Wir verwechseln oft Produktivität damit, jede Sekunde des Tages so schnell wie möglich zu arbeiten. Wir befürchten, dass sie zunichtegemacht wird, wenn wir langsamer werden, um uns zu organisieren. Die Fakten sagen jedoch etwas ganz anderes:

• Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt jeden Tag über eine Stunde damit, Dinge zu suchen.

• Der durchschnittliche Büromitarbeiter verbringt sechs Wochen pro Jahr damit, unordentliche Schreibtische und unorganisierte Akten nach Informationen zu durchsuchen.

• 23 % der Erwachsenen sagen, dass sie ihre Rechnungen zu spät bezahlen, weil sie sie verlieren.

Unorganisiert zu sein ist kostspielig, sowohl in Bezug auf Geld als auch auf Zeit. Tatsächlich ist es so, dass du langsamer und organisierter werden musst, um wirklich produktiv sein zu können. Es ist eine wertvolle Investition, Zeit mit der Organisation zu verbringen. Experten schätzen, dass jede Stunde Planungs- und Organisationsaufwand drei bis vier Stunden Zeit spart, die sonst vergeudet werden.

Es gibt einen Grund, warum Menschen, die am ruhigsten und am wenigsten gestresst sind, diejenigen sind, die am meisten schaffen. Sie verstehen die Bedeutung von Organisation und haben ihre Angewohnheiten entsprechend angepasst. Die gute Nachricht ist, dass jeder organisierter und produktiver werden kann, indem man einfach die Gewohnheiten umstellt.

So wirst du produktiver

1. Halte Ordnung auf deinem Schreibtisch

Wahrscheinlich denkst du, dass du genau weißt, wo und in welchem Papierstapel du ein bestimmtes Dokument findest. Dabei machst du dir jedoch selbst etwas vor, wenn du glaubst, mit einem sauberen und organisierten Schreibtisch nicht produktiver zu sein. Allein das Organisieren deines Schreibtisches hilft dir, alles ebenso in deinem Kopf zu organisieren. 

Darüber hinaus haben Untersuchungen der Princeton University gezeigt, dass wir uns umso weniger konzentrieren können, je mehr unser Gehirn von den überladenen Reizen auf einem unordentlichen Schreibtisch bombardiert wird. Die Studie brachte nicht nur einen subjektiven Beweis, sondern der Unterschied war in der Gehirntätigkeit der Probanden, welche durch MRTs festgehalten wurde, zu sehen.

2. Berühre Dinge nie zweimal

Organisierte und produktive Menschen stellen nichts in eine Warteschleife, denn Dinge zweimal zu berühren ist eine enorme Zeitverschwendung. Speichere daher keine E-Mail oder einen Telefonanruf, um ihn später zu bearbeiten. Sobald etwas deine Aufmerksamkeit erregt, solltest du darauf reagieren, es delegieren oder löschen.

3. Reagieren nicht sofort auf E-Mails

Produktive Menschen erlauben es nicht, dass ihre E-Mails eine ständige Unterbrechung darstellen. Sie überprüfen sie nicht nur nach einem Zeitplan, sondern nutzen auch Funktionen, die die Nachrichten nach Absendern priorisieren. Sie setzen Warnmeldungen für ihre wichtigsten Lieferanten und ihre besten Kunden und belassen den Rest, bis sie einen Punkt ihrer Arbeit erreichen. Einige Leute richten sogar einen Autoresponder ein, der den Absendern mitteilt, wann sie ihre E-Mails bearbeiten.

4. Arbeite mit einer einzigen To-Do-Liste

Kannst du dich noch an die Zeit erinnern, als man teure, ledergebundene Planer kaufte und sie mit einer nach Priorität farbcodierten To-do-Liste füllte? Das mag jetzt ein bisschen altmodisch erscheinen, aber niemand kann bestreiten, dass es Erfolg versprechend war. Warum waren diese Planer effektiv? Sie haben uns daran erinnert, wie wichtig es ist, eine einzige To-do-Liste zu führen. Wenn du alles in einer Liste zusammenfasst, weißt du immer, wo du suchen musst. Somit verschwendest du keine Zeit damit, sich daran zu erinnern, welche Liste die benötigten Informationen enthält.

5. Produktive Menschen kennen ihre Fähigkeiten

Hochproduktive und organisierte Menschen haben ein klares Gefühl dafür, wer sie sind. Sie kennen ihre Schwächen und schaffen organisatorische Strukturen, um diese zu überwinden. Wenn sie dazu neigen, Besprechung zu lange laufen zu lassen, stellen sie einen Timer ein. Wenn sie Schwierigkeiten haben, Meetings produktiv zu halten, erstellen sie eine Agenda. Wenn sie morgens vergessen, ihre Voicemail abzurufen, richten sie eine Erinnerung ein. Die Details spielen keine Rolle. Wichtig ist, dass sie sorgfältig denken und spezifische Hilfsmittel und Routinen verwenden, die mit ihren organisatorischen Schwächen arbeiten.

6. Nimm dir Zeit für eine ausreichende Mittagspause

Jeder kennt das: Du bist so beschäftigt, dass du vergisst, in die Mittagspause zu gehen. Am Ende machst du entweder keine Pause oder du schnappst dir etwas Schnelles und Ungesundes aus dem Automaten. Beides sind wirklich schlechte Ideen. Die Snacks mögen dir einen kurzfristigen Energieschub geben, aber danach wird dein Fokus wie ein Stein sinken. Das Auslassen von Mahlzeiten wirkt sich nicht nur auf deine Konzentration, Produktivität und Problemlösungsfähigkeiten aus, sondern es schlägt sich auch auf deinen Hüften nieder. Zudem bist du viel weniger müde und wacher, wenn du regelmäßige Pausen einlegst, in denen du dich bewegst.

7. Beginne mit den schwierigsten Aufgaben zuerst

Vermeide es, dass du dich um schwierige Tätigkeiten drückst und sie somit bis aufs Letzte verschiebst. Ultraproduktive Menschen beginnen jeden Morgen damit, die am meisten gefürchteten Punkte auf ihrer To-do-Liste zuerst attackieren, bevor sie etwas anderes tun. Danach haben sie die Freiheit, die aufregenderen Sachen in Angriff zu nehmen und sie bleiben dadurch den ganzen Tag motiviert und inspiriert.

8. Räume jeden Tag auf

Das beste Mittel gegen Unordnung ist, sich am Ende eines jeden Tages etwa zehn Minuten Zeit zu nehmen, um den Schreibtisch zu organisieren. Obwohl wir wissen, dass es am besten ist, Dinge nur einmal anzufassen, haben wir alle mitten in einer Aufgabe angehalten, weil das Telefon geklingelt hat oder jemand vorbeigekommen ist, um zu reden. Zwar kannst du solche Angelegenheiten nicht verhindern, aber du hast es in der Hand, wie du deinen Tag beendest. Je abgeschlossener und aufgeräumter dieser Abschluss ist, desto weniger wirst du danach daran denken müssen.

9. Plane deine Tage am Vorabend

Organisierte und produktive Menschen gehen jede Nacht ins Bett und wissen, was sie am nächsten Tag erreichen werden. Sie setzen ihre Prioritäten in der Nacht zuvor fest, sodass sie sich zu Beginn des Tages weniger von der „Tyrannei des Dringenden“ ablenken lassen – diesen kleinen Feuern, die auftauchen und ihren wahren Prioritäten im Weg stehen.

10. Bewege dich mehr bei der Arbeit

Sich mehr zu bewegen bedeutet, dass du wacher bist und dich somit ebenso besser konzentrieren kannst. Zudem ist es förderlich für deine körperlichen Gesundheit, was dazu führt, dass sich auch dein allgemeines Wohlbefinden steigert. All das dient für mehr Produktivität. Verwende einen höhenverstellbaren Schreibtisch, der dir den Wechsel zwischen einer Arbeit im Stehen und Sitzen ermöglicht, um dich bei der Arbeit mehr zu bewegen.