Leider ist es oft so, dass diejenigen, die immer beschäftigt wirken und von einem Meeting zum anderen springen, mehr geschätzt und wahrgenommen werden als diejenigen, die einfach besser organisiert sind. Denn beschäftigt zu sein heißt keineswegs, dass du auch wirklich produktiv bist.
Tatsächlich ist es so, dass laut einer Studie der durchschnittliche Angestellte im Büro eine Stunde damit verbringt, etwas zu suchen, das sind ganze sechs Wochen pro Jahr! Nicht organisierte Mitarbeiter kosten also das Unternehmen sehr viel Geld und Freiberufliche könnten durch mehr Organisation entweder mehr Freizeit haben, oder diese Zeit in mehr Aufträge investieren.
So kontraproduktiv es sich anhören mag, um wirklich produktiv und organisiert zu sein, müssen wir mit der Hektik aufhören und langsamer werden. Wenn du etwas Zeit in die Organisation investierst, wirst du unter dem Strich sehr viel mehr Ergebnisse erzielen. Organisationsexperten haben die Rechnung gemacht: pro Stunde, die du in die Organisation steckst, gewinnst du drei bis vier Stunden Zeit.
Tatsächlich sollten die Chefs also nach denjenigen Ausschau halten, die am ruhigsten und entspanntesten sind. Deren Schreibtisch immer ordentlich in Schuss ist und die immer alles gleich parat haben. Das sind in Wirklichkeit die Personen, die am meisten schaffen. Wenn du das Gefühl hast, dass du ein paar Tipps gebrauchen kannst, um mehr zu erreichen, kannst du dir einige Gewohnheiten aneignen, die dich organisierter und produktiver machen. Wir verraten sie dir:
8 hilfreiche Organisationstipps für mehr Produktivität (bei weniger Zeitaufwand)
1. Erstelle eine To-do-Liste
Nicht viele verwenden noch einen Old-School Terminplaner, um ihre Termine und Aufgaben festzuhalten. Dabei war dieses System ein sehr produktives, besonders wenn man die Tätigkeiten farblich nach Priorität sortiert. Nicht alles war schlechter vor der Digitalisierung. Zwar kannst du To-do-Listen auch auf deinem Smartphone oder einem Computerprogramm festhalten, allerdings kann sich dein Gehirn mit der Hand niedergeschriebene Worte sehr viel besser merken. Es lohnt sich also, das gute alte Papier und einen Stift hervorzukramen.
Aber auch wenn du es digital machen möchtest, erstell dir immer eine Liste mit den Dingen, die du erledigen musst, um einen Überblick zu erhalten. Sortiere deine Aufgaben dann nach Priorität. So kannst du deinen Tag bestens so einteilen, dass keine Überraschungen auftreten. Was uns auch gleich zum zweiten Tipp bringt.
2. Plane deinen Arbeitstag im Voraus
Anhand deiner erstellten To-do-Liste, sei es digital oder ganz altmodisch schwarz auf weiß, solltest du noch am Vorabend oder morgens vor der Arbeit deinen Tag planen. Teile den entsprechenden Aufgaben einen Zeitblock zu und blockiere diesen in deinem Kalender.
Wenn du es am Vorabend machst, kann es dir dabei helfen, besser zu schlafen, weil du genau weißt, was morgen auf dich zukommen wird. Sollte die Liste zu überwältigend sein, kannst du dir etwas einfallen lassen, um den Druck zu nehmen. Entweder, du verschiebst unwichtigere Dinge nach hinten oder versuchst, zumindest Teilbereiche zu delegieren.
3. Organisiere deinen Schreibtisch und Computer
Wie eingangs bereits erwähnt, verbringen wir viel zu viel Zeit damit, nach etwas zu suchen. Wenn du mit Dokumenten zu tun hast, solltest du dir ein Ordnungssystem zulegen, an das du dich auch penibel hältst. Das Gleiche gilt vor allem auch für deine Dokumente und Ordner auf deinem Computer und Smartphone. Je aufgeräumter sie sind, desto weniger musst du suchen und desto weniger Zeit verlierst du.
Untersuchungen der Princeton University haben zudem gezeigt, dass ein unordentlicher Schreibtisch unser Gehirn überlastet. Als Folge können wir uns schlechter konzentrieren. Die Minimalisten machen es dir vor – weniger ist besser. Wirf alles weg, was du nicht mehr brauchst, verstaue Dinge in einer Schublade oder einem Rollcontainer, die du nicht immer zur Hand haben musst und gib gönn deinen überlasteten Neuronen eine Pause.
4. Arbeite E-Mails im Bulk ab
Auch wenn dich die Neugierde fast zum Platzen bringt oder du regelrecht unter Angstzuständen leidest, weil du etwas Wichtiges verpassen könntest – hör auf, sofort nach Eingang von E-Mails darauf zu reagieren. Damit wirst du immer wieder aus deinem Arbeitsfluss gerissen und deine Konzentration gestört. Somit brauchst du sehr viel länger, um etwas zu erledigen, als wenn du eines nach dem anderen abarbeitest.
Produktive Menschen setzen sich feste Zeiten, in denen sie ihre E-Mails und Nachrichten lesen und sie bearbeiten. Integriere das in deine To-do-Liste und deine Tagesplanung und blocke hierfür eine gewisse Zeit in deinem Kalender. Am besten priorisierst du deine E-Mails auch nach Absender. Wenn du wirklich das Gefühl hast, dass jemand nicht ein paar Stunden warten könnte, kannst du während der Zeit, in der du keine E-Mails liest, eine automatische Antwort einrichten, die den Versendern mitteilt, dass du sie erst später lesen wirst und sie dich in einem absoluten Notfall anrufen sollen.
5. Mach regelmäßig Pausen
Dir wird bei diesem Punkt vielleicht in den Kopf schießen, dass du keine Zeit hast, ständig Pausen zu machen. Doch damit ist es genauso wie mit der Organisation und der Planung. Letztlich wirst du damit sehr viel produktiver sein.
Halte dich vor allem an eine Mittagspause, und zwar eine, bei der du nicht dein Essen am Schreibtisch zu dir nimmst, während du E-Mail liest, sondern geh weg, geh raus. Iss in Ruhe etwas Gesundes und Leichtes und geh danach eine Runde um den Block an der frischen Luft. Quatsch ein wenig mit deinen Kollegen – am besten nicht über die Arbeit.
Mach es wie die Produktivitäts-Profis: Sie machen mindestens jede Stunde fünf Minuten Pause, in der sie aufstehen, sich dehnen und ihren Kopf wieder frei bekommen. Wenn du so richtig produktiv sein willst, teile deine Tätigkeiten in 25 Minuten Abschnitte ein, mach fünf Minuten Pause, arbeite wieder 25 Minuten äußerst konzentriert, fünf Minuten Pause usw. Du wirst sehen, wie viel du in diesen 25 Minuten schaffen wirst!
6. Kenn deine Fähigkeiten
Hochproduktive und organisierte Menschen haben ein klares Gefühl dafür, wer sie sind. Sie kennen ihre Schwächen und schaffen organisatorische Strukturen, um diese zu überwinden. Wenn sie dazu neigen, Besprechungen zu lange laufen zu lassen, stellen sie einen Timer ein. Wenn sie Schwierigkeiten haben, Meetings produktiv zu halten, erstellen sie eine Agenda.
Wenn sie morgens vergessen, ihre Voicemail abzurufen, richten sie eine Erinnerung ein. Die Details spielen keine Rolle. Wichtig ist, dass sie sorgfältig denken und spezifische Hilfsmittel und Routinen verwenden, die mit ihren organisatorischen Schwächen arbeiten.
7. Pack die schwierigsten und unangenehmsten Aufgaben als erstes bei den Hörnern
Wir tendieren dazu, uns vor den unangenehmen Aufgaben zu drücken. Doch damit setzt du dich nur selbst unter Druck. Priorität Nummer eins sollten die Dinge sein, die unbedingt als erstes erledigt werden müssen, die also zeitsensitiv sind. Als zweites solltest du das anpacken, das du nicht so gerne machst oder das am schwierigsten für dich ist.
Damit hast du es dann idealerweise am Vormittag bereits hinter dir und deine Gedanken werden sich nicht mehr darum drehen müssen. Der Druck ist weg und du kannst dich den angenehmeren Dingen zuwenden. So kommst du auch nicht unter Zeitdruck und in Stress, wenn du es stets vor dir her schiebst.
8. Beweg dich mehr
Hast du schon davon gehört, dass das Arbeiten im Stehen die Produktivität steigert? Wenn du einen höhenverstellbaren Schreibtisch wie den E7Q von FlexiSpot verwendest oder einen Schreibtischaufsatz wie den M17 von FlexiSpot, kannst du zwischen einer Arbeit im Stehen und Sitzen wechseln, um deinen Kreislauf anzukurbeln und dein Gehirn besser zu durchbluten.
Am besten kombinierst du diesen Tipp mit Tipp Nummer fünf, den regelmäßigen Pausen. Arbeite 55 Minuten im Sitzen, mach fünf Minuten Pause, arbeite 55 Minuten im Stehen, mach fünf Minuten Pause usw.
Mach einen Spaziergang nach dem Mittagessen, geh zu deinen Kollegen, statt ihnen eine Nachricht zu schicken, nimm einen Umweg zum Drucker oder zur Toilette und nimm die Treppen statt des Aufzugs.
