Zeitmanagement und organisatorische Fähigkeiten lassen sich häufig mit der allgemeinen Arbeitsproduktivität in Verbindung bringen. Wenn Du Strategien einführst, die Deine Produktivität unterstützen, hast Du eine höhere Chance, Deine Produktleistung zu entwickeln und zu verbessern. Zeitmanagement ist nur eine der Strategien, die Du anwenden kannst, um Deine Produktivität zu steigern. Du kannst auch organisatorische Strategien anwenden, wie z. B. die Priorisierung Deiner Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Mit den folgenden 8 Tipps wirst Du ganz sicher Deine Arbeitsproduktivität steigern können.
1. Konzentriere Dich immer nur auf eine Aufgabe
Auch wenn Du letztendlich in der Lage bist, Dinge zu erledigen, wenn Du mit Projekten oder Aufgaben jonglierst, kann es Dir helfen, Dich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit zu konzentrieren, um produktiver zu sein. Wenn wir uns auf mehr als eine Tätigkeit gleichzeitig konzentrieren, verwenden wir meistens mehr Zeit für den Übergang zwischen den Aufgaben. Das kann dazu führen, dass einige Aufgaben unvollständig bleiben oder mit geringerer Qualität erledigt werden, als wenn wir uns nur auf eine Aufgabe konzentrieren würden.
Wenn Du Dich auf eine Aufgabe konzentrierst, bis sie erledigt ist, kannst Du Deine Produktivität steigern, denn wenn Du Dich auf ein Projekt zur gleichen Zeit konzentrierst, setzt Du Dir ein einziges Ziel statt vieler. Das wird Dich wahrscheinlich dazu motivieren, eine Aufgabe abzuschließen, bevor Du zur nächsten Aufgabe übergehst. Wenn Du Dich dem Multitasking verschrieben hast, aber feststellst, dass Du mehr Aufgaben beginnst, als Du erledigen kannst, solltest Du Deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ordnen, damit Du mit den anspruchsvollsten Aufgaben beginnst und Deinen Tag mit leichteren und weniger zeitaufwendigen Aufgaben beendest.
2. Mach regelmäßig Pausen
Es kann verlockend sein, sich keine Zeit für eine Pause zu nehmen, aber wenn Du es versäumst, Dir ein paar Minuten Auszeit zu gönnen, kann das Deiner Gesamtproduktivität schaden, weil es zu Müdigkeit oder Burn-out führt. Wenn das passiert, hast Du vielleicht nicht die Energie oder die Motivation, weiterzumachen.
Plane mehrere kurze Pausen während Deines Arbeitstages ein. An den meisten Arbeitsplätzen gibt es einen verbindlichen Zeitplan mit festen Pausenzeiten, so dass die Beschäftigten nach ein paar Stunden aktiver Arbeit mindestens eine fünf- bis zehnminütige Pause einlegen können. In diesen kurzen Pausen kannst Du neue Energie tanken, Deinen Kopf frei bekommen und Dich auf die nächste Aufgabe vorbereiten.
3. Konzentrier Dich auf die wichtigsten Aufgaben zuerst
Wenn Du Dich vor allen anderen Aufgaben auf Deine größten und zeitaufwendigsten Aufgaben konzentrierst, kannst Du Dich besser konzentrieren, als wenn Du zuerst an kleineren und kürzeren Aufgaben arbeitest. Überlege Dir, ob Du Deine Aufgabenliste nach diesen Aufgaben ausrichtest und Deine Zeit morgens, wenn Du zum ersten Mal zur Arbeit kommst, oder zu einer Tageszeit, zu der Du am wachsten und energiegeladensten bist, darauf verwendest.
4. Setz Dir kleine Ziele
Statt große Ziele anzusteuern, die mehrere Anlaufstellen und viel Zeit in Anspruch nehmen würden, solltest Du Dir lieber kleine Ziele für den ganzen Tag setzen. Dinge wie das Abheften von Papierkram, das Beantworten von vier Kunden-E-Mails oder das Zusammenstellen aller Ressourcen, die Dein Team für ein zukünftiges Projekt benötigt, sind kleine, tägliche Ziele, die Du Dir setzen und während Deiner acht Stunden Arbeitszeit erreichen kannst. Du kannst diese kurzen Ziele auch als Meilensteine nutzen, um Deine Fortschritte auf dem Weg zu einem größeren Ziel zu messen.
5. Blocke Deinen Zeitplan
Die Verwendung von Zeitblöcken innerhalb Deines Zeitplans kann Dir ebenfalls helfen, Deine Produktivität zu steigern. Bei dieser Strategie setzt Du Dir ein Zeitlimit für jede Aufgabe, an der Du arbeitest. Ziehe 90-Minuten- oder 60-Minuten-Zeitblöcke in Betracht. Du kannst Deinen Zeitplan ausdrucken und die Frames markieren, in denen Du Deine Zeitblöcke einrichten willst. Wenn Du Dir also 90 Minuten für ein Projekt blockierst, notiere das auf Deinem ausgedruckten Zeitplan. Wenn die Zeitsperre vorbei ist, blockst Du einen anderen Abschnitt Deines Zeitplans auf ähnliche Weise.
Der Zweck des Zeitblocks ist es, einen visuellen Zeitplan zu kreieren, der Dir hilft, die Zeiträume für Deine Aufgaben zu verfolgen. Außerdem kannst Du Dich so darauf konzentrieren, in jedem Zeitblock nur an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, damit Du sie mit größerer Wahrscheinlichkeit in dem dafür vorgesehenen Frame erledigen kannst. Zusätzlich zur Planung Deiner Arbeitszeit kannst Du auch Deine Pausenzeiten zwischen den einzelnen Aufgabenblöcken einplanen, damit Du Dich erholen kannst, wenn Du neue Projekte abschließt und beginnst.
6. Delegiere Aufgaben
Überlege Dir, wie Du Aufgaben zwischen Deinen Teammitgliedern aufteilen kannst. Wenn Du z.B. eine Vielzahl von Aufgaben auf Deiner To-Do-Liste hast, solltest Du in Erwägung ziehen, einige dieser Aufgaben an andere zu delegieren, wenn sie ohne Deine Mitarbeit erledigt werden können.
Wenn Du Aufgaben delegierst, kannst Du auch an anderen Aufgaben arbeiten, die nur für Dich bestimmt sind, während der Rest des Teams sich den Aufgaben widmen kann, die sonst Zeit oder Ressourcen von anderen, wichtigeren Projekten abziehen würden. Wenn Du z. B. E-Mails beantworten musst, aber ein Kollege oder eine Kollegin die gleiche Sorgfalt bei der Beantwortung aufbringen kann wie du, kannst Du ihm oder ihr die Aufgabe übertragen, während Du an wichtigen Aufgaben arbeitest, die sonst niemand erledigen kann (oder darf).
7. Verwende einen Sitz-Steh-Schreibtisch
Wenn Du nur die ganze Zeit sitzt, kaum Pausen machst und in Deine Aufgaben vertieft bist, wirst Du unter dem Strich weniger schaffen. Ein Sitz-Steh-Schreibtisch wie das höhenverstellbare Tischgestell E7, das ED5 von FlexiSpot oder der elektrisch höhenverstellbare Schreibtisch Q8 mit Bambusplatte helfen Dir dabei, aktiver zu arbeiten und Dich besser konzentrieren zu können.
Durch den Wechsel Deiner Position vom Sitzen zum Stehen regst Du Deinen Kreislauf an und Dein Körper – vor allem das Gehirn – wird besser durchblutet. Dies führt dazu, dass Du Dich besser konzentrieren kannst und somit auch mehr am Tag schaffst.
8. Begrenze Unterbrechungen
Unterbrechungen können uns den ganzen Tag über ausbremsen. Auch wenn Du die Beziehungen zu Deinen Kolleginnen und Kollegen genießt, kann es passieren, dass Du durch Gespräche, informelle und schnelle Besprechungen oder Diskussionen über ein Thema die Zeit aus den Augen verlierst und Deine Produktivität insgesamt sinkt. Ziehe einige Strategien in Betracht, um die Anzahl der Unterbrechungen während Deines Tages zu begrenzen.
Wenn Du in einem Großraumbüro arbeitest, könntest Du Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung benutzen, um die Geräusche des Bürogeschwätzes und der Interaktion einzuschränken. Kopfhörer können auch eine höfliche, aber leise Art sein, Deinen Kollegen mitzuteilen, dass Du Dich auf die Projekte konzentrieren musst, an denen Du arbeitest.
Bei der Umsetzung von Strategien, die Dir helfen, Deine Arbeitsproduktivität zu steigern, ist es wichtig, so konsequent wie möglich zu sein. Erlaube Dir, zu lernen und Deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln, und Du kannst sicher sein, dass sich auch Deine Produktivität weiter verbessern wird.
