Sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren, ist die effizienteste Art zu arbeiten. Aber oft werden wir, ohne es zu wollen, in zusätzliche Aufgaben hineingezogen.
Vielleicht fängst du mit Multitasking an, weil du befürchtest, dass du die Sache vergisst, wenn du sie nicht sofort erledigt. Oder du hast das Gefühl, dass du bei der ursprünglichen Aufgabe nicht produktiv sein kannst und mehr schaffen würdest, wenn du sie wechselst. Wenn du deine Produktivität maximieren willst, solltest du es vermeiden, deinen Fokus mehr als nötig aufzuteilen. Hier sind vier Möglichkeiten, wie du das Multitasking bei der Arbeit einschränken kannst.
Aufgabenwechsel stoppen
Hier ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Multitasking zu vermeiden.
Wenn du viele Aufgaben auf deiner To-Do-Liste hast, fängst du an, Multitasking zu betreiben und Aufgaben zu wechseln, um sie alle gleichzeitig zu erledigen. Das Problem dabei ist, dass du selbst die einfachsten Aufgaben auf deiner Liste nicht erledigen kannst. Und warum? Dein Gehirn braucht eine gewisse Zeit, um zwischen mehreren Aufgaben zu wechseln, da es verschiedene kognitive Anforderungen hat. Mindestens zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, erfordert zwei entscheidende Prozesse.
Der erste Prozess beinhaltet einen Zielwechsel, während der zweite eine Regel Aktivierung erfordert, bei der die alten kognitiven Regeln deaktiviert und die neuen aktiviert werden. Jeder dieser Prozesse kann je nach Aufgabe sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Manchmal dauert es etwa 25 Minuten, bis du deine Aufmerksamkeit nach einer Ablenkung wieder vollständig auf eine Aufgabe richten kannst.
Richte deine Aufmerksamkeit auf eine einzige Aufgabe
Übe dich in Konzentration und Produktivität, indem du alle Ablenkungen ausschaltest, die dringendsten und wichtigsten Aufgaben auf deiner Liste festlegt und deine volle Aufmerksamkeit der ersten Aufgabe widmest. Single-Tasking ist heutzutage nicht mehr auf dem Vormarsch, weil viel beschäftigte Menschen wie du glauben, dass sie nicht produktiv sind, wenn sie sich nur auf eine Aufgabe konzentrieren.
Wichtig ist, dass es beim Multitasking nicht nur darum geht, 2-3 Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Viele Menschen hören Musik, während sie versuchen, verschiedene Aufgaben und Projekte zu erledigen. Oder schlimmer noch, wir checken oft unsere sozialen Medien während des gesamten Arbeitstages. Auch das ist Multitasking.
Ablenkungen beseitigen
Um produktiv zu bleiben und der Versuchung des Multitaskings zu widerstehen, musst du alles beseitigen, was dich während deines Arbeitstages ablenken könnte. Was sind die Auslöser für deine Ablenkung? Ist es dein Telefon? Ist es dein Partner, der dir alle 15 Minuten eine SMS schickt oder dein Freund, der dich jede Stunde anruft? Oder ist es vielleicht dein Chef, der dir per Skype einen neuen Auftrag schickt?
Alles, was dich von der Erledigung einer Aufgabe ablenken könnte, muss beseitigt werden. Es ist in Ordnung, andere zu bitten, dich nicht ablenken, wenn du arbeitest. Schalte dein Telefon oder zumindest das Wi-Fi aus. Schalte E-Mail-Benachrichtigungen auf deinem Computer aus. Ablenkungen führen zu Multitasking und das ist alles nur Zeitverschwendung.
Plane deinen Tag
Einer der Gründe, warum Menschen Multitasking betreiben, ist, dass sie ihren Tag nicht geplant haben. Es ist wichtig, dass du deinen Tag damit beginnst, deine Aufgabenliste zu erstellen oder deine Aufgaben und Besorgungen in deinen Papier Planer einzutragen. Setze dann Prioritäten und lege Fristen für jede Aufgabe fest. Fristen helfen dir, dich auf eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt zu konzentrieren. Wenn du deinen Tag planst, achte darauf, dass du dir nicht zu viel Zeit nimmst und nur die Aufgaben aufnimmst, die du im Laufe des Tages bewältigen kannst. Am wichtigsten ist, dass du auch deine Pausen und Mahlzeiten planst.
Denke daran, dass du immer noch ein Mensch bist. Wenn du das Gefühl hast, dass du zu müde bist, um dich auf die Erledigung einer Aufgabe oder eines Projekts zu konzentrieren, und deine Pause für einen anderen Zeitpunkt angesetzt ist, mach eine Pause. Erlaube dir Freiheit, aber bleibe organisiert.
Leg dein Telefon weit, weit weg
Das Smartphone ist ein schlüpfriger Weg. Erst schaust du auf die Uhr, dann siehst du nach, ob du Anrufe verpasst hast, und schon bald verabredest du dich zum Mittagessen, erneuerst dein Spotify-Abo und vergisst völlig, woran du eigentlich gearbeitet hast. Okay, vielleicht hast du mehr Willenskraft als ich, aber schon das Beantworten einer SMS mitten in der Arbeit an einem Projekt kann dazu führen, dass du abgelenkt und deutlich weniger produktiv bist als vorher.
Es mag albern klingen, aber wenn du dein Handy auf einen Tisch auf der anderen Seite des Raumes legst oder es sogar *gasp* ausschaltest, kann das Risiko einer Ablenkung verringert werden. Wenn du mitten in einer wichtigen Aktivität steckst, behandle dein Telefon wie ein Telefon. Nimm Anrufe entgegen und sonst nichts.
Mach eine produktive Pause
Wenn du den Drang verspürst, die Aufgaben zu wechseln, könnte es sein, dass du dich langweilst oder einfach eine Pause von deiner Arbeit brauchst. Um deine Produktivität zu steigern, solltest du dir eine kleine Auszeit gönnen. Widerstehe dem Drang, einen Anruf zu tätigen oder eine schnelle Besorgung zu machen. Geh stattdessen spazieren oder meditiere 10 Minuten lang. Eine echte, mentale Pause verschafft dir die nötige Entspannung und lässt dich produktiver sein, wenn du dich wieder an die Arbeit machst.
Schreibe deine Ablenkungen auf
Wenn du dich während der Arbeit an etwas erinnerst, schreibe es auf. Indem du die Aufgabe aufschreibst, nimmst du dir die Sorge, dass du sie später wieder vergisst. Das funktioniert am besten, wenn du auf deiner Aufgabenliste alles aufschreibst, was dich von der Arbeit ablenken könnte. Das können Fragen sein, die du googeln willst, oder eine Kunstidee, die du nicht verlieren willst.
Am besten machst du das mit einer einfachen Liste aus Papier und Bleistift. So vermittelst du dich nicht in komplizierten "Aufgabe hinzufügen"-Dialogen. Wenn du aber eine digitale Aufgabenliste verwendest, solltest du darauf achten, dass sie eine "Quick-Add"-Funktion hat. So kannst du dich beim Ausfüllen der Felder nicht ablenken lassen.
Verstehe, was dich antreibt
Manchmal hast du das Gefühl, dass du bei einer Aufgabe nicht vorankommst. Dann gönnst du dir eine Ablenkung, und es fühlt sich an, als würdest du viel schneller arbeiten! Aber du musst diese langsame Aufgabe immer noch erledigen.
Manchmal nutzen wir Multitasking als Ausrede, um uns von der langweiligen Arbeit abzuwenden und etwas zu tun, das mehr Spaß macht. Es ist gut, wenn du deine Energie mit "leichten Gewinnen" steuerst, aber es ist nicht gut, wenn du dich komplett von der Arbeit ablenken lässt.
Der beste Weg, dies zu vermeiden, ist, den Unterschied zwischen einer energiereichen Aufgabe und einer leichten Aufgabe zu verstehen. Eine gute Möglichkeit, deine energiereichen Aufgaben zu erkennen, ist das Führen eines mentalen Gesundheit Tagebuchs. Mit einer gut gestalteten Tagebuch-App kannst du dein Energieniveau mit nur ein oder zwei Fingertipps eintragen. Nach einiger Zeit kannst du zurückblicken und feststellen, welche Aktivitäten mit Energieschüben verbunden sind.
Mit einem guten ergonomischen Stehpult wie dem EG8 Elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch kannst du deine Produktivität steigern.
Setze Prioritäten und Fristen
Eine weitere Versuchung, Multitasking zu betreiben, ist das Gefühl, dass du Zeit dafür hast. Multitasking verlangsamt deine Produktivität, aber wenn du nicht in Eile bist, scheint das keine große Sache zu sein. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, musst du deine Prioritäten kennen.
Die Lösung besteht darin, Aufgaben klar mit Prioritäten und Fälligkeitsdatum zu kennzeichnen. Es ist besonders verlockend, Multitasking zu betreiben, wenn man an etwas Langweiligem arbeitet. Wenn jede seiner Aufgaben einen klaren Zeitrahmen hat, kannst du erkennen, wann es Zeit ist, sich an die Arbeit zu machen und sie zu erledigen, und wann du es dir leisten kannst, sie erst einmal liegen zu lassen.
