Wie man Dokumente ordnet

Mach Schluss mit der Frustration, ein benötigtes Dokument nicht finden zu können, indem du ein System entwickelt, mit dem du leben kannst. Beginne damit, alle deine Akten durchzugehen. Du brauchst einen Schredder und Platz, um die Unterlagen in drei Kategorien zu sortieren.

Du musst deine Dokumente sicher aufbewahren? Dann kaufe diesen CB31 Büroschrank mit Schublade von Flexispot

Dokumente nach Typ trennen

Sortiere deine physischen Dokumente in Kategorien wie Berichte, Kundendokumente oder Rechnungen. Du kannst jede Kategorie weiter in Unterkategorien unterteilen. So kannst du zum Beispiel Kundendokumente nach Kunden sortieren, bevor du die Dokumente eines einzelnen Kunden in Berichte, Korrespondenz und mehr einteilst. Diese mehrstufige Sortierstrategie kann dir dabei helfen, herauszufinden, welche Dokumente du aufbewahren und ordnen solltest, um einen einfachen Zugriff zu haben.

Wenn du Dokumente findest, die nicht in eine der Hauptkategorien passen, lege einen Stapel für Verschiedenes an, zusammen mit einem Stapel von Dokumenten, die du schreddern oder recyceln willst. Es ist auch ratsam, einen Stapel mit Dokumenten anzulegen, die du in digitale Dateien umwandeln willst. Eine einfache Bestandsaufnahme und Kategorisierung deiner Dokumente kann dir helfen, den Anlageprozess in Gang zu bringen.

Verwende chronologische und alphabetische Reihenfolge

Einige Dokumente sind mit einem Zeitstempel und einem Datum versehen, um die Aktivitäten und Entscheidungen innerhalb der Organisation zu verfolgen. Nachdem du die Dokumente nach Typ und Untertyp getrennt hast, solltest du sie gegebenenfalls in chronologischer Reihenfolge sortieren. Wenn du deine Dokumente z. B. nach Kunden sortiert, solltest du die datierten Dokumente in der Reihenfolge vom neuesten zum ältesten sortieren, damit die neuesten Dokumente vorne liegen. Du kannst die Dokumente auch vom ältesten zum neuesten Dokument ordnen, wenn du lieber den gesamten bisherigen Verlauf des Kunden sehen möchtest. 

Undatierte Dokumente kannst du nach Wichtigkeit oder danach ordnen, wie häufig du sie verwendest. Schließlich solltest du deine Dokumente alphabetisch ordnen, bevor du sie in deinen Ordner einordnest. Du kannst sie nach Kundennamen oder nach wichtigen Kategorien wie Rechnungen oder Berichten alphabetisch ordnen. Welche Methode du auch immer wählst, achte darauf, dass du ein System wählst, das sich natürlich anfühlt und in deinen aktuellen Arbeitsablauf passt.

Organisiere deinen Ablageplatz

Aktenschränke und Schubladen bieten individuell anpassbaren Stauraum. Verwende Aktenordner, um Gruppen von Dokumenten nach ihrer Art und Unterart zu ordnen. Du kannst die Ordner in Schränken oder Schubladen chronologisch oder alphabetisch ordnen. Du kannst zum Beispiel alphabetisch nach Kundennamen oder chronologisch nach dem letzten Kunden sortieren, den du gewonnen hast. Wenn du den Papierkram außerhalb deines Arbeitsplatzes aufbewahrst, bleibt dein Schreibtisch frei und du kannst deine Aufgaben effizienter erledigen.

Überlege dir, ob du in ein Aktenregal investieren willst, das du auf deinem Schreibtisch aufstellst, um Dokumente zu ordnen, die du regelmäßig überprüfst oder auf die du regelmäßig zugreifst, z. B. Formulare, die du jeden Tag ausfüllst. Jedem Regal kann ein bestimmter Typ oder Untertyp zugewiesen werden, um die Kategorisierung beizubehalten. Du kannst das Regal auch nutzen, um deinen Anlageprozess zu rationalisieren, wenn du neue Dokumente erhältst. Ordne neue Akten in einige wenige Hauptkategorien ein und lege sie in das entsprechende Regal. Auf diese Weise kannst du sie später leichter abheften.

Farbcodierung deines Ablagesystems

Visuelle Markierungen, wie z. B. farbige Registerkarten, können dir beim Durchsuchen von Dokumenten Zeit sparen. Du kannst verschiedenfarbige Ordner für deine verschiedenen Arten und Unterarten von Dokumenten verwenden. Einige Ordner enthalten farbige Registerkarten. Mit einer dieser Optionen kannst du einen farbigen Schlüssel erstellen, um die der Dokumentenkategorie zugewiesene Farbe im Auge zu behalten.

Beschrifte dein Ablagesystem

Die Beschriftung deiner Dokumentenkategorien kann dir helfen, den gewünschten Ordner schnell zu finden. Einigen Ordnern liegt Papier bei, mit dem du deine eigenen Etiketten erstellen kannst. Du kannst die Etiketten entweder von Hand schreiben oder ein Blatt mit getippten Etiketten auf einmal ausdrucken.

Du kannst dein Beschriftungssystem weiter optimieren, indem du verschiedenfarbige Stifte oder Tinte verwendest, die zu deinem Farbcode passen. Du kannst auch Textmarker auf schwarzem Text verwenden, um das Etikett farblich zu kennzeichnen. Mit Etikettendruckern kannst du auch schnell einzelne Aufkleber ausdrucken. Dieses Werkzeug ist besonders hilfreich, wenn du ein Regal oder einen Schrank beschriften oder die vorhandenen Etiketten durch neue ersetzen willst.

Unnötige Dokumente entsorgen

Ein geordnetes Ablagesystem kann dir helfen, die Menge an Papierkram, die du aufbewahrst, zu reduzieren. Recyceln Sie Dokumente, die nicht mehr relevant sind, um das Durcheinander zu verringern, oder vernichten Sie sie für zusätzliche Sicherheit.

Stelle eine kleine Recyclingtonne oder einen speziellen Korb für zu vernichtende Dokumente in der Nähe deines Schreibtischs auf. Wenn du regelmäßig überflüssige Akten und Dokumente entsorgst, hältst du deinen Arbeitsplatz sauber und organisiert.

Dateien digitalisieren

In manchen Fällen kann es effizienter sein, physische Dokumente in digitale Dateien umzuwandeln, die auf deinem Computer gespeichert sind. Auf diese Weise sind sie leicht zugänglich und verwendbar und es entsteht weniger Durcheinander. Wenn das der Fall ist, scanne die Unterlagen in digitale Dokumente ein und speichere sie in geordneten Ordnern auf deinem Computer. Befolge die gleichen Schritte, die du bei der Erstellung eines physischen Ablagesystems unternommen hast:

1. Sortiere nach Typ und Untertyp.

2. Verwende chronologische und alphabetische Reihenfolge, um Dateien zu organisieren.

3. Farbcodierung nach Typ und Untertyp mithilfe der Daten Farbe oder der Flaggen Funktion deines Betriebssystems.

4. Beschrifte die Dokumente eindeutig mit dem Typ oder Untertyp und dem Datum des Dokuments, falls zutreffend. Ein effizientes System zur Beschriftung von Dokumenten könnte wie folgt aussehen: "Kunde ABC_Rechnung_Mar2021".

Das Digitalisieren von Dateien ermöglicht es dir, Dokumente auf deinem Computer schnell zu durchsuchen. Außerdem reduziert es die Unordnung und den Bedarf an physischen Speicherplatz.

Auch wenn es sich überwältigend anfühlen kann, ein System für den Papierkram zu erstellen, kannst du stetige Fortschritte machen, wenn du diesem Prozess folgst und dich auf jeden Schritt konzentrierst. Mit einem etablierten Verfahren kannst du deinen Arbeitsablauf straffen, Stress reduzieren und deine Produktivität steigern. Auch wenn du bereits über ein Organisationssystem verfügst, solltest du dir regelmäßig Zeit für die Pflege und Wartung nehmen, da sich in arbeitsreichen Zeiten leicht Aktenberge ansammeln können.