2-Stufen-System aus zur Steigerung deiner Produktivität

Es scheint, als gäbe es am modernen Arbeitsplatz keine größere Schande als unproduktiv zu sein. Mit mehr Erwartungen, mehr E-Mails und mehr Besprechungen ist es wichtiger denn je, deinen Fokus zu schützen und Zeit für eine wirklich produktive Arbeit zu haben.

Aber es ist keine leichte Aufgabe, stets produktiv zu sein. Wir haben Tage, an denen es einfach nicht so laufen will. Und anstatt zu versuchen, sich zusammenzureißen und mehr zu arbeiten, bedeutet es, aus einem unproduktiven Loch auszubrechen und spezifische Maßnahmen zu ergreifen.

Es ist völlig in Ordnung, nicht 100 % der Zeit 100 % produktiv zu sein. Unsere Gesellschaft ist von Produktivität besessen. Und deshalb ist es manchmal schwer, sich daran zu erinnern, dass nicht alles, was man tut, produktiv sein muss. Doch wenn du dich unproduktiv und überfordert fühlst, hör auf, dich selbst fertig zu machen und versuche stattdessen dieses 2-Schritte-Programm, das dich wieder auf Kurs bringen wird.

Schritt 1: Verstehe, warum du nicht produktiv bist und was dir im Weg steht

Wer abnehmen will, stellt seine Ernährung um. Möchtest du Geld sparen, kontrollierst du deine Ausgaben. Willst du produktiver sein, teile deine Zeit richtig ein.

Der erste Schritt, um sich von der Unproduktivität zu erholen, besteht darin, herauszufinden, womit du deine produktivste Zeit verwendest. Es ist nur menschlich, dass wir den ganzen Tag über Höhen und Tiefen der Energie, Motivation und Konzentration durchlaufen.

Versuche herauszufinden, wann du deine produktivsten und ineffizientesten Phasen während des Tages hast. Als Nächstes solltest du einen Blick auf die unproduktiven Zeiten werfen und untersuchen, warum dies so ist. Was lenkt dich zu dieser Zeit besonders ab oder liegt es an bestimmten Tätigkeiten?

Wenn du beispielsweise am Morgen besonders produktiv sein kannst, solltest du diese Zeit nicht damit verschwenden, nur E-Mails zu lesen und zu beantworten. Widme dich lieber einer Tätigkeit, die deine ganze Konzentration erfordert. Du kannst deine E-Mails am Nachmittag beantworten, wenn du eine weniger produktive Phase hast. Dabei musst du dich für gewöhnlich nicht so sehr konzentrieren.

Eine weitere Untersuchung, die du anstellen solltest, sind deine Ziele. Handelt es sich um wirklich Produktive oder eher Unproduktive? Finde zudem deinen eigenen Rhythmus. Nur weil dein Kollege sehr erfolgreich ist und etwas Bestimmtes am Vormittag erledigt, heißt dies noch lange nicht, dass es bei dir genauso sein muss. Finde also deinen eigenen Weg.

Hier sind einige unproduktive Angewohnheiten, die uns davon abhalten, unser Bestes zu geben. Diese solltest du versuchen, abzustellen.

Zu viel arbeiten

Es gibt einen himmelweiten Unterschied zwischen beschäftigt sein und produktiv sein. Doch die meisten von uns behandeln beides so, als wäre es dasselbe. Die Produktivität folgt jedoch einem Gesetz des abnehmenden Ertrags. Sobald du deine Schwelle überschritten hast, hilft mehr Zeit nicht weiter.

Sich zu viele Sorgen machen

Die moderne Welt ist laut. Wir haben mehr Möglichkeiten, mehr Entscheidungen und mehr Stress denn je. Und es ist leicht, sich im Klang von „Was wäre wenn?“ zu verlieren, statt deiner eigenen Stimme zu folgen. Nimm dir einen Moment Zeit, um sicherzustellen, dass du nicht an Entscheidungsmüdigkeit oder einer anderen kognitiven Verzerrung leiden, die dich dazu bringt, sich zu viele Sorgen zu machen und zu zögern.

Abneigung gegen Regeln und Einschränkungen

Viele von uns denken, dass wir die totale Kontrolle über unser Leben brauchen. Aber in 95 % der Fälle gedeihen wir tatsächlich, wenn wir Reduktionen unterliegen. Wenn du ständig gegen die Einschränkungen im Leben ankämpfst, erinnere dich an die Worte von Josh Weltman, dem Co-Produzenten von Mad Men:

„Ein Problem zu lösen, erfordert eine seltsame Kombination aus Freiheit und Beschränkung. Immer wenn ich höre ‚Einfach Spaß damit haben‘ oder ‚Über den Tellerrand schauen‘, weiß ich aus Erfahrung, dass die Dinge bald zu einer kolossalen Zeitverschwendung werden.“

Nur weil dein Körper gewissen Rhythmen folgt, heißt das jedoch nicht, dass du sie bekämpfen musst, um produktiv zu bleiben. Tatsächlich kannst du viel produktiver sein, wenn du stattdessen mit ihnen arbeitest und das Wissen von deinen Höhen und Tiefen nutzt.

Hier sind ein paar Ideen:

Plane Tätigkeiten, welche nur wenig Konzentration und Energie erfordern wie E-Mails und Terminplanung, um diese auszuführen, wenn dein Energieniveau von Natur aus niedriger ist.
Buche Meetings und Gruppenarbeit am Nachmittag, wenn du einen Energieschub brauchst.
Entscheide dich für konzentriertes Arbeiten in aller Ruhe, wenn du am energiegeladensten und produktivsten bist.
Plane am Freitagnachmittag deine Ziele und Tätigkeiten für die folgende Woche.

Natürlich gibt es neben deinem Energielevel weitere Faktoren, die sich auch auf deine Fähigkeit auswirken können, jeden Tag produktiv zu sein. Wenn du zu viel gearbeitet hast oder zu viele unproduktive Angewohnheiten pflegst, stehst du möglicherweise vor einem Burnout.

Dies ist ein komplexes Thema, aber die meisten Forscher definieren es als Reaktion auf längere Stressphasen bei der Arbeit. Und eines der Hauptzeichen des Burn-out-Syndroms ist ein Mangel an Motivation, Demotivation, ein Gefühl der Ineffizienz und mangelnde Leistung. Jüngsten Forschungsergebnissen zufolge leiden derzeit bis zu 28 % der arbeitenden Bevölkerung an einem Burnout.

Während ein Burnout definitiv durch Überarbeitung und unrealistische Erwartungen an uns selbst verursacht werden kann, kann es genauso leicht durch einen toxischen Arbeitsplatz entstehen.

Solltest du feststellen, dass du nicht in der Position bist, aus einem unproduktiven Loch herauszukommen, frage dich, ob dahinter nicht vielleicht mehr steckt. Nicht in der Lage zu sein, deine Arbeit zu erledigen, kann manchmal ein Symptom für etwas Größeres sein, das deine Aufmerksamkeit erfordert.

2. Schritt: Stell dir die folgenden 8 Fragen, wenn dein Leben sich unproduktiv anfühlt

Sobald du begreifen kannst, wann und warum du unproduktiv bist, ist es an der Zeit, sich aus diesem Zustand zu befreien. Eine der besten Möglichkeiten, produktiver zu werden, besteht darin, zu verstehen, warum du diese Arbeit überhaupt machen möchtest. Zu wissen, was dich motiviert, eine Aufgabe Tag für Tag auszuführen und was dir wirklich ein gutes Gefühl gibt, kann oft ausreichen, um das Gefühl zu überwinden.

Stell dir die folgenden Fragen:

Wann warst du in der Vergangenheit so richtig mit Leidenschaft in ein Projekt versunken? Was hat dir an dieser Arbeit oder dem Umfeld einen Energie- und Motivationsschub gegeben?
Welche 3–5 Themen oder Ideen begeistern dich immer wieder aufs Neue? Und wie kannst du jeden Tag mehr davon machen?
Wenn du jetzt ein Projekt oder eine Verantwortung fallen lassen müsstest, welches wäre das? Was könntest du jetzt noch aus deinem Leben streichen, auch wenn es schmerzhaft sein könnte?
Wie sieht für dich ein idealer Tag aus? Womit würdest du 80 % deiner Zeit verbringen?
Was ist heute die wichtigste Aufgabe? Warum ist diese wichtiger als der Rest? Nenne drei Gründe dafür
Was steht dem Abschluss dieser Aufgabe im Wege? Ist es eine andere wichtige Arbeit? Ist es zu viel Zeit für E-Mails? Meetings? Ablenkungen und Unterbrechungen?
Was ist eine kleine Sache, die du jetzt und jeden Tag in Zukunft tun könntest, um deinen Zielen näher zu kommen?
Wie kannst du dich mit deiner aktuellen Arbeit mehr herausfordern? Sich selbst und seine Fähigkeiten herauszufordern, ist eine großartige Möglichkeit, motiviert zu bleiben.