Produktiver bei der Arbeit zu sein, wird bedeuten, dass Du entweder weniger Stunden arbeiten musst und somit mehr Zeit für die angenehmen Dinge im Leben hast oder dass Du noch mehr schaffst. Wenn Du in der Lage bist, Dich bestimmten Aufgaben zu widmen, sie zu erledigen und Deinen Arbeitstag mit einem guten Ergebnis abzuschließen, steigert das Dein Selbstbewusstsein und Deinen Erfolg.
Im Grunde wird von uns verlangt, dass wir acht Stunden pro Tag produktiv arbeiten. Untersuchungen haben jedoch gezeigt, dass wir uns lediglich etwa vier Stunden täglich wirklich konzentrieren können.
Hast Du keine Methoden zur Organisation, zum Zeitmanagement, zur Verfolgung von Aufgaben oder zur Prioritätensetzung, wird das Deine Effizienz und Produktivität beeinträchtigen. Wenn Du Deinen täglichen Arbeitsablauf nach und nach anpasst, kannst Du erste Veränderungen in Deiner Produktivität feststellen.
In diesem Artikel stellen wir Dir 8 Möglichkeiten vor, wie Du produktiver sein kannst.
1. Konzentriere Dich immer nur auf eine Aufgabe
Auch wenn Du letztendlich in der Lage bist, Dinge zu erledigen, wenn Du mit Projekten oder Aufgaben jonglierst, kann es Dir helfen, Dich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit zu konzentrieren, um produktiver zu sein.
Wenn wir uns auf mehr als eine Tätigkeit gleichzeitig konzentrieren, verwenden wir meistens mehr Zeit für den Übergang zwischen den Aufgaben. Das kann dazu führen, dass einige Aufgaben unvollständig bleiben oder mit geringerer Qualität erledigt werden, als wenn wir uns nur auf eine Aufgabe konzentrieren würden.
Wenn Du Dich auf eine Aufgabe konzentrierst, bis sie abgeschlossen ist, kann das Deine Produktivität steigern, denn wenn Du Dich auf ein Projekt zur gleichen Zeit konzentrierst, setzt Du Dir ein einziges Ziel statt vieler. Das motiviert Dich wahrscheinlich dazu, eine Aufgabe abzuschließen, bevor Du zur nächsten Aufgabe übergehst.
Wenn Du Dich dem Multitasking verschrieben hast, aber feststellst, dass Du mehr Aufgaben beginnst, als Du erledigen kannst, solltest Du in Erwägung ziehen, Deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen, damit Du mit den anspruchsvollsten Aufgaben beginnen und Deinen Tag mit leichteren und weniger zeitaufwendigen Aufgaben beenden kannst.
2. Mache regelmäßig Pausen
Es kann verlockend sein, sich keine Zeit für eine Pause zu nehmen, aber wenn Du es versäumst, Dir ein paar Minuten Auszeit zu gönnen, kann das Deiner Gesamtproduktivität schaden, weil es zu Müdigkeit oder Burn-out führt. Wenn das passiert, hast Du vielleicht nicht die Energie oder die Motivation, weiterzumachen.
Plane mehrere kurze Pausen während Deines Arbeitstages ein. An den meisten Arbeitsplätzen gibt es einen verbindlichen Zeitplan mit festen Pausenzeiten, sodass die Beschäftigten nach ein paar Stunden aktiver Arbeit mindestens eine fünf- bis zehnminütige Pause einlegen können. In diesen kurzen Pausen kannst Du neue Energie tanken, Deinen Kopf freibekommen und Dich auf die nächste Aufgabe vorbereiten.
3. Konzentriere Dich zuerst auf Deine wichtigsten Aufgaben
Wenn Du Dich auf Deine größten und zeitaufwendigsten Aufgaben konzentrierst, bevor Du andere Aufgaben erledigst, kannst Du Dich besser konzentrieren, als wenn Du zuerst an kleineren und kürzeren Aufgaben arbeitest. Überlege Dir, ob Du Deine Aufgabenliste nach diesen Aufgaben ausrichtest und Deine Zeit morgens, wenn Du zum ersten Mal zur Arbeit kommst, oder zu einer Tageszeit, zu der Du am wachsten und energiegeladensten bist, darauf verwendest.
4. Setz Dir mehrere kleine Ziele
Statt große Ziele anzusteuern, die mehrere Anlaufstellen und viel Zeit in Anspruch nehmen würden, solltest Du Dir lieber kleine Ziele für den Tag setzen. Dinge wie das Abheften von Papierkram, das Beantworten von vier Kunden-E-Mails oder das Zusammenstellen aller Ressourcen, die Dein Team für ein zukünftiges Projekt benötigt, sind kleine, tägliche Ziele, die Du Dir setzen und in Deinen acht Stunden Arbeitszeit erreichen kannst. Du kannst diese kurzen Ziele auch als Meilensteine nutzen, um Deine Fortschritte auf dem Weg zu einem größeren Ziel zu messen.
5. Blocke Deinen Zeitplan
Die Verwendung von Zeitblöcken innerhalb Deines Zeitplans kann Dir ebenfalls helfen, Deine Produktivität zu steigern. Bei dieser Strategie setzt Du Dir ein Zeitlimit für jede Aufgabe, an der Du arbeitest. Ziehe 90-Minuten- oder 60-Minuten-Zeitblöcke in Betracht.
Du kannst Deinen Zeitplan ausdrucken und die Frames markieren, in denen Du Deine Zeitblöcke einrichten willst. Wenn Du also 90 Minuten für ein Projekt blockierst, vermerke das auf Deinem ausgedruckten Zeitplan. Wenn die Zeitsperre vorbei ist, blockierst Du einen anderen Teil Deines Zeitplans auf ähnliche Weise.
Der Zweck des Zeitblocks ist es, einen visuellen Zeitplan zu erstellen, der Dir hilft, die Zeiträume für Deine Aufgaben zu verfolgen. Außerdem kannst Du Dich so darauf konzentrieren, in jedem Zeitblock nur an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, damit Du sie mit größerer Wahrscheinlichkeit in dem dafür vorgesehenen Frame erledigen kannst.
Zusätzlich zur Planung Deiner Arbeitszeit kannst Du auch Deine Pausenzeiten zwischen den einzelnen Aufgabenblöcken einplanen, damit Du Dich erholen kannst, wenn Du neue Projekte abschließt und beginnst.
6. Verwende einen Sitz-Steh-Schreibtisch
Die Verwendung eines höhenverstellbaren Schreibtischs hat sehr viele Vorteile, die sich letztlich alle auf deine Produktivität auswirken werden. Da Du Deinen Körper durch den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen entlastest, wirst Du automatisch weniger an körperlichen Beschwerden wie Rücken-, Nacken- und Schulterschmerzen leiden, was sich direkt auf Dein Wohlbefinden und Deine Produktivität auswirkt.
Zudem kurbelst Du im Stehen Deine Durchblutung an, wodurch Dein Gehirn mehr Sauerstoff erhält. Als Resultat kannst Du Dich länger viel besser konzentrieren und wirst auch nicht so schnell müde. FlexiSpot ist ein langjährig bewährter Spezialist in Sachen höhenverstellbare Schreibtische und bietet Dir einen breite Palette an Sitz-Steh-Schreibtischen wie das höhenverstellbare Tischgestell E7, das verstellbare Tischgestell E8 und den höhenverstellbaren Schreibtisch Q8 mit Bambusplatte an.
7. Delegiere Aufgaben
Überlege Dir, wie Du Aufgaben zwischen Deinen Teammitgliedern aufteilen kannst. Wenn Du zum Beispiel eine Vielzahl von Aufgaben auf Deiner To-do-Liste hast, solltest du in Erwägung ziehen, einige dieser Aufgaben an andere zu delegieren, wenn sie auch ohne Dich erledigt werden können.
Wenn Du Aufgaben delegierst, kannst Du auch an anderen Aufgaben arbeiten, die nur für Dich bestimmt sind, während der Rest des Teams sich den Aufgaben widmen kann, die sonst Zeit oder Ressourcen von anderen, wichtigeren Projekten abziehen würden. Wenn Du z. B. E-Mails beantworten musst, aber ein Kollege oder eine Kollegin die gleiche Sorgfalt bei der Beantwortung aufbringen kann wie Du, kannst Du ihm oder ihr die Aufgabe übertragen, während Du an wichtigen Aufgaben arbeitest, die sonst niemand erledigen kann (oder darf).
8. Nutze die Pomodoro-Strategie
Die Produktivität bei der Arbeit hängt stark von deinem Zeitmanagement ab. Die Pomodoro-Methode ist eine Strategie, die Dir helfen kann, Deine Zeit effizienter zu nutzen. Ähnlich wie beim Einplanen von Pausen wird bei der Pomodoro-Methode ein Timer verwendet, mit dem Du Dich 20 Minuten lang einer Aufgabe widmest (Du kannst diese Zeitspanne aber auch auf 30 Minuten erhöhen), daran arbeitest, bis der Timer abläuft, und dann eine fünfminütige Pause machst.
Diese Strategie kann effektiv sein, weil sie mehr Zeit für ununterbrochene, konzentrierte Arbeit bietet und dann die Möglichkeit bietet, sich für ein paar Minuten von der Aufgabe zurückzuziehen, bevor Du sie wieder erledigst.
