Arbeit bedeute nun mal Arbeit. Sie kann oft hart und anstrengend sein. Auch wenn du deinen Job liebst, ist er nicht immer einfach und macht auch nicht immer Spaß. Aber manchmal wünschen wir uns, dass unsere Arbeit ein bisschen oder aber auch viel einfacher wäre. Wir wollen sie schneller erledigen, uns nicht überfordert fühlen und mehr Zeit für die Dinge haben, die wir wirklich lieben. Denn im Schnitt verbringen wir 40 Stunden pro Woche in der Arbeit, und das durchschnittlich 38,4 Jahre lang.
Die gute Nachricht ist, dass es Wege gibt, produktiver zu sein, ohne ein Faulpelz zu sein. Hier sind unsere besten Tipps und Tricks, um produktiver zu werden, unnötigen Aufgaben von deiner To-Do-Liste zu streichen und deine Arbeit insgesamt angenehmer zu gestalten.
So arbeitest du viel einfacher
Manchmal machen wir uns tatsächlich das Leben selbst schwerer bzw. das Arbeitsleben, als es sein müsste. Wenn du organisierter bist und ein paar unserer Tipps anwendest, wirst du es viel einfacher im Job haben.
1. Plane nicht zu viel Arbeit ein
Hier ist ein Geheimnis für dich: Die meisten To-do-Listen sind viel zu lang, was zu Überlastung und Stress führt, wenn nicht alles erledigt werden kann. Geh stattdessen davon aus, dass du nur eine große, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben pro Tag erledigen kannst (weniger, wenn du viele Meetings hast). Wir haben eine Vorlage erstellt, die dir hilft, eine vernünftige To-do-Liste zu erstellen.
2. Konzentriere dich auf lohnende Aufgaben
Konzentriere den größten Teil deiner Energie auf die Aufgaben, die die größten Ergebnisse bringen werden. Es sieht so aus, als würdest du viel mehr tun, aber insgeheim hast du weniger Aufwand. Das nennt man auch die niedrig hängenden Früchte - die Belohnungen, die du mit dem geringsten Aufwand erreichen kannst.
3. Arbeite in Sprints
Es wird immer wieder gesagt, dass das Geheimnis, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen, darin besteht, in Sprints zu arbeiten, mit Pausen dazwischen. Die Intervalle, die du wählst, hängt von deiner Arbeit und deinen Vorlieben ab, aber wie auch immer du dich entscheidest, stelle dir einen Timer, gib dein Bestes, um dich für diesen Zeitraum zu konzentrieren, und stehe dann tatsächlich auf und mache eine Pause dazwischen. Du wirst dich bei der Arbeit energiegeladener fühlen und letztendlich viel effizienter sein.
4. Beginne mit der schwierigsten Aufgabe
Wenn du die schwierigste Aufgabe gleich am Morgen erledigst, wird dir der Rest des Tages im Vergleich dazu viel leichter fallen. Außerdem vergeudest du dann nicht den ganzen Tag lang mentale Energie mit dem Gedanken an diese schwierige Aufgabe.
5. Folge deiner Energie
Jeder Mensch hat bestimmte Tageszeiten, zu denen er mehr oder weniger produktiv ist. Wenn du große Projekte in deinen energiearmen Zeiten planst, machst du dir die Arbeit viel schwerer. Stattdessen solltest du deinen idealen Tag auf der Grundlage deines Energielevels planen.
6. Verkürze deine E-Mails
Wir vermuten einfach mal, dass das Beantworten von E-Mails viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt. Wie wäre es, wenn du es dir leichter machen würdest, indem du die Länge jeder Antwort begrenzt? Natürlich müssen manche Nachrichten länger sein als andere, aber fordere dich selbst heraus, sie so oft wie möglich unter fünf Sätzen (oder noch kürzer!) zu halten.
7. Führe einfach ein Gespräch
Lange E-Mail-Ketten machen dir zu schaffen? Wenn ein Gespräch zu kompliziert wird, solltest du überlegen, ob es nicht einfacher wäre, einfach anzurufen oder ein Treffen zu vereinbaren, um alles zu besprechen. Manchmal reicht schon ein 10-minütiges Gespräch, um stundenlange E-Mail-Nachrichten zu vermeiden.
8. Eliminiere Follow-up-E-Mails
Nichts macht die Beantwortung von E-Mails schwieriger, als wenn sich dein Posteingang ständig mit Follow-up-E-Mails von Leuten füllt, die du noch nicht beantworten konntest. Richte also einen Autoresponder ein, der die Leute wissen lässt, dass du die Nachricht erhalten hast und zu gegebener Zeit antworten wirst - und der die Eifrigen hoffentlich davon abhält, dir ständig E-Mails zurückzuschicken. Du könntest sogar Antworten auf häufig gestellte Fragen einfügen, damit der Bote sich selbst helfen kann (und du gar nicht erst antworten musst).
9. Hör auf mit dem Multitasking
Diese Angewohnheit gibt dir vielleicht das Gefühl, dass du mehr schaffst, aber in Wirklichkeit bremst sie dich aus und macht deine Arbeit schwieriger, als sie sein müsste. Konzentriere dich am besten auf eine Aufgabe, bis sie erledigt ist, und gehe dann zur nächsten über. Du wirst feststellen, dass du einen klaren Kopf hast und deine Arbeit besser (und leichter) erledigen kannst.
10. Sag öfter "Nein" zu etwas
Du kannst nicht nur etwas von deinem Teller streichen, sondern auch öfter "Nein" zu neuen Anfragen sagen. Natürlich kannst du das nicht immer tun, nur um von der Arbeit wegzukommen, aber wenn du dich überfordert fühlst oder um etwas gebeten wirst, das nichts mit der Arbeit zu tun hat (z. B. ein Informationsgespräch mit dem Kind eines Freundes), dann nimm es hin und sag "Nein". Hier sind ein paar Vorschläge, wie du es deinem Chef und deinen Freunden gegenüber nett sagen kannst.
11. Delegiere einen Teil deiner Arbeit
Gibt es eine Aufgabe, die du nicht gerne erledigst oder von der du das Gefühl hast, dass sie nicht mehr zu deiner Aufgabenbeschreibung gehört? Überlege, ob es sich lohnt, diese Aufgabe an einen jüngeren Mitarbeiter zu delegieren, oder ob es nicht an der Zeit ist, einen Praktikanten oder einen neuen Mitarbeiter einzustellen, wenn du wirklich untergehst. Hier sind einige Richtlinien, mit denen du herausfinden kannst, wann Delegieren der richtige Weg ist.
12. Vermeide Perfektionismus
Wenn du dich selbst unter Druck setzt, deine Arbeit perfekt zu machen, stresst dich das nicht nur, sondern könnte dich auch ausbremsen und dazu führen, dass du die Fertigstellung hinauszögerst, weil du dir Sorgen machst, dass sie nicht richtig ist. In manchen Fällen (z. B. bei einem großen Jahresbericht für deinen Chef oder einem Text) ist diese Art von Detailgenauigkeit entscheidend. Aber in anderen Fällen, wenn du eine E-Mail an deinen Kollegen schickst oder den ersten Entwurf einer Präsentation für dein Team fertigstellst, macht dir dein Perfektionismus das Leben schwerer, als es sein müsste.
13. Organisiere alles optimal
Deine Akten, deine Computerordner, die Oberseite deines Schreibtischs, dein Posteingang sind alle Büroelemente, bei denen es wichtig ist, Ordnung zu schaffen. dadurch kannst du effizienter arbeiten und leichter auf benötigte Materialien zugreifen.
14. Verwende einen Sitz-Steh-Schreibtisch
Wenn du weniger sitzt, bewegst du dich mehr und das fördert deine Energie und somit Produktivität. Verwende einen höhenverstellbaren Schreibtisch wie das höhenverstellbare Tischgestell E7 oder das E8 von FlexiSpot oder den nachhaltigen höhenverstellbaren Schreibtisch Q8 mit Bambusplatte. Zudem wirst du auch viel weniger Beschwerden haben, was sich ebenso auf dein Tempo und deine Produktivität auswirkt.
