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4 Wege, die Effizienz am hybriden Arbeitsplatz zu steigern

20 Juni. 2023

Die Arbeit wird nie mehr so sein wie früher. Heute nutzen zwar erst etwa ein Drittel aller Unternehmen die Möglichkeit eines hybriden Arbeitsmodells, allerdings ist die Tendenz steigend. Das Büro wird künftig immer flexibler, aber die Menschen brennen trotzdem aus.


Führungskräfte und Beschäftigte haben ein gemeinsames Ziel: Sie wollen, dass die Arbeitsstunden zählen und keine Zeitverschwendung sind. Das bedeutet, dass wir unsere hybriden Arbeitsweisen durchdenken müssen, um sicherzustellen, dass wir alle Vorteile nutzen und gleichzeitig die Nachteile dieser neuen Art der Arbeit minimieren.


Es liegt sowohl an den Arbeitgebern als auch an den Arbeitnehmern, das Beste aus dieser flexiblen Option herauszuholen und damit eine bessere Zeit bei der Arbeit zu haben. Wir haben die wichtigsten Punkte für Hybrid-Arbeitsmodelle hervorgehoben:


1. Klare Regeln für die Arbeitstage


Führungskräfte müssen eine klare Richtlinie entwickeln, damit die Mitarbeiter alle Vorteile nutzen können, wenn sie im Büro sind. Sie sollten Kerntage festlegen, an denen alle im Büro sind, und an diesen Tagen den zwischenmenschlichen Austausch in den Vordergrund stellen - das bedeutet mehr gemeinsame Besprechungen und weniger unabhängige Arbeit.


Für ein 3/2-Hybridformat legen viele Unternehmen Montag, Dienstag und Donnerstag als Kerntage fest. Eine andere beliebte Option ist, von Montag bis Donnerstag im Büro zu sein und freitags im Homeoffice zu arbeiten. Wie auch immer das Format aussieht, die Mitarbeiter werden das Büro zu schätzen wissen, wenn sie das Beste aus den Tagen machen, an denen sie dort sind.


2. Mach Meetings wieder effizient


Einer der wichtigsten Tipps für Sabotage am Arbeitsplatz in der CIA-Broschüre "The Simple Sabotage Field Manual" aus dem Jahr 1944 lautet: "Haltet Konferenzen ab, wenn es wichtigere Arbeit zu erledigen gibt." Es klingt wie ein Witz, doch leider ist es die Realität.


Viele Teams haben heute zu viele Meetings und zu wenig produktive Zeit. Um unnötige Meetings zu vermeiden, führen Unternehmen wie Shopify Richtlinien wie "Mittwochs keine Meetings" ein. Für kleinere und eher kollaborativ strukturierte Unternehmen sind solche umfassenden Richtlinien vielleicht nicht durchführbar, aber sie können sicherlich Wege finden, ihre Meetings kürzer und effizienter zu gestalten. Manager können verlangen, dass alle Besprechungen einen klaren Zweck haben und die Tagesordnung nicht abschweifen darf.


Es kann zudem auch hilfreich sein, eine Tagesordnung zu erstellen, bevor ein Meeting einberufen wird. Dadurch kann die Zahl der ständigen Besprechungen um die Hälfte reduziert und ein Großteil der Unruhe in den Kalendern beseitigt werden, während gleichzeitig die Besprechungen schneller und effektiver abgeschlossen werden können.


Elon Musk rät seinen Angestellten, "rauszugehen", wenn sie nichts zur Besprechung beitragen. Das ist eine unangenehme und unrealistische Aufforderung, aber der Gedanke dahinter ist gut. Realistischer ist es, die Beschäftigten zu ermutigen, Meetings abzulehnen, wenn es keinen klaren Grund und keinen Nutzen für sie gibt, an einem Meeting teilzunehmen.


Es ist auch akzeptabel, wenn der Gastgeber der Besprechung mit der betreffenden Person nachhakt und klärt, warum ihre Zeit benötigt wird. Dieser Diskurs ist wertvoll.


3. Lerne aus deinen Messwerten


Quantitative Daten geben Führungskräften den nötigen Einblick in die Geschäftsentwicklung und ermöglichen es ihnen, aufkommende Probleme ihrer Mitarbeiter/innen schnell zu analysieren und zu erkennen.


Mithilfe von Kennzahlen können Führungskräfte die Produktivität, Leistungskennzahlen und Projektfristen verfolgen, und die Beschäftigten sollten in der Lage sein, diese Zahlen schnell zu melden. Statistiken wie abgeschlossene Verkäufe für ein Verkaufsteam, generierte Leads für das Marketing und der Net Promoter Score für den Kundenerfolg helfen den Führungskräften, sich ein Bild von den Arbeitsabläufen in ihrem Unternehmen zu machen. Wir bei Kizen haben festgestellt, dass wenn die Berichte über die Kennzahlen undurchsichtiger werden, dies normalerweise auf ein Problem hinweist, das angegangen werden muss. Die Beschäftigten müssen jedoch verstehen, dass das Verfolgen von Kennzahlen nicht mit Misstrauen verbunden ist.


Die Führungskräfte müssen wissen, dass sie frühzeitig auf diese Warnzeichen achten, Auffälligkeiten und Ungereimtheiten untersuchen und ihre Mitarbeiter entsprechend unterstützen müssen.


4. Bedenke dein Erbe


In der jüngsten globalen Gesundheitskrise wurden neue Technologien und Unternehmensrichtlinien auf einer Notfallbasis eingesetzt. Statt die Beschäftigten zu Produktivitäts-Theatralik zu zwingen oder so zu tun, als sei die Arbeit noch dieselbe wie früher, müssen Führungskräfte entscheiden, wo sie in der Zukunft der Arbeitslandschaft landen wollen und welche Richtlinien sie beibehalten oder einführen müssen, um dorthin zu gelangen.


Führungskräfte müssen ihre alten Instrumente gegen effektivere, schlankere Alternativen eintauschen - und dabei überlegen, wie sie in Erinnerung bleiben wollen. Wollen sie die Führungskraft sein, die an einem veralteten Arbeitsplatz voller Richtlinien und Technologien feststeckt, die ihrer Aufgabe nicht mehr dienen, oder die aufgeschlossene Führungskraft, die ihre Mitarbeiter und ihr Unternehmen in das nächste Kapitel führt? Jede gute Führungskraft sollte sich für Letzteres entscheiden.


Durch eine Neubewertung der Arbeitsabläufe und die Identifizierung von Möglichkeiten zur Rationalisierung von Prozessen und zur Maximierung der Effizienz können Führungskräfte die Kontrolle über ihre Geschichte übernehmen und ihr Vermächtnis für die kommenden Jahre beeinflussen. Die Details sehen für jedes Unternehmen anders aus und hängen von Faktoren wie der Branche und der Größe der Belegschaft ab, aber das Ziel ist dasselbe: den Arbeitsplatz für uns arbeiten lassen.


In vielen Unternehmen gibt es heute viel verschwendete Zeit und Energie, einen Mangel an Klarheit und stressige Systeme, die dazu führen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit nicht mögen und das Burnout zunimmt. Bei diesem Modell verlieren alle. Wenn du dir die Zeit nimmst, deinen aktuellen Arbeitsplatz zu bewerten und zu überlegen, wie du ihn verbessern kannst, können wir ihn in einen Gewinn verwandeln.


5. Ermögliche deinen Mitarbeitern flexible Arbeitsplätze


Nicht nur die Flexibilität in Sachen Arbeitsort ist heute wichtig, sondern auch die Art und Weise, wie die Angestellten arbeiten. Heute möchte niemand mehr für mindestens acht Stunden an seinen Bürostuhl gefesselt sein. Dies ist zudem nicht nur für die Gesundheit schädlich, sondern führt auch zu weniger Produktivität.


Aktive Arbeitsplätze, sei es im Büro oder zu Hause, sind ein Gewinn für beide Seiten. Durch die Verwendung eines Sitz-Steh-Schreibtisches wie der Q8 mit Bambusplatte, dem höhenverstellbaren Tischgestell E7 oder E8 von FlexiSpot können die Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie im Stehen oder Sitzen tätig sein wollen.


Ein regelmäßiger Wechsel der Position sorgt für weniger Haltungsschäden, dadurch auch für weniger Schmerzen und regt die Durchblutung an. All das sorgt unter dem Strich für eine bessere Produktivität und ein besseres Wohlbefinden.