Für viele Arbeitnehmer ist die Arbeit im Homeoffice zur Normalität geworden. Auch wenn zum Teil die Auflagen bezüglich der Pandemie gelockert wurden, haben viele Unternehmen beschlossen, Ihren Mitarbeitern regelmäßig die Möglichkeit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten.
Dadurch sind Videokonferenzen so wichtig wie noch nie geworden und selbst diejenigen, die damit vorher weniger am Hut hatten, müssen sich nun mit den damit verbundenen Herausforderungen vertraut machen. Angefangen bei der Technik bis hin zu den Umgangsformen gibt es einiges zu beachten.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit Ihrem Chef eine Videokonferenz haben, eine Teambesprechung oder ein Kundengespräch. Selbst mit Familienmitgliedern sollten Sie eine gewisse Etikette einhalten, um den Anruf für alle so angenehm wie möglich zu gestalten.
Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die es bei Videokonferenzen zu beachten gibt und mit denen es ganz sicher gut funktioniert.
1.Bereiten Sie sich auf das Meeting vor
Eine Videokonferenz sollte so behandelt werden, als wäre es ein physisches Meeting im Unternehmen oder mit einem Kunden. Dies heißt, dass Sie darauf vorbereitet sein müssen, besonders wenn Sie der Moderator des Gesprächs sind oder etwas präsentieren müssen. Vermeiden Sie lange Wartezeiten für alle Teilnehmer, indem Sie sich pünktlich einwählen. Am besten tun Sie dies bereits ein paar Minuten früher, um eventuelle technische Probleme noch vor Beginn beseitigen zu können.
Die Gefahr, als Moderator einer Videokonferenz die Aufmerksamkeit der anderen Teilnehmer zu verlieren, ist höher als bei einem Treffen vor Ort. Daher sollten Sie es vermeiden, unvorbereitet in das Meeting zu gehen und erst einmal nach Ihren Unterlagen oder Präsentationen zu suchen, bevor Sie beginnen. Damit haben Sie bereits verloren und niemand wird Ihnen mehr aufmerksam zuhören. Hinzu kommt, dass Sie die kostbare Zeit anderer rauben, wenn Sie nicht sofort auf den Punkt kommen.
Noch vor dem Online-Meeting sollten Sie Ihre Technik überprüfen, um sicherzugehen, dass auch wirklich alles funktioniert. Laden Sie Ihr Laptop, schließen Sie sämtliche Programme und Fenster, die Sie für die Präsentation nicht benötigen und stellen Sie alle Notifikationen über eingehende Benachrichtigungen ab. Es gibt nichts Peinlicheres als eine Vorschau einer privaten oder vertraulichen Nachricht während einer Online-Präsentation zu erhalten. Hinzu kommt, dass der Ton von eingehenden Meldungen störend wirkt.
Wenn mehrere Zuhörer in der Videokonferenz sprechen werden, sollten Sie eine Agenda erstellen, an die sich alle halten können und sollten. Damit sparen Sie Zeit, es ist produktiver und alle können sich vorab gut darauf vorbereiten. Fragen sollten am Schluss geklärt werden. Für einige Meetings macht es Sinn, alle Teilnehmer, die keine Präsentation halten müssen, auf lautlos zu stellen, um Unterbrechungen zu vermeiden. Dies macht besonders bei sehr vielen Teilnehmern Sinn. Hierfür gibt es bei den meisten Videokonferenz Programmen eine Chatfunktion, durch die eventuell aufkommende Fragen gestellt werden können, die Sie dann zum Schluss beantworten können.
2. Halten Sie sich kurz
Je kürzer eine Videokonferenz ist, desto besser, denn schließlich kann während eines Online-Meetings keine Arbeit erledigt werden. Halten Sie sich also so kurz wie möglich und vermeiden Sie bei mehreren Teilnehmern Diskussionen mit Einzelpersonen und deren speziellen Angelegenheiten, die die anderen nicht betreffen. Dies ist unproduktiv und äußerst zeitintensiv für alle und kann zudem für diejenigen, die keinen Vorteil davon haben, sehr frustrierend sein.
3.Verzichten Sie am besten auf Präsentationen
Allzu oft lassen sich aufwendige Präsentationen komplett vermeiden. Damit müssen Sie sich weniger Arbeit machen und es lenkt die Teilnehmer auch weniger davon ab, was Sie sagen. Präsentieren Sie wichtige Zahlen, genügt es vollkommen, nur die Wichtigsten auf einer Seite festzuhalten.
Sie mögen nun argumentieren, dass sich die Teilnehmer bei einer Visualisierung der Präsentationsinhalte diese besser merken können, doch in Wahrheit hat sich gezeigt, dass diese durch umfangreiche Slides lediglich abgelenkt werden und nicht mehr zuhören, was gesagt wird. Dann könnten Sie ebenfalls einfach die Präsentation per E-Mail verschicken und sich die Videokonferenz sparen.
4. Schalten Sie auf stumm, wenn Sie nicht sprechen
Es gibt nichts Störenderes während eines Online-Meetings als Teilnehmer, die ihr Mikrofon nicht auf lautlos schalten. Auch wenn Sie denken, dass Sie Mucksmäuschenstill sind, alle Umgebungsgeräusche kommen verstärkt bei den anderen an.
Selbst das Tippen nebenbei ist zu hören, als würde eine Selbstschussanlage abfeuern. Besonders im Homeoffice kann es zudem vorkommen, dass der Hund bellt, die Nachbarskinder laut sind oder Ihr Partner Sie bei Ihrem Kosenamen ruft. All dies ist für alle anderen Teilnehmer störend und zudem kann es auch peinlich für Sie sein.
5. Minimieren Sie Ablenkungen
Doch nicht nur andere werden bei Videokonferenzen gestört, wenn die Geräusche in der Umgebung zu laut sind, sondern auch Sie selbst. Daher sollten Sie Ihr Telefon auf lautlos stellen, den E-Mail-Eingang schließen und das Fenster zumachen, um sich voll und ganz auf das Online-Meeting konzentrieren zu können. Am besten legen Sie Ihr Smartphone außer Reichweite, um die aufpoppenden Nachrichten nicht zu sehen.
Geben Sie Ihren Bildschirm für andere Teilnehmer frei, schließen Sie alle Fenster und schalten Sie Benachrichtigungen wie beispielsweise von E-Mails, dem Kalender oder instant Messenger ab. Sie unterbrechen das Meeting nicht nur, sondern die Informationen sind im Zweifel nicht für alle Augen gedacht.
6. Bleiben Sie natürlich
Besonders bei Online-Meetings mit Kunden kann es vorkommen, dass diese Art von Kundengespräch noch ein wenig ungewohnt für Sie ist. Doch behandeln Sie dieses einfach wie jeden anderen Termin auch.
Versuchen Sie, Sie selbst zu sein und vermeiden Sie, ständig darauf zu achten, wie Sie aussehen. Am besten schalten Sie gleich nach Beginn der Videokonferenz das kleine Bild auf dem Bildschirm ab, welches Sie selbst zeigt, damit Sie sich voll und ganz auf Ihren Gesprächspartner konzentrieren können.
Stellen Sie sich einfach vor, Sie würden den anderen Teilnehmern in einer gemütlichen Runde gegenüber sitzen und ein ganz normales Meeting halten. Letztlich ist auch eine Videokonferenz nichts anderes.
Damit Sie bei langen Videokonferenzen immer die optimale Position einhalten und nicht schnell müde werden, empfehlen wir Ihnen einen höhenverstellbaren Schreibtisch von FlexiSpot, welcher sich fast geräuschlos und mit nur einem Knopfdruck in ein Stehpult verwandeln lässt. Bevorzugen Sie ein Online-Meeting im Sitzen, sollten Sie sich für einen ergonomischen Bürostuhl mit Rückensupport entscheiden, welcher vor Sitzermüdung auch bei langen Videokonferenzen schützt.
