Termine sind ein bedeutsamer Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes. Besonders bei Einstellungsgesprächen für einen neuen Job oder wenn du gerade eine neue Anstellung angetreten hast, ist es wichtig, deine Fähigkeit zur Einhaltung von Fristen unter Beweis zu stellen. Wir sehen uns hier näher an, warum Fristen so wichtig sind und welche Folgen eine Nichteinhaltung hat. Zudem haben wir einige einfache Tipps für dich zusammengestellt, die dir dabei helfen, deine Zeit effektiver zu verwalten, damit du deine gesetzten Ziele jedes Mal erreichst.
Welche Fristen sind wichtig?
Im Grunde genommen ist jede Deadline wichtig, sodass du stets darauf achten musst, diese einzuhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Abgabe der Steuererklärung handelt oder lediglich um etwas, um das du von deinem Chef gebeten wurdest. Wie zum Beispiel, wenn er dich bittet, für ihn eine Kalkulation oder ein Dokument bis Ende der Woche zu erstellen.
Dabei spielt es zudem auch keine Rolle, ob du ein Buchhalter oder Anwalt bist, in deren Branche Fristen besonders wichtig sind. In jedem Unternehmen gibt es sie und es zeichnet einen gut organisierten und gewissenhaften Mitarbeiter aus, dass er die gesetzten Deadlines stets einhält. Wie du dies schaffst, zeigen wir dir hier:
1. Kenne deine Fristen und Ziele
Eine Deadline oder ein Ziel zu verpassen, sollte dir im Arbeitsleben niemals passieren, nur weil du sie vergessen hast. Daher musst du zu 100 % sicherstellen, dass du weißt, was zu tun ist, was das Ziel ist und bis wann du es erreicht haben musst.
Daher ist ein geordneter und gut durchdachter Kalender oder gar eine Excel-Tabelle und deine stets aktuelle To-do-Liste unabdingbar. Nur so kannst du sicherstellen, dass du alle deine Deadlines kennst und nicht plötzlich von etwas überrascht wirst.
2. Erstelle eine To-do-Liste
Das bringt uns auch gleich zum zweiten Punkt, dass du stets einen Überblick darüber behältst, was zu tun ist, um die Fristen einhalten zu können. Wenn du plötzlich doch viel mehr machen musst, als du ursprünglich dachtest, ist die Gefahr viel zu groß, dass du deine Deadline nicht einhalten kannst. Schreibe daher alles auf, selbst die kleinste Tätigkeit, die notwendig für die Erreichung deiner Ziele ist.
3. Priorisiere deine Aufgaben
Hast du deine Liste von Aufgaben erstellt, musst du sie priorisieren. Was ist das Wichtigste, das du tun musst, um die Frist einzuhalten? Welche Tätigkeiten sind weniger relevant zur Zielerreichung? Ordne die Tasks auch nach Arbeits- und Zeitaufwand. Wenn du dringende Projekte hast, die gleichzeitig erledigt werden müssen, arbeite zuerst an dem wichtigsten. Hast du viele Ziele auf einmal, nutzen Sie die Erfahrung deines Vorgesetzten, um die Reihenfolge der Arbeit zu besprechen.
4. Erstelle eine gut durchdachte Planung
Verschiebe deine Pflichten nicht bis zur letzten Minute. Plane alles im Voraus gründlich durch, damit bei der Bearbeitung der Aufgabe alles reibungslos und planmäßig abläuft. Am besten berücksichtigst du bei deiner Planung auch Rückschläge und Steine im Weg ein, damit du am Ende nicht in Bedrängnis kommst.
5. Plane genügend Zeit ein
Was uns auch gleich zum nächsten wichtigen Punkt bringt. Obwohl die Zeit oft knapp bemessen sein kann, insbesondere wenn du mit einem begrenzten Budget arbeitest, stell sicher, dass dein Zeitplan realistisch ist. Plane genügend Zeit für Aufgaben ein, damit sie ohne Eile in einer guten Qualität erledigt werden können. Plane nach Möglichkeit einen Puffer ein, der unvorhergesehenen Verzögerungen und Überschreitungen ausgleichen kann. Zeitmanagement ist ein entscheidender Faktor.
6. Verstehe die Anforderungen
Bevor du mit einer Aufgabe beginnst, musst du genau wissen, was von dir erwartet wird und wie das Endergebnis aussehen muss. Stell sicher, dass du über alle notwendigen Informationen und Ressourcen verfügst. Weißt du gar nicht wirklich, wie das Ziel aussieht und was du zur Erreichung benötigst, wird das Endergebnis entweder nicht ausreichend sein oder du tust dir bei der Zielerreichung sehr schwer. Bevor du also anfängst, solltest du genau wissen, was dich erwartet und was du brauchst.
7. Stell viele Fragen
Um eben genau das zu erreichen, was wir im sechsten Punkt angesprochen haben, ist es äußerst wichtig, dass du alle Informationen sammelst, die du brauchst. Und dazu ist es oft notwendig, viele Fragen zu stellen. Dies bedeutet keineswegs, dass du nicht weißt, wie du deine Arbeit zu machen hast, sondern du stellst damit lediglich sicher, dass es keine falschen Erwartungen gibt, dass Unsicherheiten auf beiden Seiten vermieden werden und du bereits von Anfang an Lösungen finden kannst, wenn du auf Schwierigkeiten stößt.
Sich damit vorab und während des Projektes auseinanderzusetzen ist ein Zeichen von Proaktivität und keinesfalls eine Schwäche. Binde Kollegen, welche eventuell mehr Erfahrung haben als du oder deinen Vorgesetzten in deine Planung und Durchführung mit ein.
8. Stelle alle Ablenkungen ab
Wenn du ein festes Ziel hast, musst du der Anforderung deine ungeteilte Aufmerksamkeit schenken. Dies bedeutet, dass du Zeiten in deinem Terminkalender blockierst, in denen du dich ausschließlich auf deine Aufgaben konzentrierst, dir einen ruhigen Ort suchst, an dem du nicht gestört wirst und du alle Benachrichtigungen abstellst. Das heißt, auch keine E-Mails nebenher zu bearbeiten oder Telefonate anzunehmen. Je besser du dich für eine bestimmte Zeit auf das konzentrieren kannst, was du dir vorgenommen hast, umso produktiver wirst du sein.
9. Bitte um Hilfe
Wenn du das Gefühl hast, dass du die genannten Fristen nicht einhalten kannst, hole dir Hilfe. Delegiere alles, was auch von anderen erledigt werden kann, sodass du dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren kannst. Hast du einen gut durchdachten und organisierten Plan und dennoch ist die Frist in Gefahr, sprich mit deinem Vorgesetzten darüber und bitte um Hilfe. Nur dann kannst du klar und deutlich aufzeigen, warum die Deadline in Gefahr ist und was du unternehmen wirst, damit dies nicht geschieht. Wenn du einfach nur sagst, dass du es ohne Hilfe nicht schaffst, ohne dies unterstreichen zu können, sieht es eventuell nicht sehr professionell aus.
