Videokonferenzen sind spätestens seit der Covid-19-Pandemie zu einem wesentlichen Bestandteil der modernen Geschäftswelt geworden. Sie tragen dazu bei, die Vernetzung von Teammitgliedern im Homeoffice oder den Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern zu verbessern.
80 % der Führungskräfte geben an, dass Videokonferenzen das klassische Telefonat oder Audio Meetings als bevorzugte Form der internen Teamkommunikation ablösen. In Kombination mit der Tatsache, dass Remote-Arbeiten zu einem immer dominanteren Mitarbeitertrend geworden ist, bedeutet dies, dass das Verhalten bei Videokonferenzen wichtiger denn je geworden ist.
Daher ist es bedeutend, dass sich jeder, der an einem Video Meeting teilnimmt, an gewisse Regeln hält, damit alle das Beste daraus ziehen können. Wir haben für dich die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
1. Schalte dein Mikrofon auf stumm, wenn du nicht sprichst
Auch wenn du nichts sagst und denkst, dass du leise bist, können die meisten Mikrofone geringfügige Hintergrundgeräusche wie Husten, Niesen oder Tippen aufnehmen. Diese Geräusche können andere Videokonferenzteilnehmer leicht ablenken und möglicherweise sogar verärgern.
Angenommen, du schreibst während des Meetings, um zu versuchen, deine Arbeit zu erledigen. Doch dies solltest du auf keinen Fall tun. Erstens störst du damit die anderen Teilnehmer und zweitens wirst du dich dadurch nicht auf das Gesagte im Meeting konzentrieren.
2. Sei pünktlich
Es gibt nichts Nervigeres, als bei Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern ewig darauf zu warten, bis endlich alle anwesend sind. Dies ist sehr unhöflich, da man damit die Zeit der anderen stiehlt. Pünktlichkeit ist also eine absolute Voraussetzung. Am besten wählst du dich bereits einige Minuten vor Beginn der Konferenz ein, um sicherzustellen, dass technisch alles funktioniert.
Wenn du dich zu spät einwählst, unterbricht dies ein eventuell bereit bestehendes Gespräch und die anderen werden abgelenkt. Wenn du rechtzeitig zu einer Besprechung erscheinst, wird die Einrichtung der Technologie außerdem einfacher und unkomplizierter, sodass das Meeting pünktlich beginnen kann.
3. Stell sicher, dass die Technologie richtig funktioniert
Es würde alles andere als einen guten Eindruck machen, wenn du ein Meeting mit einem wichtigen Kunden oder deinem Chef verschieben musst, weil dein Videokonferenzsystem nicht angemessen arbeitet. Führe also vorher einen Testlauf durch, ob das Bild richtig erscheint, der Hintergrund professionell eingestellt ist und nicht noch die lustigen Filter vom Gespräch mit deinen Kindern an ist und ob das Mikrofon funktioniert.
Du kannst entweder zum Test einen Kollegen anrufen oder die eingebauten Testfunktionen benutzen. Wenn du eine Videokonferenz-Software zum ersten Mal verwendest, solltest du dich noch lange vor dem Meeting mit den Funktionen vertraut machen und alles so einstellen, dass es beim Treffen online keine Probleme geben wird.
4. Stell alle möglichen Ablenkungen vorab aus
Für eine bedeutende Videokonferenz mit einem Kunden, Geschäftspartner oder deinem Chef solltest du unbedingt sicherstellen, dass du während des Gesprächs nicht gestört wirst. Dies ist besonders wichtig, wenn du von zu Hause arbeitest. Schließe die Türe zum Büro und sorge dafür, dass keine Haustiere oder Kinder stören können. Zwar mag es manchmal ganz lustig sein, wenn die Katze oder der Hund durch das Bild laufen, doch einen professionellen Eindruck macht es nicht. Vor allem wird es sehr störend sein, wenn der Hund bellt oder die Kinder im Hintergrund schreien.
Schließe das Fenster, wenn du an einer Straße wohnst, damit die Hintergrundgeräusche ausgeblendet werden. Verwende ein gutes Mikrofon oder ein Headset, damit man dich immer gut verstehen kann. Zudem blenden diese oft die Geräusche um dich herum aus. Auch dein Smartphone und die Benachrichtigungen auf deinem Computer solltest zu auf stumm schalten, damit du und andere nicht abgelenkt werden.
5. Verwende die richtige Software und Hardware
Die richtige Hardware für Videokonferenzen ist nur die halbe Miete. Genauso wichtig ist eine Softwarelösung, die die Mitarbeiter ohne Frust oder umfangreiche Schulungen nutzen können. Zudem solltest du dabei ebenso im Hinterkopf behalten, dass nicht nur interne Personen, sondern auch Externe diese Videokonferenz-Software am besten bereits verwenden. Dies macht die Kommunikation und Einstellungen sehr viel einfacher.
6. Trage Arbeitskleidung
Während es verlockend sein mag, den ganzen Tag im Lieblings-Sweatshirt zu arbeiten, solltest du bei allen Videokonferenzen, an denen du teilnimmst, fachgerechte Kleidung tragen. Dies muss nicht unbedingt das Hemd mit Krawatte oder eine Bluse mit Blazer sein, doch es sollte sich auf jeden Fall so anfühlen wie ein professionelles, persönliches Meeting. Damit zollst du deinem Gesprächspartner Respekt und fühlst dich auch besser.
7. Richte deine Kamera richtig aus
Wir alle haben Videoanrufe gemacht, bei denen wir am Ende in die Nasenlöcher von Menschen geblickt oder die Seite ihres Gesichts gesehen haben. Stelle daher sicher, dass du deine Kamera auf eine Weise ausrichtest, die sich natürlich anfühlt und es dir ermöglicht, in die Kamera zu schauen. Setze dich auf Augenhöhe zum Objektiv und versuche, dich so zu positionieren, dass der mittlere Bereich nach oben zeigt. Wenn du sie zu hoch platzierst, starren andere Teilnehmer wie in einer schlechten Fernsehsendung auf dich herab. Eine zu niedrige Position der Kamera kann zu wenig schmeichelhaften und ungünstigen Winkeln führen.
8. Sorge für eine gute Ausleuchtung
Schlechte Lichtverhältnisse wirken sich enorm auf die Videoqualität aus. Achte also darauf, dass in dem Raum, in dem du dich befindest, genügend Licht vorhanden ist, damit das Video nicht körnig und nur schlecht zu sehen ist. Versuche, natürliches Licht und Bürobeleuchtung nicht zu mischen, es sei denn, deine Bürolampen sind tageslichtweiß. Du möchtest auch nicht, dass dein Gesicht von unten beleuchtet werden, da du dadurch wie ein Comic-Bösewicht aus einem Stummfilm aussiehst. Die Beleuchtung von den Seiten lässt die Gesichter am besten aussehen.
9. Schau in die Kamera
Ein häufiger Fehler besteht darin, auf den Video-Feed statt auf die Kamera zu schauen, wenn man mit einem entfernten Teilnehmer spricht. Auch wenn es wie das Richtige erscheinen mag, lässt es tatsächlich den Anschein erwecken, als würdest du wegschauen und nicht aufpassen. Dadurch wirkst du distanzierter und weniger professionell. Der Blick in die Kameralinse ist gleichbedeutend mit dem Blick in die Augen der Person, was wichtig ist für eine gute Konversation.
10. Hör immer gut zu
Hör damit auf, während Videokonferenzen E-Mails zu checken oder an deiner PowerPoint-Präsentation zu arbeiten. Niemand kann wirklich Multitasking betreiben – dies ist ein Mythos, wenn es jemand behauptet, dass es möglich ist. Entweder wirst du nur die Hälfte mitbekommen, was im Meeting gesagt wird oder du machst Fehler bei der Arbeit nebenbei. Höchstwahrscheinlich wird beides der Fall sein.
