Zwar ist heute die Arbeit der meisten sehr viel weniger körperlich anstrengend, dafür müssen wir immer mehr Aufgaben und Tätigkeiten auf einmal bewältigen. Die geistige Anforderung ist demnach höher denn je. Und neben unserem Beruf müssen wir zudem mit den Kindern, dem Haushalt, langen Pendelzeiten, Hobbys und nicht zuletzt auch unserer Beziehung jonglieren. Manche haben obendrein noch wichtige Verpflichtungen, wie sich um ein älteres Familienmitglied zu kümmern oder ein Geschäft nebenbei.
Dabei ist es sehr schwer, noch den Überblick zu behalten. Es ist fast unmöglich geworden, alles unter einen Hut zu bringen, geschweige denn es sich merken zu können. Da bleibt schnell mal die eine oder andere Aufgabe liegen und schon ist man so im Verzug, dass man unter Stress ist und nicht mehr weiß, wo einem der Kopf steht. Die Konsequenz davon ist, dass wir sowohl im Beruf als auch im Privatleben gestresst sind und unsere Leistung darunter leidet.
Doch zum Glück hat die moderne Technologie einige Lösungen für uns parat. Da jeder inzwischen ein Smartphone oder Tablet hat, ist es einfach, eine Produktivitäts-App zu installieren, damit uns nicht nur nichts mehr entgeht, sondern damit wir auch alles besser organisieren können. Wenn du bisher der Meinung warst, dass du das nicht brauchst oder diese Apps nichts taugen, dann solltest du weiterlesen.
So kannst du Online-Technologie zur Verwaltung von Zeitplänen nutzen
Bestimmte Online-Plattformen und Apps wie zum Beispiel Trello können uns helfen, unsere Zeitpläne und Arbeitslasten zu verwalten. Diese Programme sind so konzipiert, dass sie jederzeit und überall aktualisiert werden können, dir Updates senden, Erinnerungen planen und dich organisiert halten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Verwendung dieser Technologien:
1. Kein Termin entgeht dir mehr
Ob deine Termine privat oder beruflich sind, eine Produktivitäts-App oder ein elektronischer Tagesplaner können dir dabei helfen, dich an sie zu erinnern. Am besten stellst du den Alarm so ein, dass du bereit sehr frühzeitig daran erinnert wirst, um genügend Reaktions- und Handlungszeit zu haben. Es ist auch möglich, Notizen hinzuzufügen wie zum Beispiel „Unbedingt zum Termin Dokumente mitbringen“, um sicherzustellen, dass du alles hast, was du dafür brauchst. Stell dabei sicher, dass du die Benachrichtigungen aktivierst, damit die Benachrichtigung für den Termin auf deinem Sperrbildschirm angezeigt wird. Ein zusätzliches, lautes Signal verstärkt die Erinnerung noch.
2. Leichteres Delegieren von Aufgaben
Wenn du eine gemeinsame Plattform mit Kollegen oder Familienmitgliedern hast, ist es ganz einfach, bestimmte Tätigkeiten anderen Personen zuteilen oder von diesen welche zu erhalten. Benötigst du zum Beispiel vor einem Meeting ein wichtiges Dokument, welches dir dein Mitarbeiter schicken muss, kannst du ihm diese Aufgabe zuweisen und ihm eine Frist und eine Erinnerung setzen, damit euch beiden nichts mehr entgeht.
Auch für private Termine lohnt sich ein Familienkalender. Hat dein Kind beispielsweise eine wichtige Prüfung, erhält ihr alle eine Erinnerung daran, sodass hier nachgefasst werden kann. Kann jemand von euch die Kids an einem bestimmten Tag zur Schule fahren, kann in einem gemeinsamen Kalender schnell festgestellt werden, ob der Partner oder einer der Großeltern eventuell frei ist und diese Aufgabe übernehmen kann. Dies erspart zudem viele Anrufe und Nachrichten, um herauszufinden, wem es möglich ist oder nicht.
3. Erhalte eine klare Übersicht deiner zu erledigenden Aufgaben
Wenn du eine Übersicht über alles hast, was gemacht werden muss, kann dies zwar beängstigend sein, doch du hast damit frühzeitig die Möglichkeit zu handeln. Entweder du delegierst oder sortierst nach Prioritäten, wenn es zu viel erscheint. So wirst du alle Fristen einhalten können und nicht so schnell unter Stress geraten.
Eine Organisations-App kann dir zudem helfen, einen klaren Überblick darüber zu bekommen, was noch zu tun ist. Setze dir für jede Tätigkeit Fristen und Erinnerungen, wenn diese bevorstehen. Ist eine Aufgabe überfällig, wirst du noch rechtzeitig zuvor darauf hingewiesen. Einen klaren Überblick über deine Aufgaben zu behalten – egal ob sie arbeitsbezogen sind oder nicht – wird dich dabei unterstützen, dich weniger gestresst zu fühlen, mehr Kontrolle über dein eigenes Leben zu haben und der Konkurrenz bei der Arbeit voraus zu sein.
4. Schaffe eine klare Arbeitsstruktur
Nur wer einen klaren Tagesplan hat, kann ebenfalls am produktivsten arbeiten. Die App hilft dir dabei, deinen Tag übersichtlich und strukturiert zu planen, sodass du nicht nur nichts mehr vergisst, sondern auch ähnliche Tätigkeiten zusammenfügen kannst, was dich produktiver macht.
Wenn du beispielsweise siehst, dass du die Kinder von der Schule abholen musst und einen Einkauf geplant hast, kannst du beides miteinander verbinden. Je mehr Struktur du in deinen Tagesablauf bringst, umso effizienter wirst du sein und weniger Überraschungen werden dich aus der Bahn werfen.
5. Blockiere Zeit für dich selbst
Es ist nicht nur wichtig, seinen Beruf, die Familie und Freunde unter einen Hut zu bringen, sondern auch, dass du regelmäßig Zeit für dich hast. Wenn du eine Lücke siehst, solltest du diese Zeit für dich blocken und zum Entspannen und zur Selbstpflege nutzen. Dies ist sehr wichtig, um Stress abzubauen, deine Produktivität zu steigern und damit du nicht nur von einem Termin zum anderen hetzt, sondern auch Freude am Leben hast.
6. Dokumente hochladen und teilen
Man kann durch die Apps nicht nur anderen Aufgaben zuweisen, sondern ihnen auch Dokumente und Nachrichten über eine Organisations-App senden. Willst du zum Beispiel deinen Kollegen vor einem Meeting eine Besprechungsagenda versenden, kannst du dies bereits zusammen mit dem Termin in der App tun. Damit muss niemand nach einer einzelnen E-Mail suchen, sondern alles ist konsolidiert an einem Platz.
Auch im privaten Bereich ist dies sehr hilfreich, wenn es um Schuldokumente für die Kinder geht, Tickets für den Urlaub oder wichtige Informationen für einen Termin.
Ein Tipp von FlexiSpot zum Schluss:
Wenn du an einem Sitz-Steh-Tisch arbeitest und mindestens jede Stunde deine Position wechselst, wirst du nicht nur deinen Körper entlasten, sondern auch deine Produktivität steigern. Stell dir am besten in deiner Produktivitäts-App Erinnerungen, sodass sie dich benachrichtigt, wenn es wieder an der Zeit ist, im Stehen zu arbeiten.
