Wie oft hast du zu einem Kollegen, deinem Chef oder einem Kunden schon gesagt, dass du etwas natürlich gleich erledigen wirst – obwohl du bereits Landunter mit Arbeit zugedeckt bist?
Zu lernen, Nein zu sagen, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten am Arbeitsplatz und im Leben. Doch dieses einfache Wort zu sagen, erfordert mehr, als nur den Mund zu bewegen. Menschen sind soziale Wesen. Wir leben von Gegenseitigkeit und hassen es, als konfrontativ angesehen zu werden. Ganz besonders im Arbeitsleben, wo so vieles von einem kleinen Nein abhängen kann. Viel zu oft trauen wir uns nicht, etwas abzulehnen, aus Angst, es könne sich negativ auf uns auswirken.
Doch immer nur Ja zu sagen wird dein Leben sehr schnell zur Hölle machen. Manchmal muss man den härteren und unangenehmen Weg gehen und Nein sagen. Doch wie kann man dies tun, ohne als faul, ablehnend, nicht hilfsbereit oder egoistisch zu wirken?
Wie man ein Nein elegant sagen kann
Wenn du nicht möchtest, dass dein Tag ständig von irgendwelchen Meetings unterbrochen wird oder deine freie Zeit im Kalender wahllos von anderen gebucht wird, musst du ihn sorgsam pflegen. Blocke darin Zeit für Projekte, die deine Konzentration erfordern und in der du nicht unterbrochen werden möchtest.
Dies kann zum Beispiel ein Tag in der Woche sein, den du ausschließlich für administrative Tätigkeiten blockst oder ein paar Stunden pro Tag, welche ausschließlich für deine Aufgaben bestimmt sind. Dies ist besonders wichtig, wenn du in deinem Büro einen öffentlichen Kalender verwendest, welchen jeder einsehen kann. Steht darin nichts, heißt das automatisch, dass du zu dieser Zeit frei bist. Blocke also die Zeit, die du brauchst, um deine Arbeit erledigen zu können.
Damit umgehst du bereits die Frage, ob du behilflich sein könntest und musst nicht Nein sagen. Elegant, was? Dies bedeutet jedoch nicht, dass du einfach deine ganzen Tage im Kalender blocken sollst. Dies wäre nun wirklich nicht fair und es würde keinen guten Eindruck machen. Du musst wirklich konzentriert zu den Zeiten arbeiten, die du für dich blockst. Sonst machst du dich unglaubwürdig.
Wie sagt man Nein zu seinem Chef?
Es ist nicht immer einfach, seinen Chef abzulehnen. Vor allem, wenn es sich um den „Alles-ist-wichtig“-Typ handelt. Das Ziel eines jeden guten Managers oder Leiters ist es jedoch, dich dabei zu unterstützen, dein Bestes zu geben. Und es hilft nicht, dich mit zusätzlichen Aufgaben zu belasten, wenn du bereits ausgelastet bist.
Das mag verrückt klingen, aber der einfachste Weg, deinem Chef Nein zu sagen, besteht darin, deine Prioritäten und die Konsequenzen der Übernahme zusätzlicher Arbeit zu erklären.
Eine der grundlegenden Aufgaben eines Managers besteht darin, den Mitarbeitern dabei zu helfen, das zu durchleuchten, woran sie jetzt arbeiten müssen und woran später gearbeitet werden kann. Oft ist es nicht die Arbeit mit den lautesten Rufen, die am dringendsten ist.
Wenn dich dein Vorgesetzter bittet, etwas zu tun, wofür du deiner Meinung nach nicht die Zeit oder die Ressourcen hast, formuliere dein Nein als Aufforderung, deine Prioritäten einzuschätzen. Erkläre höflich, woran du gerade arbeitest und frag nach, was einen höheren Stellenwert haben soll. Du kannst zudem die Konsequenz aufzeigen, die sich durch die Übernahme einer weiteren Tätigkeit ergeben wird. Sei es, dass du eine andere Frist nicht einhalten kannst oder zum Beispiel Kundenanfragen unbeantwortet bleiben. So überlässt du es dem Ermessen deines Chefs, was wichtiger ist.
Dies ist kein deutliches Nein, doch die Botschaft ist dieselbe: Du verfügst lediglich über eine begrenzte Kapazität und wenn du etwas Neues übernimmst, musst du etwas anderes liegenlassen oder abgeben.
Wie man eine Anfrage eines Kollegen ablehnt
Die meisten fühlen sich schuldig, wenn sie einen Kollegen ablehnen müssen, der um Hilfe bittet. Wenn du jedoch die Verantwortung für die Zusammenarbeit mit jemand anderem und deren Fristen zu deinem Pensum hinzufügst, kann dies nicht nur für die Qualität deiner Arbeit, sondern auch die deines Kollegen Konsequenzen haben.
Es gibt jedoch ein paar verschiedene Arten, auf die du Nein sagen kannst, ohne schlecht dazustehen:
1. Teile deine Arbeitslast ein
Dies kann durch die oben beschriebene Automatisierung deiner Verfügbarkeit oder durch die gemeinsame Nutzung deines Kalenders und deiner Aufgabenliste mit dem Rest des Teams geschehen. Wenn du einen Tagesplan mit dedizierten Zeitfenstern für eine produktive Tätigkeit eingerichtet hast, ist das ein guter Grund, mehr Arbeit abzulehnen.
2. Bereite deine Ablehnung wohlbedacht vor
Laut der Soziologin Christine Carter „handeln wir später mit größerer Wahrscheinlichkeit in einer Weise, die unseren ursprünglichen Absichten entspricht, wenn wir einen konkreten Plan erstellen, bevor wir mit einer Anfrage konfrontiert werden.“
Wenn du also deine Ablehnung vorab im Geiste formulierst und sie durchgehst, wie du mehr Arbeit ablehnen wirst, ist es wahrscheinlicher, dass du es genau so machen wirst, wenn du die Anfrage erhältst.
3. Bleib standhaft
Wenn dein Teamkollege später zurückkehrt und erneut fragt, ist es einfach, auf dein anfängliches Nein zurückzukommen. Doch du musst dich daran erinnern, warum du abgelehnt hast, da du dich sonst unglaubwürdig machst.
Laut dem Psychologen Dan Gilbert sind wir sehr viel wahrscheinlicher unglücklich, wenn wir unsere Meinung ändern. Somit tust du also sowohl dir selbst als auch deinem Kollegen einen Gefallen, indem du an deiner Entscheidung festhältst.
Wie sagt man Nein zu einem Klienten oder Kunden?
Ist es überhaupt möglich, zu der Person, die einem ein Dach über dem Kopf ermöglicht, Nein zu sagen? Ja, das ist es!
Unabhängig von deiner Situation kann es schwierig sein, zu einem Klienten oder Kunden Nein zu sagen. Vor allem, wenn du weißt, dass die Konsequenzen dein Endergebnis beeinträchtigen könnten. Am besten ist es, statt ihnen ein simples Nein zu geben, alternative Möglichkeiten aufzuzeigen.
Am besten ist es, sich für die Anfrage herzlich zu bedanken und ehrlich zu sagen, dass du leider ausgebucht bist. Doch damit solltest du es nicht belassen. Schlage ihm entweder einen Kollegen vor, einen anderen Zeitpunkt, zu dem du den Auftrag ausführen kannst oder eine Aufsplittung der Tätigkeit, falls dies möglich ist.
Schließlich ist es wichtig, eine Erklärung beizufügen, warum es dir nicht möglich ist, dass du seinen Auftrag annimmst. Solange du dabei taktvoll, respektvoll und standhaft vorgehst, werden es die meisten verstehen und dennoch wieder zu dir zurückkommen.
