Drei Jahre nach dem Ausbruch von COVID-19 bewegen sich Unternehmen auf der ganzen Welt allmählich in Richtung neuer, langfristiger Arbeitsformen. Aber es gibt noch viel zu entscheiden und zu verfeinern.
Jedes Unternehmen ist anders, und um herauszufinden, wie die ideale Strategie für flexible Arbeit aussieht, braucht es Zeit und sorgfältige Überlegungen. Klar ist, dass Unternehmen einen Spagat hinlegen müssen, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten ihre Produktivität maximieren können. Wenn eine flexible Arbeitsstrategie zu starr ist, wird sie die Arbeit (und die Motivation) vieler Beschäftigter behindern, für die die Strategie nicht geeignet ist. Wenn sie zu locker ist, wird die Arbeit schnell zu einem Freiwild, bei dem eine koordinierte Zusammenarbeit unmöglich wird.
In diesem Blog gehen wir auf die Schlüsselfaktoren ein, um das richtige Gleichgewicht zu finden und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen sein Bestes geben kann, egal wo und wann er arbeitet.
Wie wird flexible Arbeit definiert?
Flexible Arbeit ist heute eines der meistdiskutierten Themen in der Geschäftswelt. Nach all den erzwungenen Veränderungen durch die COVID-19-Pandemie blicken die Unternehmen nach vorne, um in einer ganz anderen Arbeitswelt ihr Bestes zu geben.
Die Auswirkung von flexibler Arbeit auf die Produktivität
Wenn sich flexible Arbeit in einem Unternehmen etabliert, wirken sich die positiven Auswirkungen auf die gesamte Belegschaft aus. Ein arbeitnehmerorientiertes Modell ist nicht nur für die Gewinnung und Bindung von Talenten wichtig, sondern auch für das Unternehmen als Ganzes.
Beschäftigte, die keinen großen Teil ihres Tages mit Pendeln verbringen müssen, haben mehr Zeit für arbeitsbezogene Aufgaben. Außerdem können sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren - entweder zu Hause oder im Büro, je nach Bedarf - und so ihre Produktivität jeden Tag hoch halten.
Ist flexible Arbeit für alle von Vorteil?
Letztlich ist flexible Arbeit eine Win-Win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Unternehmen, die sie erfolgreich einführen, werden schnell feststellen, dass sich die positiven Auswirkungen auf ihr gesamtes Unternehmen ausbreiten:
- Gesteigerte Produktivität
- Geringere Kosten
- Eine positivere Unternehmenskultur
- Bessere Ökobilanz
- Besserer Ruf der Marke
- Verbesserte Vielfalt im Unternehmen
- Chance auf Innovation und digitale Transformation
Wie man flexible Arbeit für mehr Produktivität gestalten kann:
Menschen und Orte verbinden
Als die Pandemie ganze Organisationen dazu zwang, aus der Ferne zu arbeiten, waren virtuelle Meetings mit Tools wie Zoom und Microsoft Teams die natürliche Wahl. Aber in einer flexibleren Zukunft ist es leicht vorhersehbar, dass die Zusammenarbeit schwierig wird, wenn einige Leute im Büro sind, andere aus der Ferne arbeiten und die Mitarbeiter/innen von Tag zu Tag von einem Ort zum anderen wechseln.
Der Schlüssel zur Lösung dieses Problems ist es, die Organisation von Meetings so einfach wie möglich zu machen. Im Idealfall können Organisator/innen über eine Plattform nach einem Besprechungsraum suchen, der zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist, eine Buchung vornehmen und die Termine aller Teilnehmer/innen überprüfen, um sicherzustellen, dass alle kommen können. Die Einladungen können dann automatisch über die Plattform verschickt werden, wenn die Buchungen erfolgt sind, und die Details für die Videoanrufe können verteilt werden, damit die virtuellen Teilnehmer/innen sich einfach verbinden können. Wenn die audiovisuelle Ausrüstung nicht fest in dem gewählten Besprechungsraum installiert ist, kann sie von den Facility- oder IT-Teams für die Startzeit der jeweiligen Besprechung bestellt werden.
Die Möglichkeit zum "Abschalten" einräumen
Fernarbeit mag für viele Beschäftigte bequemer sein - das bedeutet aber nicht automatisch, dass sie auch entspannter ist. In vielen Fällen wird die Zeit, die die Beschäftigten durch den Wegfall des Pendelns gespart haben, durch längere Arbeitszeiten aufgezehrt: Owl Labs hat herausgefunden, dass 55 % der Vollzeitbeschäftigten in den USA mehr Stunden arbeiten, wenn sie aus der Ferne arbeiten.
Das kann leicht zu Burnout-Problemen führen, und die Isolation, die mit regelmäßiger Fernarbeit einhergehen kann, ist auch nicht gerade hilfreich. Eine gute flexible Arbeitsstruktur sollte den Beschäftigten daher die Möglichkeit geben, ihre Arbeitstage zu strukturieren und abzuschalten, wenn sie das Bedürfnis danach haben. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter/innen im Auge zu behalten, sich regelmäßig mit ihnen auszutauschen und das Büro als Ort zu nutzen, an dem sie bei Bedarf persönliche Unterstützung erhalten.
Gib einzelnen Mitarbeitern die Wahl
Der vorangegangene Punkt kann noch viel weiter gefasst werden: Die Beschäftigten können selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten, solange der Geschäftsbetrieb nicht zu sehr beeinträchtigt wird. Die Beschäftigten müssen nicht gezwungen werden, an bestimmten Wochentagen ins Büro zu kommen: Stattdessen können sie aus bestimmten Gründen ins Büro gehen, z. B. zu Besprechungen, Treffen oder Schulungen.
Die Technologie ist entscheidend dafür, dass dies möglich ist. Eine übergreifende Plattform für die Verwaltung von Arbeitsplätzen, über die die Beschäftigten ihre Arbeitsplätze für ihre Bürotage buchen und ihren Status aktualisieren können, damit andere Beschäftigte sehen können, wo und wann sie arbeiten, macht den gesamten Prozess viel reibungsloser. Diese Plattform sollte cloudbasiert sein, damit die Beschäftigten von jedem Ort, zu jeder Zeit und von jedem Gerät aus auf das System zugreifen können.
Schaffe eine Kultur des Vertrauens
Menschen arbeiten am besten, wenn sie nicht mikromanagt werden. Vertraue darauf, dass deine Mitarbeiter/innen ihre Arbeit erledigen, unabhängig davon, wo sie arbeiten.
Lege Kernarbeitszeiten fest
Das ist entscheidend, wenn es darum geht, die Produktivität zu erhalten. Sie bieten die nötige Flexibilität, damit die Mitarbeiter/innen dann arbeiten können, wenn sie am produktivsten sind, und um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben aufrechtzuerhalten, während sie gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen den Teams ermöglichen.
Regelmäßige Einzelgespräche führen
Die Entwicklung der Menschen sollte nicht nur wegen des Arbeitsortes aufhören. Flexible Arbeit bedeutet, dass Manager/innen sich besonders anstrengen müssen, um mit ihrem Team in Kontakt zu bleiben. Wenn du ihnen zeigst, dass du weiterhin in ihre Entwicklung und ihr Fortkommen investierst, bleiben sie motiviert, produktiv und engagiert.
Veranstalte tägliche Besprechungen
Diese können im Team, in der Abteilung oder unternehmensweit stattfinden und geben allen eine feste Zeit, in der sie Antworten auf ihre Fragen bekommen und nach allem fragen können, was sie brauchen. Wenn du dies während der Kernarbeitszeit machst, fühlen sich deine Mitarbeiter/innen für ihre Arbeit verantwortlich.
