Die Covid-19 Krise hat für eine kleine Revolution der Arbeitswelt gesorgt – zumindest im Büro. Denn was vor einigen Jahren noch undenkbar war, ist jetzt in großen Teilen Europas und der USA Realität. Flexible Arbeitsmodelle und Homeoffice haben die klassische Büroarbeit zum großen Teil ersetzt. Sowohl Experten als auch die Unternehmen selbst gehen fest davon aus, dass das auch nach dem Ende der Pandemie so bleiben wird.
Und dafür gibt es gute Gründe. Denn vor allem das Homeoffice hat sich als besonders effektiv erwiesen. Mitarbeiter sind glücklicher, effizienter und motivierter. Darüber hinaus kann man jetzt auch mit einem vollen Arbeitspensum deutlich mehr Zeit zu Hause verbringen. Allerdings hat das Homeoffice auch seine ganz eigenen Herausforderungen. Für viele Personen ist das vor allem das Zeitmanagement im Büro zu Hause. In folgendem Ratgeber erklären wir, wie man erfolgreich den eigenen Tag plant und so nicht nur erfolgreicher im Beruf wird, sondern auch mehr vom eigenen Privatleben hat.
Darum ist Zeitmanagement so wichtig
Jeder der im Homeoffice arbeitet, kennt das folgende Szenario nur zu gut: Auf dem Schreibtisch wartet ein riesiger Stapel Papiere und online Dutzende Mails darauf, bearbeitet zu werden. Der eigene Chef will das aktuelle Projekt innerhalb weniger Stunden erledigt haben, während man gleichzeitig auch Zeit für die Familie einplanen muss. Und am Ende hat man weder im privaten noch im beruflichen Leben Erfolg.
All das lässt sich durch ein effektives Zeitmanagement vermeiden. Denn wenn Sie ihre Zeit richtig einteilen, dann werden Sie feststellen, dass Ihnen genug Ressourcen für die Erledigung der anstehenden Aufgaben zur Verfügung stehen. Darüber hinaus bleibt am Ende häufig noch genug Zeit übrig, um schöne Stunden mit der Familie oder beim eigenen Hobby zu erleben.
Nie mehr Probleme mit dem Zeitmanagement
Jetzt, da Sie wissen, warum Zeitmanagement so wichtig ist, wollen wir uns genauer anschauen, wie man dieses Vorhaben am besten angeht. Denn tatsächlich ist das richtige Einteilen und Nutzen der eigenen Zeit gar nicht so schwer, wenn man ein paar einfache Tipps beachtet. Dazu gehört unter anderem das Priorisieren von Aufgaben und die Erstellung von kleinen Zielen. Auch eine effiziente Routine, das Setzen von Grenzen und das Vermeiden von Ablenkungen sind für ein effektives Zeitmanagement wichtig.
Priorisieren und Ausführen
Wenn Ihnen vor lauter Aufgaben und Druck die Bewältigung Ihrer Tasks unmöglich erscheint, dann lohnt es sich eine Liste zu erstellen, auf der Sie alle Aufgaben nach Priorität ordnen. Anschließend arbeiten Sie eine Aufgabe nach der anderen ab. Wichtig ist dabei, dass Sie sich immer nur voll auf die anstehende Arbeit konzentrieren und nicht an den nächsten Task denken. So können Sie deutlich schneller arbeiten, als wenn Sie versuchen, alles gleichzeitig zu erledigen.
Kleine und mittlere Ziele
Ein großes Ziel in weiter Ferne kann ganz schön einschüchternd und demotivierend wirken. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre großen Ziele in kleine Ziele herunterbrechen und diese dann Stück für Stück abarbeiten. Dabei ist es jedoch entscheidend, dass Sie das Erreichen eines jeden kleinen Ziels auf Ihre persönliche Art „feiern“ und sich mental selbst belohnen. Nur so können Sie langfristig motiviert arbeiten.
Grenzen setzen
Setzten Sie Grenzen! Entwickeln Sie ein realistisches Gefühl dafür, wie viel Arbeit Sie tatsächlich innerhalb eines gewissen Zeitraums erledigen können. Wenn Mitarbeiter oder Vorgesetzte mehr von Ihnen verlangen, dann lehnen Sie dies strikt ab. Machen Sie sich keine Sorgen über negative Folgen: Das Team wird sich darüber freuen, wenn Sie die versprochenen Zusagen zu 100% einhalten, anstatt mehr zu versprechen, als möglich ist und dadurch Projekte immer weiter zu verzögern.
Ablenkungen vermeiden
Im Homeoffice ebenfalls ganz wichtig: Ablenkungen vermeiden. Wenn Sie für eine bestimmte Zeit eine bestimmte Aufgabe eingeplant haben, dann sollten Sie während dieser Zeit wirklich nichts anderes tun. Das gilt übrigens auch für Ihr Privatleben: Lassen Sie sich in Ihrer freien Zeit nicht von der Arbeit ablenken und genießen Sie stattdessen die Momente mit Ihrer Familie.
Weitere Hilfsmittel für mehr Effizienz im Büro
Wie richtiges Zeitmanagement funktioniert, wissen Sie jetzt bereits. Allerdings gibt es auch einige Helferlein, die Ihre Performance und Zufriedenheit auf der Arbeit stark steigern können. Und das vor allem, wenn Sie aus dem Homeoffice heraus arbeiten. In den folgenden Absätzen wollen wir vor allem ein Augenmerk auf digitale Organisationshilfen und ergonomisch Möbel werfen und warum diese so wichtig für Erfolg und Gesundheit sind.
Organisationshilfen
All oben erwähnten Tipps auf einmal im Alltag anzuwenden, kann manchmal ganz schön stressig sein. Vor allem, wenn man diese Methoden noch nie eingesetzt hat und daher über keine „Blaupause“ verfügt. Aber keine Sorge: Inzwischen finden Sie online und in den App Stores unzählige Anwendungen, die Ihnen das eigene Zeitmanagement deutlich erleichtern werden.
So gibt es zum Beispiel Apps, mit denen Sie nachverfolgen können, mit welchen Anwendungen an PC und Smartphone Sie wieviel Zeit verbracht haben. So lässt sich leicht feststellen, welche Apps eine besonders gefährliche Ablenkung für Sie darstellen. Darüber hinaus gibt es auch Programme, die bei der Erstellung eines routinierten Zeitplans oder einer Prioritätenliste behilflich sind und solche Pläne graphisch besonders ansprechend darstellen können. Das hat einen extrem positiven Einfluss auf die eigene Motivation.
Ergonomische Möbel
Für eine effiziente und erfolgreiche Arbeitsweise sind ergonomische Möbel tatsächlich einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Denn wenn man beim Arbeiten unter Schmerzen oder Ermüdungserscheinungen leidet, dann kann man nicht effektiv arbeiten und somit auch kein sinnvolles Zeitmanagement einhalten. Schließlich führen immer häufigere Pausen auf Grund der Beschwerden dazu, dass Aufgaben immer weiter verzögert werden und der eigene Zeitplan nicht mehr eingehalten werden kann.
Um genau das zu vermeiden, unterstützen und fördern ergonomische Möbel eine gesunde Sitzposition und entlasten darüber hinaus besonders beanspruchte Körperregionen. Unserer Meinung nach ist dabei vor allem ein elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch wichtig, mit dem Sie Ihren Arbeitsplatz genau an Ihre Körpergröße und persönlichen Bedürfnisse anpassen können. Und das ohne, dass Sie sich dafür körperlich anstrengen müssen. Ein Klick auf das LCD Display und schon fährt der Schreibtisch automatisch in Position.
Zeitgleich können Sie mit einem solchen Produkt aber auch zwischen einer stehenden und sitzenden Arbeitshaltung wechseln. Das wiederum gilt als gesündeste Arbeitsmethoden für lange Stunden am Schreibtisch, da so Überbelastungen vermieden werden und der Körper durch zusätzliche Bewegung aktiviert und trainiert wird. Für das Arbeiten im Stehen sollte man allerdings eine ergonomische Unterlage verwenden, um sensible Bereiche wie Knie und Knöchel zu schonen.
Während der Arbeitszeit im Sitzen ist natürlich ein gesundheitsfördernder Stuhl besonders wichtig. Ein solcher Bürostuhl stellt durch ein spezielles ergonomisches Design sicher, dass Sie auf der Arbeit keine ungesunde Sitzposition einnehmen. Darüber hinaus fördern moderne, atmungsaktive Materialien und individuelle Einstellungsmöglichkeiten nicht nur Ihren Komfort, sondern auch Ihre Effizienz.
