Irgendwann in jeder Karriere als Manager muss man sich hinsetzen und ein offenes Gespräch mit einem Mitarbeiter führen, der frustriert oder unglücklich ist. Sie sind möglicherweise verärgert über einen Kollegen, enttäuscht über eine Leistungsbeurteilung oder mit der Team- oder Unternehmensrichtung nicht einverstanden. In jedem Fall ist es nie einfach, diese schwierigen Gespräche anzugehen, selbst für den erfahrensten Manager.
Wenn man mit einem schwierigen Mitarbeiter zu tun hat, sollte man als Erstes ein Einzelgespräch mit ihm vereinbaren, um die Sachlage zu besprechen. Direkte, ehrliche Gespräche mit den Teammitgliedern zu führen, ist Teil des Jobs und entscheidend, wenn es Herausforderungen gibt.
Mit ein wenig Planung kann man ein persönliches Gespräch mit einem schwierigen Mitarbeiter konstruktiv gestalten und diese schwierige Diskussion zu einem produktiven Ergebnis führen.
Diese Hinweise zur Führung eines schwierigen Mitarbeiters in einem Einzelgespräch helfen dabei, vorbereitet zu erscheinen und das Gespräch effektiver zu führen.
1. Das Gespräch im Voraus planen
Als Erstes muss ein Termin für das Einzelgespräch ausgemacht werden. Dieser sollte ein wenig in der Zukunft liegen, damit sich beide Seiten ausreichend darauf vorbereiten können. Doch man sollte diese unangenehme Aufgabe nicht unnötig in hinauszögern, da die Situation sonst schlimmer werden könnte.
Idealerweise sollten zwei Tage zwischen der Terminabsprache und dem Treffen liegen. Mehr als das könnte dazu führen, dass sich Angst oder Frustration aufbaut. Ist weniger Zeit, könnte sich der Mitarbeiter überfallen und unter Druck gesetzt fühlen.
Tipp: Versende die Besprechungseinladung in der ersten Hälfte des Geschäftstages. Wenn jemand sieht, dass eine Einladung kommt, kurz bevor er sich abmeldet, könnte ihn das den ganzen Abend beschäftigen. Aber wenn sie es morgens erhalten, haben sie Zeit, es den Tag über zu verarbeiten und vorab eventuell aufkommende Fragen zu stellen.
2. Übermittlung einer Gesprächsagenda
Mit der Termineinladung sollte bereits eine Gesprächsagenda mitgesendet werden. Darin werden die Themen aufgelistet, über die man sprechen möchte. Selbst wenn beide wissen, worum es in dem Gespräch geht, hilft es, wenn es schriftlich niedergelegt wird, die Nerven zu beruhigen und die Möglichkeit zu haben, sich vorzubereiten.
Von Anfang an sollte es ein gegenseitiges Gespräch sein, sprich, man sollte deutlich machen, dass es Raum für Fragen und Anliegen des Mitarbeiters gibt.
Tipp: Ist man sich nicht sicher, wie man diese Art von Diskussion strukturieren soll, könnte eine Einzelgesprächsvorlage für schwierige Gespräche hilfreich sein.
3. Das Gespräch sollte ohne Vorurteile gehalten werden
Es ist unwahrscheinlich, dass ein schwieriges Gespräch produktiv wird, wenn man es mit der Einstellung beginnt, dass man es mit einem unangenehmen Mitarbeiter zu tun hat. Daher ist es wichtig, so unvoreingenommen wie möglich in das Treffen zu gehen und Vermutungen darüber vermeiden, was eine Person unglücklich gemacht hat oder warum sie sich auf eine bestimmte Weise verhält. Man weiß nie, was hinter den Kulissen oder im Privatleben von jemandem vor sich geht. Ein positiver Ansatz macht einen großen Unterschied darin, wohin das Gespräch führen wird. Somit ist es sehr wichtig, die vorgefassten Meinungen abzubauen, bevor man ein schwieriges Gespräch beginnt. Am besten macht man ein positives Ziel des Treffens von vorneherein deutlich.
Tipp: Auch die positivsten Menschen haben schlechte Tage. Daher sollte man dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Luft zu holen oder sich zu entspannen, wenn dies erforderlich ist. Daher kann es sinnvoll sein, nicht im Gespräch selbst gleich auf die nächsten Schritte zu deuten, sondern die Sache erst einmal sitzen zu lassen.
4. Die Ursachen für das Verhalten finden
Wenn man bei der Arbeit ein schwieriges Gespräch führt, ist es gut, zunächst zu versuchen, die Perspektive der anderen Person zu verstehen. Ein bedeutsamer Aspekt dieses Treffens ist somit, dass der Mitarbeiter seine Erfahrungen und Ansichten über die Situation vorab teilen kann. Es ist wichtig, wirklich zuzuhören und zu verstehen, was hinter dieser schlechten Einstellung oder Frustration steckt. Geht man eine Diskussion mit Empathie und Verständnis an, wird die andere Person offener dafür sein, ihre wirklichen Gefühle mitzuteilen.
Tipp: Stellen sie so viele offene Fragen in einem Einzelgespräch wie z. B. „Was hat Sie in letzter Zeit bei der Arbeit gestresst?“ oder „Wie fühlen Sie sich gerade im Team?“. Man sollte es vermeiden, Fragen zu stellen, welche wie eine Konfrontation wirken wie „Warum, glauben Sie, habe ich diese Besprechung heute einberufen?“
5. Das Geteilte anerkennen
Unabhängig davon, ob man die Dinge im gleichen Licht sieht wie der Mitarbeiter oder nicht, sollte man ihn wissen lassen, dass man ihn gehört und verstanden hat, was er gesagt hat. Die Sichtweise von jemandem anzuerkennen, muss nicht bedeuten, ihr zuzustimmen. Ein einfaches „Ich verstehe“, bevor man antwortet, lässt das Teammitglied wissen, dass man wirklich zuhört und nicht nur darauf warten, dass man mit dem Reden an der Reihe ist.
Tipp: Manchmal kann es hilfreich sein, das, was das Gegenüber gesagt hat, zu wiederholen. Doch der Zeitpunkt hierfür ist entscheidend. Wenn jemand aufgeregt ist, könnte er das so auffassen, als ob man seine Perspektive in ein negatives Licht rücken oder ihm Worte in den Mund legen möchte.
6. Konzentration auf die Leistung, nicht auf die Persönlichkeit
Unabhängig davon, ob es sich um ein offizielles Meeting zur Leistungsbeurteilung handelt oder nicht, hilft es oft, das Gespräch auf die Leistung der Mitarbeiter zu konzentrieren, um es auf der Grundlage von Fakten zu halten. Wenn man in subjektive Meinungen darüber verfällt, wie die Arbeit erledigt werden sollte – oder schlimmer noch einen wertenden Ansatz verfolgen – ist es schwierig, ein produktives, sinnvolles Gespräch zu führen, das zu einem positiven Ergebnis führt. Es ist wichtig, ein Gespräch mit einem leistungsschwachen Mitarbeiter auf etwas Konkretes zu gründen. Dabei sollten Ziele, Fristen und andere objektive Leistungsmaßstäbe im Vordergrund stehen.
Tipp: Wenn ein Arbeitnehmer einen Leistungsverbesserungsplan hat, sollte man eher darauf abzielen, seine Leistungsentwicklung zu unterstützen, als seinen Fortschritt zu überwachen. Die Rolle eines Managers besteht darin, einen leistungsschwachen Mitarbeiter zu befähigen und ihm zu helfen, nicht ihn im Mikromanagement zu führen.
7. Abschluss des Gespräches mit einer Zusammenfassung
Schließlich ist der beste Weg, ein Einzelgespräch mit einem Mitarbeiter zu beenden, die wichtigsten Gesprächspunkte, die man besprochen hat, noch einmal zusammenzufassen. Hierfür sollte man 10-15 Minuten einplanen, um die Erkenntnisse zu teilen und der Gesprächspartner sollte dasselbe zu tun. Auf dieser Grundlage kann man ein Aktionselement festlegen oder eine Korrekturmaßnahme besprechen, die der Mitarbeiter oder man selbst ergreifen kann, um die Situation zu optimieren. Dabei sollte auf jeden Fall sichergestellt werden, dass man sich ausrichten und gemeinsam eine Verschnaufpause einlegt, damit beide das Gefühl haben, auf der gleichen Seite zu sein.
