In einer perfekten Welt würden unsere wichtigsten Treffen und Veranstaltungen persönlich abgehalten werden. Aber wenn die Covid-19-Pandemie uns etwas gelehrt hat, dann, dass es Zeiten gibt, in denen "business as usual" nicht praktikabel ist.
Manche würden es vorziehen, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen, aber das ist nicht immer möglich. Außerdem ist es in vielen Fällen sinnvoller und kostengünstiger, ein Online-Meeting zu veranstalten. Und mit Online-Meetings hast du vielleicht sogar mehr Möglichkeiten, dein Team einzubinden, zu beteiligen und zu interagieren. Sehen wir uns einmal an, warum.
Warum du effektivere Online-Meetings veranstalten solltest
Online-Meetings eröffnen so viel mehr Möglichkeiten als traditionelle persönliche Treffen.
Zunächst einmal können Online-Meetings dich und dein Team flexibler machen. Du kannst deine Online-Meetings an alle geschäftlichen Anforderungen anpassen.
Hast du Teams in verschiedenen Städten im ganzen Land? Oder sogar rund um den Globus? Virtuelle Meetings bilden eine Brücke zwischen den verschiedenen Standorten deines Unternehmens. Selbst wenn du ein lokales Unternehmen mit Mitarbeitern an anderen Orten bist, kannst du dich mit Online-Meetings sofort treffen und so Zeit und Ressourcen sparen. Außerdem ist ein virtuelles Meeting eine viel kostengünstigere Möglichkeit, deine Mitarbeiter/innen zusammenzubringen.
Du musst nicht tausende Euro für Flugtickets und Hotels ausgeben. Du musst keine zusätzlichen Räume mieten, um große Gruppen unterzubringen. Und wenn du dich für eine Belegschaft entscheidest, die überwiegend aus der Ferne arbeitet, musst du nicht einmal so viel Bürofläche anmieten. Mit Online-Meetings kannst du deine Mitarbeiter/innen trotzdem zu den wichtigsten Treffen und Teambuilding-Momenten zusammenbringen.
Letztlich sind Online-Meetings einfacher zu verwalten und zu koordinieren. Du kannst fünf Personen oder Tausende von Personen einladen. Abgesehen von einer schlechten Internetverbindung gibt es nur wenige Dinge, die ein Videoteam-Meeting verhindern können.
Um die Vorteile von Online-Meetings zu nutzen und sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter genauso viel davon haben wie bei persönlichen Treffen, müssen sie natürlich ansprechend sein. Wenn deine virtuellen Meetings nicht fesselnd sind, schalten die Teilnehmer/innen schnell ab.
Unsere besten Ideen für Teambesprechungen aus der Ferne
Wie kannst du deine Online-Besprechungen für deine Teammitglieder interessanter und ansprechender gestalten? Das ist gar nicht so schwierig, wie du vielleicht denkst.
Viele der Strategien, die du zur Belebung deiner persönlichen Veranstaltungen einsetzt, lassen sich auch online anwenden. Noch besser ist, dass die Plattformen, die du online nutzt, eine Reihe von Funktionen bieten, die bei einem traditionellen Treffen von Angesicht zu Angesicht nicht zur Verfügung stehen.
1. Plane die Tagesordnung im Voraus und mit Blick auf das Engagement
Online-Treffen sind ideal, um Gruppen jeder Größe unter einem "Dach" zusammenzubringen. Ein Nachteil ist jedoch, dass sie leicht aus dem Ruder laufen können.
Eine Möglichkeit, die Teilnehmer/innen bei der Stange zu halten, ist es, ihnen eine Tagesordnung zur Verfügung zu stellen. Lass die Mitarbeiter/innen für einen bestimmten Teil der Tagesordnung verantwortlich sein. Das fördert die Zusammenarbeit in der gesamten Gruppe. Plane außerdem wiederkehrende Meetings zur gleichen Zeit, damit alle Teilnehmer/innen auf dem gleichen Stand sind, unabhängig davon, wo oder in welcher Zeitzone sie sich befinden.
2. Biete visuelle Elemente
Virtuelle Meetings sind der ideale Ort, um die Technik in den Mittelpunkt zu stellen und interaktive und ansprechende Elemente in den Ablauf einzubauen. Egal, was das Thema deines Meetings ist, versuche bei jeder Gelegenheit, visuelle Elemente einzubauen. Wenn du deinen Bildschirm teilst, Folien hochlädst oder ein Video oder eine Präsentation einfügst, bleibt es interessant und deine Zuhörer/innen sind aufmerksam.
Ermutige alle Teilnehmer/innen, ihre Kameras einzuschalten, um die Stimmung zu verbessern und die Teilnehmer/innen mit einzubeziehen.
3. Führe interaktive Umfragen durch
Live-Umfragen machen Spaß und regen die Teilnehmer zum Nachdenken und Klicken an.
Du kannst deine Umfragen als unterhaltsame Möglichkeit nutzen, um:
- Teste dein Publikum zu einem Thema deiner Wahl ("Wer war…?")
- Eine Gruppenentscheidung zu treffen ("Was sollen wir als Nächstes anschauen?")
- Feedback zum Treffen selbst zu erhalten ("Was hat dir an diesem Video am besten gefallen?")
- Um mehr über die Teilnehmer zu erfahren ("Was war der Hauptgrund, warum ihr heute gekommen seid?")
Nutze deine Live-Umfragen, um dein Treffen aufzulockern und ein wenig Abwechslung zu schaffen. Indem du deine Fragen einfach und verständlich hältst, erreichst du die beste Interaktion.
Lege Aufgaben und Verantwortlichkeiten fest
Nur weil du der Gastgeber bist, heißt das nicht, dass du die ganze harte Arbeit machen musst. Wenn du die Teilnehmer/innen in die Organisation deines Treffens einbeziehst, haben sie ein persönliches Interesse am Erfolg des Treffens, sind motiviert, einen größeren Beitrag zur positiven Atmosphäre zu leisten und schaffen ein Gefühl der Beteiligung unter den Teilnehmer/innen. Außerdem ist es effizienter und dynamischer, die Last zu teilen.
Übertrage also anderen einen Teil der Moderationsaufgaben und lass verschiedene Teammitglieder die Tagesordnung erstellen, Themen präsentieren, Personen für Fragen benennen, Notizen machen und die wichtigsten Punkte zusammenfassen. Du könntest sogar eine Live-Umfrage machen, um zu entscheiden, wer was beim nächsten Treffen macht!
Achte auf die Etikette bei Fernbesprechungen
Auch wenn es sich um eine Fernbesprechung handelt und du und dein Team oft zu Hause sitzen, ist eine Fernbesprechung nicht der richtige Zeitpunkt, um deine Professionalität zu vergessen. Ganz im Gegenteil.
Die Kamera lügt nicht, und moderne Mikrofone sind extrem empfindlich und nehmen jedes Geräusch auf.
- Sitz aufrecht auf deinem Stuhl. Am besten auf einem ergonomischen wie den BS13 oder BS11, um die Bequemlichkeit während des Meetings nicht zu beeinflussen.
- Räum den Raum auf, in dem du an der Besprechung teilnehmen wirst, um zu vermeiden, dass du während der Sitzung heimlich zu Mittag isst oder Kaugummi kaust. Außerdem solltest du Kopfhörer benutzen und die Stummschaltung verwenden, wenn du nicht sprichst.
- Es ist oft sehr offensichtlich, wenn du in einem virtuellen Meeting abgelenkt bist. Bedeutet, dass du die anderen Teilnehmer des Meetings genauso respektierst, wie wenn sie auf dem Platz neben dir sitzen würden.
