Produktivität im Büro zunichte macht. Steh ruhig auf, mach von deinem höhenverstellbaren Schreibtisch gebrauch und lass das Blut durch deine Körper strömen.
Laut einer von Forbes zitierten Umfrage fühlen sich neun von zehn US-Arbeitnehmern nach Pausen erholter. Pausen bieten dir die Möglichkeit, deinen Geist zu regenerieren. Nach einer kurzen Pause kannst du erfrischt an deinen ergonomischen Bürostuhl, voll funktionsfähig wiederkehren.
Nr. 6 - Übermäßig lange Pausen machen
Pausen sind zwar wichtig, besonders wenn du acht oder mehr Stunden am Tag arbeitest, aber du solltest nicht zu viel Zeit im Pausenraum verbringen. Zu lange Pausen sind genauso schlimm - wenn nicht schlimmer - wie gar keine Pausen zu machen. Wenn du drei 30-minütige Pausen pro Tag machst, verbringst du jeden Tag eineinhalb Stunden im Pausenraum. Manche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verbringen sogar noch mehr Zeit im Pausenraum, was ihrer Produktivität schadet.
Wie lang sollten deine Pausen also sein? Für die meisten Büros sind 10 bis 15 Minuten der richtige Wert. Bei dieser Länge fühlst du dich geistig und körperlich erfrischt, ohne viel Zeit zu verlieren. Natürlich solltest du dich an die Richtlinien deines Arbeitgebers zur Häufigkeit und Dauer der Pausen halten. Wenn dein Arbeitgeber nur fünfminütige Pausen erlaubt, solltest du nicht länger als fünf Minuten im Pausenraum verbringen.
Gespannt darauf, was die restlichen schlechten Gewohnheiten sind? Schau später nochmal vorbei, um diese zu erfahren und andere spannende, interessante und top aktuelle Themen auf unserem Blog zu lesen.
