Was würdest du schätzen, wie viele E-Mails schreibst du pro Monat? Vielleicht 200, vielleicht sogar 300? Wenn das so ist, dann hast du Glück, denn als durchschnittlicher Angestellter im Büro in Deutschland, der meist in seinem ergonomischen Stuhl vor einem PC arbeitet, schreibt man etwa 600 E-Mails pro Monat. Auf einer Rangliste für den schriftlichen Geschäftsverkehr steht Deutschland damit auf Platz eins. Je nachdem, wie man bei seinem Gegenüber ankommen will, ist es dabei wichtig, ein paar Stilregeln einzuhalten. Besonders die Grußformeln sind dabei entscheidend für das Register, in dem sich die E-Mail befindet. So verursachen besonders die paar Wörter vielen Mitarbeitern Kopfschmerzen - vor allem bei neuen Kunden, bei denen man nicht weiß, ob man eher formell oder eher informell und kumpelhaft schreiben soll.
Der Klassiker ist nicht immer die beste Lösung
Als überwiegend noch Briefe geschrieben wurde, gab es richtige Anleitungen für alle möglichen Arten von Briefen, von Liebesbrief bis hin zu Geschäftsbrief. Mit der Erfindung des Telefons dachte man zunächst, dass das Schreiben von Briefen aus der Mode sei und dass man diese sogenannten Briefsteller nicht mehr braucht. Diesem Gedanken hat allerdings das moderne Kommunikationsmittel der E-Mails und der Messenger-Nachrichten einen Strich durch die Rechnung gemacht, auch wenn Briefe immer noch selten bleiben. Die E-Mails sind allerdings umso beliebter: Pro Tag werden weltweit etwa 270 Milliarden E-Mails geschrieben und gelesen, wobei noch immer nicht alle Unternehmen das volle Potenzial von E-Mails ausnutzen. Die Tendenz ist also eher steigend. Bei geschäftlichen E-Mails wird vor allem “Mit freundlichen Grüßen” oder “Freundliche Grüße” verwendet, allerdings kann ein immer gleicher Abschied oft langweilen und den Eindruck haben, dass man sich als Schreiber der E-Mail kaum Mühe gegeben hat. Gleichzeitig steht man natürlich auch vor der Schwierigkeit, bei variantenreicheren Grußformeln trotzdem genauso formell zu sein, wie man es bei einer solchen Geschäfts-E-Mail sein sollte.
Je persönlicher der Schreibstil, desto besser
Das Gegenüber bei der ersten Geschäfts-E-Mail einzuschätzen, ist manchmal eine Wissenschaft für sich. Dabei zeigen gerade passende Grußformeln bei einer E-Mail, dass sich der Sender über die jeweilige Beziehung zu der Person Gedanken gemacht hat und seine Grußformeln dementsprechend ausgewählt hat.
Nur ein Wort auszutauschen, indem man zum Beispiel “Schöne Grüße” statt “Freundliche Grüße” wünscht, ist kaum eine gute Wahl, denn während man jemanden freundlich grüßen kann, ist jemanden schön grüßen eher schwierig. Das Wort “schön” kann sich eher auf eine schöne Aussicht oder eine schöne Person beziehen. Lieber kann man dann zu der Variante “Beste Grüße” nutzen, die man gleichzeitig noch personalisieren kann, indem man beispielsweise die Grüße an den Ort schickt, an dem sich die andere Person gerade befindet. So kann man am Ende einer E-Mail zum Beispiel “Beste Grüße nach Frankreich” schreiben, wenn sich die Person gerade auf einem Auslandseinsatz befindet. Ein No-Go ist hingegen, wenn man seinen eigenen Aufenthaltsort angibt, so wie in “Beste Grüße aus Nürnberg”, denn das wirkt eher egoistisch als des anderen bedacht.
Auch “Viele Grüße” oder eine Alternative, die die momentanen Umstände wiederspiegelt, sind gute Optionen, die man statt der Standard-Grußformel nutzen kann. Ein Beispiel für eine solche Alternative wären “Sonnige Grüße” bei guten Wetter oder “Viele Grüße und ein schönes Osterfest”, wenn zum Beispiel Ostern nah ist. Unter aktuellen Umständen können so zum Beispiel das Wetter, etliche Feiertage oder auch persönliche Umstände des Empfängers sein, die die ganze E-Mail gekonnt personalisieren ohne gleich informeller zu wirken.
Wer auf einer vertrauteren Ebene ist, so zum Beispiel bei Freunden oder nahen Kollegen, kann auch die Grußformeln “Herzliche Grüße” oder “Liebe Grüße” nutzen. Zu diesen informelleren Grußformeln zählt meist auch, wenn man dem Gegenüber einen angenehmen Start in die Woche oder ein entspanntes Wochenende wünscht.
Während es eher unüblich ist und selbstbezogen wirkt, eigene, persönliche Details in den Grußformeln einzubringen, kann es durchaus legitim sein, sich an den Details des eigenen Unternehmens oder des gegenüberliegenden Unternehmes zu orientieren und auf dieser Basis mit der Grußformel kreativ zu werden. Wer zum Beispiel in einer Gärtner tätig ist, kann “Grüne Grüße” wünschen, wer in der Politik arbeitet, kann zum Beispiel “Politische Grüße” oder “Solidarische Grüße” wünschen. Gleichzeitig kann man aber auch in der Grußformel auf Dringlichkeiten oder ähnliches erneut hinweisen, indem man zum Beispiel “Erwartungsvolle Grüße” ausrichtet oder Freude auf ein baldiges Treffen ausdrückt. So wird dem Empfänger auf subtile Weise noch einmal gezeigt, dass es bald zu einem Treffen kommt oder dass eine schnelle Antwort erwartet wird.
Die Grußformel sagt nicht alles
Nach all dem Gerede über Grußformeln ist es wichtig, nach wie vor alles nicht zu überdenken. Solange die Grußformel ein bisschen persönlich ist und von der Formalität her passend ist, solltest du auf der sicheren Seite sein und einen guten Eindruck machen. Letztendlich macht die Grußformel auch nur einen marginalen Teil der E-Mail aus, den einige Personen sogar komplett überlesen. Wichtig ist vor allem immer noch der Inhalt der E-Mail, der gut gegliedert und ohne viel Hin und Her, also so knapp wie möglich, geschildert werden sollte. Genauso wie du es wahrscheinlich als eher nervige Aufgabe siehst, die vielen E-Mails zu beantworten, die du jeden Tag bekommst, freut sich der Gegenüber wahrscheinlich genauso wie du es tun würdest, wenn er so wenig wie möglich lesen muss. Bringe am besten schon im Betreff und in den ersten paar Sätzen der E-Mail ganz klar das Thema und schildere erst danach die Details.
Im Zweifelsfall kannst du dir immer gut vorstellen, was für eine Art von E-Mail du gerne erhalten würdest, wenn du auf der anderen Seite wärst und dementsprechend die E-Mail verfassen.
