Was noch vor der Pandemie eher die Ausnahme war, ist heute bereits sehr viel mehr zur Regel geworden: Virtuelle Teams, die online zusammenarbeiten, nicht in einem gemeinsamen Büro vor Ort. Es wird angenommen, dass bis 2025 73 % aller Unternehmen zumindest einen Teil des Teams virtuell betreuen wird.
Diese Veränderungen bringen jedoch auch große Herausforderungen mit sich, vor allem die Frage, wie man virtuelle Teams so managen kann, dass Produktivität, Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter gefördert werden. In diesem Artikel befassen wir uns damit, wie man virtuelle Teams mindestens genauso erfolgreich managen kann wie vor Ort.
1. Ein frühzeitiges persönliches Treffen
Du wirst dir denken, dass dieser erste Punkt widersprüchlich ist. Es ist allerdings von großem Vorteil, wenn man das Team auch persönlich zusammenbringt, vor allem in der Anfangszeit. Persönliche Treffen helfen jungen Teams dabei, die Beziehungen und das Vertrauen aufzubauen, die für den Erfolg so wichtig sind. Mit dieser neu gewonnenen Beziehung kehren sie als geschlossene und geeinte Gruppe an ihre individuellen Arbeitsplätze zurück. Das muss jedoch nicht heißen, dass diese Zusammenkünfte oft stattfinden müssen. Einmal im Jahr kann durchaus genügen, wenn zumindest online regelmäßig Meetings stattfinden.
2. Regeln für die Kommunikation festlegen
Es ist leicht, Kommunikation als selbstverständlich anzusehen, wenn man in einer normalen Büroumgebung arbeitet. Um eine Nachricht zu übermitteln, brauchst du nur jemanden zur Seite zu ziehen und ihm zu sagen, was du willst!
Auch Teambesprechungen können spontan stattfinden, weil alle an einem Ort sind. Du kannst auch sehen, wie gut sich alle verständigen, wie engagiert sie sind und was sie fühlen.
Leider ist das Gegenteil der Fall, wenn du in einem entfernten Team arbeitest, wo Entfernung, Zeitzonen und technische Störungen die Kommunikation zu einem Albtraum machen können. Deshalb empfehlen wir, bestimmte Regeln für das Thema aufzustellen, an die sich alle halten müssen. Beispiele dafür könnten sein:
- Treffen zu einer Zeit, die verschiedenen Zeitzonen gerecht wird
- In virtuellen Meetings sind keine Hintergrundgeräusche oder andere Ablenkungen erlaubt
- Während der Besprechungen ist es nicht erlaubt, an anderen Aufgaben zu arbeiten.
- Jeder sollte zu Wort kommen; höre mehr zu, als du sprichst
- Sprich deutlich in das Mikrofon, damit jeder dich versteht.
Es lohnt sich auch, Richtlinien für angemessene Kommunikationsmethoden in bestimmten Situationen festzulegen. Wann sollte man zum Beispiel für Anrufe erreichbar sein? Wann sollten sie stattdessen per E-Mail/Nachricht antworten? Wie kann man dich am besten kontaktieren? Wie sollen sie wichtige Dokumente weitergeben und/oder dringende Fragen stellen?
Wenn du diese Fragen eindeutig klärst, erleichtert das die Kommunikation. Dadurch sollte ein virtuelles Team weniger Fehler machen und viel produktiver werden.
3. Verwendung hochwertiger Kommunikationstechnologie
Einer der Hauptgründe, warum Fernarbeit heutzutage möglich ist, ist die Tatsache, dass Manager und Geschäftsführer Zugang zu einer ganzen Reihe moderner Kommunikationstechnologien haben. Von Videokonferenzplattformen über Instant-Messaging-Anwendungen bis hin zu gemeinsam genutzten digitalen Arbeitsbereichen - alles macht die Verwaltung virtueller Teams leichter möglich.
Angesichts der gerade besprochenen Herausforderungen im Bereich der Kommunikation ist es wichtig, dass du die effektivsten und benutzerfreundlichsten Tools einsetzt, die dir zur Verfügung stehen.
Bei der Auswahl von Kommunikationstools sind zwei Dinge zu beachten. Erstens ist Zuverlässigkeit das A und O. Ausgefallene Funktionen nützen nichts, wenn sie nicht rund um die Uhr funktionieren oder das Team sich nicht anmelden kann, wenn es nötig ist. Zweitens musst du dafür sorgen, dass alle deine Mitarbeiter das gleiche System nutzen! Das kann bedeuten, dass du auf bestimmte Funktionen von teureren Tools verzichten musst, damit du dir Mitgliedschaften für alle leisten kannst.
4. Virtuelle Teambildung durchführen
Ein weiterer Vorteil moderner Kommunikationstools ist, dass du virtuelle Teambuilding-Sitzungen durchführen kannst. Auch wenn wir immer für persönliche Veranstaltungen dieser Art plädieren, lässt sich nicht leugnen, dass es bequemer ist, sie online durchzuführen!
Das Ziel ist jedoch dasselbe: die Bindung zwischen den Kolleginnen und Kollegen zu stärken und das Vertrauen zu fördern, das für die Zusammenarbeit im Team so wichtig ist. Wenn du es richtig (und regelmäßig) machst, werden deine Kollegen bald besser zusammenarbeiten. Auch die Arbeitsmoral sollte steigen, was immer zu einem positiveren Arbeitsumfeld führt.
Konkrete Ideen für Aktivitäten, die du aus der Ferne durchführen kannst, siehst du in unseren Artikeln über Improvisationsspiele und vertrauensbildende Übungen.
In der Zwischenzeit kannst du Dinge wie virtuelle Feierabendgetränke (bei denen du nach der Arbeit bei Zoom ein Gläschen trinkst und dich mit anderen unterhältst) oder lustige Eisbrecherfragen ausprobieren, um Videokonferenzen einen guten Start zu geben. Two Truths and a Lie, Virtual Show and Tell und Virtual Escape Rooms sind weitere Spiele, die dir gefallen könnten.
5. Flexible Arbeitszeiten erlauben
Angenommen, ein Backend-Webentwickler lebt in Berlin, aber der Mitarbeiter, der sich um dein SEO kümmert, pendelt zwischen Kalifornien und Singapur. Das sind ganz schön komplizierte Zeitzonen! Kannst du dann wirklich erwarten, dass beide zu den gleichen Zeiten arbeiten?
Nicht wirklich, oder? Wenn sich dein virtuelles Team nicht im selben Land befindet, ist es besser, sich an die Arbeitszeiten anzupassen.
Das kann bedeuten, dass ein Mitarbeiter seinen Tag beendet, wenn ein anderer ihn beginnt! Wie du dir vorstellen kannst, erfordert eine solche Flexibilität a) Vertrauen und b) Systeme, die die Zusammenarbeit erleichtern. So müsst ihr zum Beispiel bestimmte Zeiten für Besprechungen festlegen und sicherstellen, dass sich alle über die Fristen im Klaren sind. Es ist auch wichtig, Erwartungen an die Reaktionszeit auf Nachrichten zu stellen.
Die gute Nachricht ist, dass dieser Ansatz die Produktivität tatsächlich steigern kann. Schließlich können deine Mitarbeiter dann arbeiten, wenn sie am produktivsten sind, und es ist erwiesen, dass sie auch mehr Zeit mit der Arbeit verbringen. Flexible Arbeitszeiten zuzulassen ist also ebenso sinnvoll wie praktisch. Solange die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten erfassen und nachweisen können, was sie geleistet haben, gibt es keinen Grund zur Sorge.
6. Biete ergonomische Büromöbel für das Homeoffice an
Ein Problem bei der Remotearbeit ist die Ausstattung der Mitarbeiter. Es kann sein, dass einige zu Hause am Küchentisch oder auf dem Sofa arbeiten und damit auf Dauer ihre Gesundheit ruinieren. Das wiederum führt zu Ausfällen, die den Unternehmen teuer zu stehen kommen.
Daher sollten sich die Arbeitgeber von virtuellen Teams dafür einsetzen, dass jeder Einzelne die Möglichkeit einer ergonomischen Büroausstattung hat. Besonders ein höhenverstellbarer Schreibtisch ist ein Gewinn für beide Seiten. Die Mitarbeiter können durch den regelmäßigen Wechsel von Sitzen und Stehen Beschwerden wie Rücken-, Nacken- und Schulterschmerzen vorbeugen und werden durch die verbesserte Sauerstoffzufuhr zudem auch produktiver. Ein Sitz-Steh-Schreibtisch wie das höhenverstellbare Tischgestell E7 oder E8 von FlexiSpot sind eine Investition, die sich auf Dauer auszahlt – und die der Arbeitgeber von der Steuer absetzen kann. FlexiSpot hat zudem einige Modelle im Sortiment, die sich besonders für das Homeoffice eignen, wie der Q8 mit nachhaltiger Bambusplatte oder der EG8 mit Schublade und Glasplatte.
