Umstellung von Papier auf digitale Dokumente
Laut dem Wall Street Journal (WSJ) drucken die Büroangestellten in den Vereinigten Staaten jedes Jahr mehr als 1 Billion Seiten Papier aus. Im Vergleich zu anderen Büroartikeln ist Papier relativ günstig. Im Durchschnitt kannst eine Schachtel mit 2.500 Blatt Druckerpapier für etwa 40 Euro kaufen. Angesichts der riesigen Mengen an Papier, die von US-Unternehmen gedruckt werden, kann sich das aber trotzdem auf deine Finanzen auswirken.
Wahrscheinlich kannst du den Papierverbrauch deines Unternehmens nicht eliminieren - und das ist auch gut so. Unabhängig davon, was dein Unternehmen macht, wirst du gelegentlich Papierdokumente drucken müssen. Die gute Nachricht ist, dass du die Abhängigkeit deines Unternehmens von Papier reduzieren und dabei Geld sparen kannst, indem du auf digitale Dokumente umsteigst. Wenn du den Druck von Papier durch gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit in der Cloud reduzierst, wird dein Büro energieeffizienter und weniger unordentlich.
Anstatt Dokumente auf Papier auszudrucken, solltest du sie lieber als digitales Dokument speichern, z. B. als Microsoft Word-, Apple Pages- oder PDF-Dokument. Das spart nicht nur Papier, sondern ermöglicht es den Beschäftigten auch, über das Internet oder das WLAN deines Büros auf wichtige Dokumente zuzugreifen.
Hochwertige Büromöbel kaufen
Bei Büromöbeln solltest du nicht an der falschen Stelle sparen, indem du billige Markenprodukte kaufst. Auch wenn du dadurch anfangs ein paar Euro sparst, wirst du auf lange Sicht mehr Geld ausgeben, wenn du die billigen Möbel reparieren oder ersetzen musst. Um das meiste für dein Geld zu bekommen, solltest du in hochwertige ergonomische Stühle (wie den BS1), höhenverstellbare Schreibtische (wie den EHD2) und andere Möbel für dein Büro investieren. Qualitativ hochwertige Möbel kosten in der Regel mehr, aber sie halten länger und bieten einen höheren Nutzen.
Woran erkennst du, dass deine Büromöbel von hoher Qualität sind? Hier sind einige verräterische Anzeichen, auf die du achten solltest:
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Hochwertige Materialien wie Leder für Stühle und Echtholz oder Metall für Schreibtische
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Eiserne Herstellergarantie
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Hergestellt von einer renommierten, bekannten Marke wie FlexiSpot
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24-Stunden-Bürostühle, bei deren Konstruktion besonderer Wert auf Festigkeit, Stabilität und Komfort gelegt wurde, damit sie auch über längere Zeiträume hinweg genutzt werden können
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Ergonomisches Design, das die körperliche Belastung und Ermüdung minimiert
Kaufe mit einer Rewards-Kreditkarte ein
Verwende beim Kauf von Büromaterialien immer eine Rewards Business-Kreditkarte. Eine Rewards-Kreditkarte für Unternehmen belohnt dich mit Bargeld oder einlösbaren Punkten für berechtigte Einkäufe. Die meisten Rewards Business-Kreditkarten bieten 1 bis 5 Prozent Cashback-Belohnungen. Wenn du mit einer solchen Karte Büroartikel im Wert von 1.000 Euro kaufst, erhältst du zwischen 10 und 50 Euro Cashback-Belohnungen.
Wie bei allen Kreditkarten werden auch bei Business Rewards-Kreditkarten in der Regel Zinsen auf Guthaben berechnet, die von einem Monat auf den nächsten übertragen werden. Die jährlichen Zinssätze können zwischen 10 und 30 Prozent liegen, und einige Kreditkarten verlangen auch eine Jahresgebühr. Wichtig ist, dass du deine Business Rewards-Kreditkarte abbezahlst, nachdem du sie für den Kauf von Büromaterial verwendet hast. Sonst hilft sie deinem Unternehmen nicht, Geld zu sparen.
Natürlich solltest du bereits eine Geschäftskreditkarte für den Kauf von Büromaterial verwenden. Sie erstellt einen digitalen Beleg für diese Ausgaben, so dass du sie leicht in den Finanzunterlagen deines Unternehmens erfassen kannst. Der Bonus einer Cashback-Karte ist jedoch nur das Tüpfelchen auf dem i und gleicht einen Teil der Kosten für Büromaterialien aus.
Online einkaufen
Auch wenn du Zugang zu einem oder mehreren Bürobedarfsläden vor Ort hast, solltest du die Kostenvorteile des Online-Einkaufs nicht außer Acht lassen. Die meisten nationalen Bürobedarfsläden haben eine Website, auf der du Bürobedarf kaufen kannst. Abgesehen davon, dass es bequem ist, über das Internet zu bestellen und die Produkte direkt in dein Büro liefern zu lassen, ist der Online-Einkauf von Bürobedarf oft günstiger als der Kauf im Laden. Online-Händler verlangen für Produkte, die sie über ihre Website kaufen, weniger, weil die Bearbeitung der Online-Bestellungen billiger und einfacher ist als beim Kauf im Laden.
Schau auf Ebay nach kostenlosen Artikeln
Mit ein bisschen Glück kannst du kostenloses Büromaterial für dein Unternehmen finden. Auf Ebay, der größten Website für Online-Kleinanzeigen, gibt es einen eigenen Bereich für kostenlose Artikel. Hier kannst du alles finden, von gebrauchten Schreibtischen und Tischen bis hin zu Stiften, Papier, Kartons und vielem mehr. Wie wir aber zuvor erwähnt haben, raten wir dir davon ab Geld in solche Möbel zu stecken, da diese relativ alt und abgenutzt sind und somit nicht für dein Unternehmen oder deine Mitarbeiter geeignet sind.
Wenn du jedoch in einer finanziellen Notlage bist und ein paar grundlegende Dinge brauchst, damit dein Geschäft reibungslos läuft, ist es einen Versuch wert, auf Ebay nachzuschauen. Vielleicht findest du ja einen echten Schatz, wer weiß?
Kaufe ältere PC-Modelle und Computerausrüstung
Wenn es an der Zeit ist, die PCs und Computerausrüstung in deinem Büro aufzurüsten, solltest du nicht die neuesten Modelle kaufen. Kaufe stattdessen Modelle, die im letzten Jahr auf den Markt gekommen sind. Die meisten Experten empfehlen, deinen Computer alle drei bis fünf Jahre auszutauschen. Nach fünf Jahren sind die Computer veraltet, was zu langsameren Geschwindigkeiten, technischen Fehlern und Kompatibilitätsproblemen führt.
Neue Computer werden jedoch zu einem höheren Preis verkauft, weil sie mit der neuesten Hardware ausgestattet sind. Wenn du ein Modell kaufst, das im letzten Jahr auf den Markt gekommen ist, kannst du Hunderte von Euro pro Computer sparen. In einem Büro mit Dutzenden von Computern und den dazugehörigen Geräten kann dein Unternehmen dadurch Tausende von Euro sparen.
