Ein großer Teil der Bürojobs bestehen aus bestimmten administrativen Aufgaben wie in Verwaltungsberufen, Assistenten, Sekretäre usw. Diese Berufsgruppe ist immer gefragt – egal in welcher Branche. Berufe in der Unternehmensführung und -organisation stellen in Deutschland mit über fünf Millionen Angestellten den größten Berufsbereich dar. Und das aus gutem Grund. Denn selbst wenn Sie als Handwerker tätig sind, sollten Sie über gewisse administrative Aufgaben Bescheid wissen und diese am besten auch beherrschen. Im Handwerk machen bis zu ein Drittel der Arbeiten administrative Aufgaben aus.
Bei der Administration eines Unternehmens, egal wie groß oder klein es ist, trennt sich die Spreu vom Weizen – sie entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Deshalb sollte jeder, auch Verkäufer oder Kraftfahrer über administrative Fähigkeiten verfügen.
Was sind administrative Fähigkeiten und warum sind sie wichtig?
Administrative Fertigkeiten benötigen Sie, um Tätigkeiten auszuführen, die jede Art von Geschäft am Laufen halten. Sie sind die grundlegenden Werkzeuge, die Ihnen helfen, Ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen. Mit anderen Worten, Verwaltungsfähigkeiten ermöglichen es Ihnen, die Aufgaben zu erledigen, die Sie bei der Ausführung Ihrer Arbeit unterstützen. Zum Beispiel sind das Planen von Besprechungen, das Schreiben von E-Mails und die Überwachung von Beständen alles administrative Fähigkeiten.
Positionen in der Verwaltung sind in erster Linie auf administrative Fähigkeiten angewiesen, aber jeder Job erfordert auf gewisser Weise den Einsatz von administrativem Wissen. Um beispielsweise seine Designarbeit abzuschließen, muss ein Grafikdesigner mit Kunden kommunizieren, ein Treffen mit Interessenvertretern planen, eine Projektmanagement-Software verwenden, planen, wie er seine Zeit einteilen wird und mehrere Versionen eines Designs auf dem Computer organisieren.
Meist handelt es sich bei administrativen Aufgaben und solche, die die meisten nicht so gerne machen. Doch sie sind nicht nur hilfreich, um Ihre Arbeit gut zu erledigen, sondern auch für den Erfolg Ihres Geschäfts und der allgemeinen Organisation verantwortlich. Damit schaffen Sie eine Struktur, mit der das Unternehmen und seine Mitarbeiter funktionieren können.
Beispiele für administrative Fähigkeiten
Jede Fähigkeit, die Ihre eigene Arbeit oder den Betrieb Ihres Unternehmens unterstützt, könnte eine Verwaltungstätigkeit sein.
Kommunikationsfähigkeit
Kommunikationsfähigkeiten sind alle Fähigkeiten, die Ihnen helfen, Informationen mit anderen zu teilen, sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens. Sie stellen sicher, dass jeder (ebenso Sie selbst) über das Wissen verfügt, das er für seine Arbeit benötigt. Sie ermöglichen, dass alle über Änderungen informiert sind, geben und empfangen Feedback und sind in der Lage, andere wichtige beruflicher Funktionen zu erfüllen.
Administrative Kommunikationsfähigkeiten können in verbalen, nonverbalen, schriftlichen und visuellen Kommunikationsformen eingesetzt werden und werden in praktisch jedem Job benötigt.
Hier ein paar Beispiele:
- Die Fähigkeit, Feedback zu geben und zu erhalten
- Aktives Zuhören
- Anrufe annehmen und leiten
- Bewusstsein der Körpersprache
- Kaltakquise
- Wahl der Kommunikationsmethode
- Kundendienst
- Lektorat und Korrekturlesen
- E-Mail senden
- Empathisches Zuhören
- Notizen
- Präsentieren
- Überzeugung
- Schreiben
Organisatorische Fähigkeiten
Organisatorische Fähigkeiten helfen Ihnen, Ihren physischen und digitalen Raum sowie Ihre Zeit, Ressourcen und geistige Bandbreite so zu gestalten, dass Sie Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Dazu gehören beispielsweise Büromaterial, Akten, Telefon- und E-Mail-Nachrichten oder Reisepläne organisieren.
Einige Beispiele für administrative organisatorische Fähigkeiten sind:
- Aufmerksamkeit fürs Detail
- Zuweisung von Besprechungsräumen
- Digitale Organisation
- Eventplanung
- Einreichung
- Fakturierung
- Büroorganisation
- Projektmanagement
- Erstattung und Spesenabwicklung
- Vorratsbestand
- Zeiteinteilung
- Reiseplanung, Terminplanung und Buchung
Zeitmanagement-Fähigkeiten
Zeitmanagement-Fähigkeiten n sind ein Bestandteil der organisatorischen Fähigkeiten, jedoch besonders wichtig. Zeitmanagement-Fähigkeiten helfen Ihnen, Ihre Zeit zu planen, effizienter zu sein und alles zu erreichen, was Sie bei der Arbeit benötigen.
Einige Beispiele für administrative Fähigkeiten im Zeitmanagement sind:
- Kalenderverwaltung
- Terminmanagement
- Delegation
- Ziele setzen
- Vorplanung
- Priorisierung
- Roadmap-Erstellung
- Terminplanung
- Terminkoordination
- Aufgabenmanagement
Technische Fähigkeiten
Technische Fähigkeiten sind das Wissen und Fähigkeit, bestimmte Aufgaben auszuführen, insbesondere solche, die Computer, andere technische Geräte oder Software erfordern. Auch wenn Sie nicht in einer technischen Rolle tätig sind oder für ein Technologieunternehmen arbeiten, sind diese Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung. Administrative technische Fähigkeiten helfen den Mitarbeitern bei der Kommunikation, unterstützen den Fortschritt, verwalten die Daten und Informationen, können Probleme beheben, Präsentationen erstellen und die Effizienz sicherstellen.
Einige Beispiele für technische Verwaltungsfähigkeiten sind:
- Kommunikationssoftware: Slack, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
- Datenbanksuche und -aktualisierung
- E-Mail senden
- Google Suite: Docs, Drive, Formulare, Gmail, Tabellen, Präsentationen
- Microsoft 365: Excel, OneDrive, OneNote, PowerPoint, Word
- Projektmanagement-Software: Airtable, Asana, Jira, Monday, Trello
- QuickBooks
- Nutzung von Bürogeräten (z. B. Betrieb eines Druckers, Scanners oder Faxgerätes)
- Terminplanungssoftware: Google Kalender, iCalendar, Microsoft Outlook
- Tippen
- Drucken
Problemlösungsfähigkeiten
Egal, was Ihr Job ist, Sie werden auf unerwartete Hürden und Herausforderungen stoßen. Fähigkeiten zur Problemlösung helfen Ihnen, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Wenn Sie beispielsweise eine Assistentin der Geschäftsleitung sind, deren Vorgesetzter aufgrund einer Flugverspätung plötzlich ein wichtiges Meeting verpassen wird, sollten Sie sich Gedanken über eine Lösung machen, die möglichen Optionen analysieren und eine Entscheidung über das weitere Vorgehen treffen. Es ist wichtig, Herausforderungen zu meistern, ohne bei jeder Gelegenheit Ihren Vorgesetzten einzubinden.
Einige Beispiele für die Problemlösungsfähigkeiten sind:
- Anpassungsfähigkeit
- Analyse
- Aufmerksamkeit fürs Detail
- Brainstorming
- Konfliktlösung
- Kreativität
- Kritisches Denken
- Neugier
- Entscheidung fällen
- Prognose
- Beurteilung
- Priorisierung
- Forschung
- Ressourcenzuweisung
- Zusammenarbeit
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So verbessern Sie Ihre administrativen Fähigkeiten
Jede Fertigkeit kann verbessert werden, und administrative Fähigkeiten sind keine Ausnahme. Hier sind ein paar Tipps zur Verbesserung Ihrer Verwaltungstätigkeiten:
- Identifizieren Sie Ihre Schwachstellen. Stellen Sie sich selbst Fragen, um herauszufinden, welche Fähigkeiten Sie verbessern müssen: Welche Aufgaben bereiten Ihnen die größten Schwierigkeiten? In welchen Bereichen Ihrer Arbeit haben Sie von früheren Managern und Mitarbeitern Verbesserungsvorschläge erhalten?
- Bitten Sie um Hilfe: Gibt es jemanden, den Sie in Ihrem Netzwerk oder Privatleben gut kennen und der sich durch die Fähigkeiten auszeichnet, die Sie verbessern möchten? Bitten Sie diese Person um Hilfe. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre Anfrage so präzise wie möglich ist, um sich wirklich in diesem Bereich weiterentwickeln zu können.
- Suchen Sie nach Online-Ressourcen und -Kursen: Es gibt viele Online-Ressourcen zur Verbesserung von Verwaltungstätigkeiten. Wenn Sie mit einer bestimmten Technologie zu kämpfen haben, gibt es möglicherweise ein Tutorial des Herstellers oder auf YouTube. Webseiten wie LinkedIn Learning und Coursera bieten zudem Online-Kurse an, die Ihnen helfen können, Ihre Fähigkeiten zu verbessern.
Nachdem Sie nun wissen, welche administrativen Fähigkeiten Sie haben oder haben müssen, sollten Sie diese auch potenziellen Arbeitgebern mitteilen. Hierzu sollten Sie
- Die für den Job relevanten oder förderlichen administrativen Fähigkeiten hervorheben
- Arbeiten Sie alle Verwaltungstätigkeiten in Ihren Lebenslauf in der Tätigkeitsbeschreibung mit ein
- Zeigen Sie Ihre administrativen Fähigkeiten
Haben Sie Ihr eigenes Unternehmen und obwohl Sie keinen Bürojob ausführen, verbringen Sie viel Zeit mit administrativen Aufgaben? Stellen Sie sicher, dass Sie über einen ergonomischen Arbeitsplatz verfügen, um Müdigkeit und Schmerzen zu vermeiden. Wir von FlexiSpot können Ihnen bei der Auswahl der richtigen Büromöbel helfen.
