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Zurück ins Büroleben: Lektionen zur Anpassung an die neue Realität
08. Jun. 2022
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Unabhängig davon, wie COVID unsere Einstellung zur Fernarbeit verändert hat, kehren die Menschen in vielen Städten auf der ganzen Welt langsam aber sicher ins Büroleben zurück. Aber wie sieht das Büroleben nach der Schließung aus? Und was muss die Personalabteilung tun, um den neuen Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen, den neuen Erwartungen der Beschäftigten und einer ungewissen Arbeitsweise in der Zukunft gerecht zu werden? In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Mitarbeiter/innen dabei unterstützen kannst, sicher und produktiv in den Büroalltag zurückzukehren.

1. Das Nötigste: Die Sicherheit der Mitarbeiter und die Sauberkeit der Räume

Um die behördlichen Auflagen zu erfüllen, haben viele Büros die Häufigkeit und Intensität der Reinigung verbessert, mehr Handdesinfektionsmittel und in manchen Fällen sogar Masken oder Handschuhe bereitgestellt, Hinweisschilder angebracht, um die Mitarbeiter daran zu erinnern, wie sie sich und andere schützen können, und die Anzahl der Mitarbeiter, die sich gleichzeitig im Büro aufhalten dürfen, begrenzt, um die Vorschriften zur sozialen Distanzierung einzuhalten. Verbesserte Reinigungs- und Distanzierungsmaßnahmen sind zwar wichtig, aber nur ein Teil des Ganzen. Die Beschäftigten müssen auch wissen, wie sie miteinander umgehen sollen, und hier werden die Regeln ein bisschen undurchsichtig und persönlich.

Ein Tipp, der deinen Mitarbeitern hilft, sich anzupassen

Eine Möglichkeit, dieses Dilemma zu lösen, ist der Einsatz von Armbändern zur sozialen Distanzierung. Wenn Menschen diese einfachen, aber cleveren Armbänder tragen, können sie anderen mitteilen, wie sie über die persönliche Distanzierung denken, indem sie einfach die Farbe wählen, die für sie angemessen ist: Rot (bitte nicht anfassen), gelb (nur Ellbogen) oder grün (High-Fives und Händeschütteln sind OK).

2. Die praktischen Dinge: Wer sitzt wo und wann?

Mit den Regeln zur sozialen Distanzierung mussten die Unternehmen die Anzahl der Mitarbeiter/innen im Büro deutlich reduzieren. Das bedeutet, dass einige Schreibtische unbrauchbar gemacht oder ganz entfernt werden müssen und dass Dienstpläne erstellt werden müssen, um zu regeln, wer an welchen Tagen ins Büro kommt. Du solltest auch höhenverstellbare Schreibtische, wie den Q8 in betracht ziehen. Nicht alle Mitarbeiter sind gleich groß und können so, den Tisch an ihre Wunschhöhe, beliebig anpassen.

Ein Tipp zur Verbesserung der Sicherheit im Büro

Einige Unternehmen haben ihre Mitarbeiter/innen in Teams eingeteilt und wechseln ab, an welchen Tagen oder Wochen ein Team ins Büro geht. Andere Unternehmen haben die Anzahl der Personen, die sich in Besprechungsräumen aufhalten dürfen, begrenzt oder kleine Besprechungsräume ganz geschlossen. Es gibt noch eine dritte Möglichkeit: die Büros ganz zu schließen und die Teams auf absehbare Zeit aus der Ferne arbeiten zu lassen - und Besprechungsräume von alternativen Orten anzumieten, wenn es unbedingt nötig ist.

3. Die Menschlichkeit: Den Menschen eine Wahlmöglichkeit geben

Einige Menschen in gefährdeten Gruppen - wie schwangere Frauen oder Menschen mit gesundheitlichen Einschränkungen - müssen überhaupt nicht ins Büro zurückkehren. Aber welche Auswirkungen hat das auf das Teamleben? Das hängt vom Team ab, und es ist die Aufgabe des Vorgesetzten und der Personalabteilung, dafür zu sorgen, dass niemand trotz seiner persönlichen gesundheitlichen Situation ausgegrenzt wird.

Ein Tipp, um zu verhindern, dass sich Mitarbeiter/innen ausgeschlossen fühlen 

Ziehe Optionen wie hybride Meetings in Betracht. Die Kombination von realen und virtuellen Meetings bringt Menschen zusammen, sowohl diejenigen, die physisch in einem Besprechungsraum sind (sofern es der Platz zulässt), als auch diejenigen, die sich per Zoom / Meet / Chat / Teams anrufen oder per Video einwählen.

4. Der Druck auf die Beschäftigten: "Gesehen werden" und engagiert bleiben

Während eine längere Phase der Heimarbeit viele Unternehmen bereits dazu gezwungen hat, sich mit der Frage auseinanderzusetzen, ob die Mitarbeiter/innen tatsächlich arbeiten, wenn sie "von zu Hause aus" arbeiten, könnte die Rückkehr einiger Mitarbeiter/innen an einen physischen Standort diese Frage erneut aufwerfen.

Ein Tipp zur Verbesserung der Rechenschaftspflicht

Hoffentlich haben deine Teams inzwischen das nötige Vertrauen aufgebaut, um sicherzustellen, dass die Arbeit erledigt wird, egal wo die Mitarbeiter/innen arbeiten. Aber wenn die Leistungsbeurteilungen anstehen, kann es notwendig sein, auf formellere Methoden zurückzugreifen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Ermutige deine Mitarbeiter/innen, Aufzeichnungen über die geleistete Arbeit zu führen. Es gehört nicht nur zum guten Ton, die eigene Arbeit zu dokumentieren, sondern die Auflistung der Leistungen kann auch dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter/innen über das freuen, was sie trotz aller Widrigkeiten erreicht haben.

5. Die Zukunft: Wird es überhaupt noch Büroräume geben?

Wie viele Schreibtische wird ein Büro der Zukunft haben? Das ist ungewiss, aber es wird wahrscheinlich viel leerer und offener sein als Büros in der Vergangenheit. Virtuelle Meetings werden nicht verschwinden und einige Mitarbeiter/innen werden vielleicht gar nicht mehr ins Büro zurückkehren, wenn das für dein Unternehmen in Ordnung ist.

Tipps für die Vorbereitung auf die Zukunft 

Es ist zwar unmöglich, die Zukunft vorherzusagen, aber es gibt einige Dinge, die HR jetzt tun kann und muss. Erstens solltest du deine Richtlinien für die Fernarbeit vorbereiten oder anpassen. Zweitens: Entscheide, ob die Mitarbeiter/innen eigene oder gemeinsame Schreibtische haben werden (und vereinbare, wann und wie diese gereinigt werden sollen).

6. Die Wahl: Was wollen die Beschäftigten?

Unabhängig davon, was COVID als Nächstes vorschlägt, muss die Personalabteilung weiterhin klar mit den Beschäftigten darüber kommunizieren, was jetzt passiert und was (wenn überhaupt) sie in Zukunft zu ändern gedenken.

Tipps, wie du den Beschäftigten helfen kannst, ihre Entscheidungen klar zu machen

Nutze weiterhin Mitarbeiterbefragungen, um die Erwartungen der Beschäftigten zu ermitteln: Wie viele wollen weiterhin von zu Hause aus arbeiten, zu 100 % im Büro arbeiten oder eine Mischung aus beidem haben? Solange du in der Lage bist, diese Wünsche zu berücksichtigen, und sie zu deiner Unternehmenskultur und deinem zukünftigen Konzept für die Arbeit im Büro oder von zu Hause aus passen, ist der nächste Schritt die Einführung eines Systems, das ihren Anforderungen gerecht wird.

7. Das neue Normal: Das einzig Sichere ist der Wandel

Flexibilität mag die neue Regel des Spiels sein. Wie auch immer du dich für die Rückkehr ins Büro entscheidest, es ist in Ordnung, dir Zeit zu lassen und deine Perspektive zu ändern, wenn sich die Umstände ändern.

Tipps für Entscheidungen über die Rückkehr ins Büroleben

Wenn du dir unsicher bist, wie die Zukunft deines Arbeitsumfelds aussehen wird, ist das in Ordnung. Wenn du lieber abwarten möchtest, wie sich die Dinge mit der Zeit verändern, ist das auch in Ordnung. Nimm dir lieber die Zeit, um zu analysieren und zu beobachten, wie das Büroleben in den nächsten Monaten aussieht, und ziehe dann neue Schlüsse.

8. Das Gefühl der Wertschätzung: HR sind die neuen Superhelden

COVID-19 war besonders hart für die Personalabteilung, die in mehr als einer Hinsicht eine Unterstützungsfunktion übernehmen musste, aber sie hat den Wert des Berufs immer wieder unter Beweis gestellt. HR-Führungskräfte sind Superhelden, die endlich dafür gefeiert werden, wie sie den Beschäftigten bereits geholfen haben, diese harten Zeiten zu überstehen und die Menschen in Arbeit zu halten. Aber ihre Arbeit ist noch lange nicht vorbei. Die Situation wird sich weiter entwickeln, und Menschen und Unternehmen werden sich weiter anpassen müssen.

Tipp für deine zukünftigen Entscheidungen

Sei verständnisvoll - z. B. indem du deinen Mitarbeitern zuhörst - aber sei sicher. Sei flexibel, ermutigend und unterstützend gegenüber deinen Mitarbeitern - aber sei vernünftig. Wenn die Vorschriften es zulassen, ist es zum Beispiel toll, Teams zu echten gesellschaftlichen Ereignissen zusammenzubringen, aber sei dir bewusst, dass es bei Alkoholkonsum viel schwieriger ist, sich daran zu erinnern, 1,5 bis 2 Meter Abstand zu anderen Menschen zu halten! Und schließlich: Sei vorbereitet. COVID wird nicht verschwinden. Wahrscheinlich wird es in deinem Land und vielleicht sogar an deinem Arbeitsplatz zu einer Wiederbelebung kommen. Die Chancen stehen gut, dass du wieder abschalten musst.

Die einzige sichere Zukunft ist die Ungewissheit, aber wenn wir uns alle eingestehen, dass einige Dinge nicht perfekt sind, wir aber einen Weg finden, sie gemeinsam zu verbessern, dann ist sicher, dass es uns gut gehen wird.

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