Die Digitalisierung schreitet voran und ist nicht länger aufzuhalten. Daher verwundert es kaum, dass eine Abteilung immer weiter in den Fokus der Unternehmen wandert: Die IT Abteilung. Waren sie früher eine kleine Abteilung am Rande des Unternehmens mit ein paar “Nerds”, gewinnen sie zunehmend an Bedeutung.
In IT Abteilungen arbeiten IT Spezialisten, die für ihr Unternehmen IT Systeme entwickeln, ausrollen und warten um damit den laufenden Geschäftsbetrieb optimal zu unterstützen.
Wenn Sie sich gefragt haben, wie Sie Ihre eigene IT Abteilung bestmöglich strukturieren können und warum die richtige Strukturierung wichtig ist, dann lesen Sie unbedingt weiter, da wir alle diese Fragen beantworten werden!
Worum handelt es sich bei einer IT Abteilung?
Bis vor nicht allzu langer Zeit sprach noch kein Mensch von einer IT Abteilung. Stattdessen war die Elektronische Datenverarbeitung (EDV) in aller Munde. Die Kollegen aus der EDV saßen abseits, kümmerten sich um die Systeme und solange die Technik wie erwartet lief, war alles gut.
Natürlich ist die Infrastruktur auch heute noch einer der zentralen Bestandteile des Unternehmens, für den die IT Abteilung verantwortlich ist. Aber die Rolle der IT Abteilung hat sich heute weit darüber hinaus entwickelt. Anstatt nur ein Teilbereich der Unternehmensadministration zu sein, handelt es sich bei der IT Abteilung heute um das Zentrum der Digitalisierung in den Unternehmen.
Es gibt kaum noch Unternehmen, die ohne IT auskommen, sodass sie integraler Bestandteil der meisten Organisationen ist.
Was macht eine IT Abteilung?
Diese Frage war früher deutlich leichter zu beantworten als heute: Die Infrastruktur aufrecht erhalten. Heute jedoch gibt es vielfältige Aufgaben. Die Idee, einige wenige IT Techniker einzustellen und davon auszugehen, dass “schon alles gut gehen wird”, ist heute meilenweit überholt. Die Aufgaben der IT Abteilungen umfassen heute deutlich mehr. Hier nur einige Beispiele: Systemintegration, Prozessautomatisierung, Datenmanagement, IT Infrastruktur warten und managen, Sicherheit von Daten und Systemen, Tech Support, Budgetplanung, um nur einige zu nennen.
Welche Möglichkeiten gibt es die IT Abteilung zu strukturieren?
Auch hier gibt es nicht den “einen” Königsweg. Nur ein Phänomen ist für alle Unternehmen gleich: Je größer das Unternehmen wird, desto mehr wächst auch das IT Umfeld. Das bedeutet in weiterer Konsequenz, dass es eine größere IT Abteilung braucht, die sich um die gesamte IT kümmern können.
Je weiter die Abteilung wächst, umso relevanter wird die Auswahl der richtigen Organisationsstruktur, damit Befugnisse und Verantwortungsbereiche der einzelnen Einheiten in der Organisation zu trennen. IT Einheiten werden typischerweise als Teams aufgestellt, damit die Aufgaben bestmöglich bearbeitet werden können. Hier einige Ideen zur Organisation Ihrer IT Teams: ITSM Teams, Matrix Teams, Tech-Teams, Geschäftsorientierte Teams, Projekt Teams, SCRUM Teams, Agile Teams, Geographische Teams und so weiter.
IT Abteilungsprozesse
Die Zeiten in denen es möglich war (falls es sie überhaupt gegeben hat) einen einzigen Prozess für die IT Abteilung zu definieren sind längst vorbei. Die IT Abteilungen haben viel zu viele unterschiedliche Aufgaben zu bearbeiten, sodass es nötig ist, verschiedene Prozesse zu implementieren, die den jeweiligen Anforderungen der Aufgaben gerecht werden.
Da aber natürlich ein gewisses Maß an Standardisierung immer vorteilhaft ist, kann es durchaus Sinn machen einige Standards im Unternehmen festzulegen, an die sich alle IT Teams zu halten haben. Dies betrifft insbesondere Themen wie Risiko Management, Entscheidungsfindung, IT Sicherheit, Support und Portfolio Management.
Die anderen Bereiche sollten jedoch die Erlaubnis erhalten eigene Prozesse zu definieren, damit die Aktivitäten der Teams gesteuert werden können und die Ressourcen optimal verteilt werden. Zur Entwicklung von Prozessen wurden drei Standard Prozesse entwickelt, über die ein jeder IT Experte Bescheid wissen sollte:
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Agile Prozesse wie Kanban oder SCRUM. Diese erlauben es einzelnen Teams möglichst hohe Autonomie zu erreichen um ihre Aufgaben bestmöglich zu bewältigen. Das “Agile Manifesto” ist die wichtigste Lektüre um den Grundsatz und die Funktionsweise von “Agile” zu verstehen.
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SDLC die Kurzversion für Software Development Lifecycle konzentriert sich auf neue IT Funktionen. Dabei ist es unerheblich ob es sich um die Erweiterung oder die Bearbeitung eines bereits bestehenden Systems handelt oder um eine Neuentwicklung. SDLC bietet einige Phasen als Orientierungshilfe an.
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ITIL, die IT Infrastruktur Library ist eines der wichtigsten Frameworks der IT. ITIL soll dabei helfen für die Unternehmen den Mehrwert durch IT Systeme zu maximieren.
Strukturierung der IT Abteilung
Obwohl die IT durch die Digitalisierung zu einem zentralen Bereich einer jeden Firma geworden ist, sind die Mitarbeiter in der IT Abteilung alleine nicht in der Lage, die digitale Transformation durchzuführen. Dazu braucht es insbesondere auch die Unterstützung von “oben”, also durch das Management und die Geschäftsführung.
Um hier etwas konkreter zu werden, finden Sie hier einige mögliche Maßnahmen, mit denen die IT Abteilung möglichst optimal strukturiert werden kann. Der Fokus sollte hierbei insbesondere auf langfristigen Strategien liegen, sowie der Entlastung der IT Mitarbeiter, insbesondere in Zeiten in denen es schwierig ist, IT Personal zu finden.
Innovationen ermöglichen: Viele IT Abteilungen haben mit unglaublich hohen Belastungen im täglichen Betrieb zu kämpfen. Dadurch bleibt ihnen kaum Zeit für Innovationen, insbesondere dann, wenn der Hauptfokus auf der Senkung von Kosten liegt oder auf der Standardisierung von allem und jedem. Das perfide an der Sache ist, dass Innovationen sehr wahrscheinlich die Möglichkeit bieten würden, die Effizienz zu erhöhen oder Freiräume zu schaffen. Außerdem ist Stillstand gleichbedeutend mit Rückschritt, was insbesondere in einem Gebiet wie der IT, wo sich alles sehr schnell ändern kann, sehr gefährlich werden kann. Dadurch ist es unumgänglich Innovationen nicht nur zu ermöglichen, sondern auch nach Kräften zu fördern.
IT Strategie als Teil der Unternehmensstrategie: Ein jedes erfolgreiche Unternehmen verfolgt eine Strategie. Ebenso sollte auch eine jede erfolgreiche IT Abteilung eine klare Strategie verfolgen, die natürlich mit der Unternehmensstrategie abgestimmt sein muss. Das oberste Ziel dieser Strategien sollte sein, allen Mitarbeitern im Unternehmen Digitalisierung näher zu bringen, und ihnen zu erklären, wie sie das Unternehmen und die Mitarbeiter selbst unterstützen kann. Zu dem kommen noch weitere wichtige Fragen wie welche Technik in Zukunft eingesetzt werden soll und wie das Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung bestmöglich für sich und seinen Erfolg nutzen kann.
Strukturierung der IT Abteilung: Hier sei noch einmal erwähnt, dass die klare Verteilung von Aufgaben und Entscheidungskompetenzen das Wichtigste ist. Die IT ist vom “Operator” zum “Enabler” geworden und sollte keinesfalls durch Bürokratie oder Politik im Unternehmen beeinträchtigt werden.
