Für manche Menschen ist Organisation eine Selbstverständlichkeit. Für andere ist es, als würde man einen eckigen Pflock in ein rundes Loch stecken. Wenn du zur letzteren Gruppe gehörst, zeigen wir dir, wie du deinen Schreibtisch für maximale Produktivität organisierst. Wenn du zur ersten Gruppe gehörst, findest du hier einige einzigartige Tipps, die deine Organisation noch besser machen.
Wie du deinen Schreibtisch organisierst
1. Räumt alles weg
Der erste Schritt, um deinen Schreibtisch zu organisieren, ist, alles wegzuräumen. Und wenn wir alles sagen, dann meinen wir auch alles. Trenne das Telefon. Ziehe den Stecker des Monitors. Entferne alle Papiere, Akten und Büromaterialien. Wenn du fertig bist, solltest du jeden Quadratzentimeter deines Schreibtischs sehen können.
Bevor du zum nächsten Schritt übergehst, nimm dir ein paar Minuten Zeit, um die überflüssigen Papiere und Büromaterialien zu sortieren. Wirf weg, was du nicht brauchst, und lege den Rest auf Stapel für später.
2. Reinige alle Oberflächen
Solange die Oberseite deines Schreibtischs komplett frei ist, reinige die Oberfläche mit einem weichen Tuch und Desinfektionsmittel. Es dauert weniger als eine Minute, aber es sorgt für ein angenehmeres und gesünderes Arbeitsumfeld.
Und wenn du schon dabei bist, reinige deine Tastatur (eines der schmutzigsten und am schwierigsten zu reinigenden Geräte auf deinem Schreibtisch) mit diesem schnellen und einfachen Büro-Hack: Ziehe einen Streifen durchsichtiges Klebeband durch die Zwischenräume zwischen den Tasten, um Staub, Krümel und Haare herauszuziehen, die sich mit der Zeit ansammeln.
3. Unterteile deinen Schreibtisch in Abschnitte
Jetzt ist es an der Zeit, mit dem Ordnen zu beginnen. Unterteile dazu deinen Schreibtisch in verschiedene Bereiche:
- Monitor/Computer
- Telefon
- Akten & Papier
- Leere Fläche
- Verbrauchsmaterial
Im Folgenden siehst du, was in jeden Bereich gehört.
Monitor/Computer
Dies ist der Platz für dein wichtigstes Werkzeug: einen Monitor und/oder Laptop. Es spielt keine Rolle, ob du einen Laptop allein, einen Laptop und einen peripheren Monitor oder nur einen Monitor (mit einem Desktop-Gerät an anderer Stelle) verwendest, dieses Gerät braucht seinen eigenen Bereich.
Das mittlere Drittel deines Schreibtischs sollte immer für deinen Computer reserviert sein. So kannst du deinen Laptop oder deine Tastatur je nach Bedarf zu dir hin oder von dir weg ziehen. Wenn du genug Platz dafür lässt, kannst du den Platz direkt vor dir immer zum Schreiben, Unterschreiben und Überprüfen von Papieren nutzen.
Telefon
Wenn du ein Festnetztelefon auf deinem Schreibtisch hast, platziere es auf der dominanten Seite in Richtung der Rückseite deines Schreibtisches. So musst du nicht über deinen Körper greifen, um es abzunehmen.
Wenn du kein Festnetztelefon auf dem Schreibtisch hast, kannst du den Platz nutzen, um eine Ladestation für dein Handy oder Tablet aufzustellen. Wenn du keines von beiden hast, verschiebe eines der anderen Fächer hierher, damit du mehr freien Platz an der Vorderseite deines Schreibtischs hast.
Akten und Papier
In der hinteren Ecke gegenüber deinem Telefon platzierst du einen vertikalen Aktenhalter mit vier oder fünf Fächern. Beschrifte diese Fächer mit den folgenden Prioritäten:
- Dringend und wichtig
- Dringend, aber nicht wichtig
- Wichtig, aber nicht dringend
- Nicht wichtig und nicht dringend
Sortiere nun alle Papiere, die du von deinem Schreibtisch entfernt hast, und lege sie in Aktenordner, die einer der vier Kategorien entsprechen. Bewahre diese Ordner in der vertikalen Ablage auf (CB31).
Leerer Platz
Halte einen leeren Platz vor deinem Telefon frei (oder dort, wo dein Telefon stehen sollte). So hast du auf deiner dominanten Seite immer einen schnell zugänglichen Arbeitsbereich zum Schreiben und Organisieren.
Vorräte
Beschränke deine Vorräte auf einige wenige wichtige Dinge und bewahre sie immer am selben Ort auf.
Denke daran, dass du nicht einen ganzen Becher voller Stifte brauchst, wenn ein einziger, hochwertiger Stift ausreicht. Wenn du mit dem Schreiben fertig bist, legst du den Stift immer an den dafür vorgesehenen Platz zurück. Wir legen diese Schreibgeräte gerne auf den Rand unserer Rechenmaschine oder auf die Rückseite unserer Tastatur.
4. Beschränke persönliche Gegenstände
Eine der größten Ablenkungen auf deinem Schreibtisch ist Unordnung in Form von persönlichen Gegenständen. Wenn du also nach einem der besten Tipps für die Organisation deines Schreibtischs suchst, beschränke diese persönlichen Gegenstände auf maximal drei.
Ein Bild von deiner Familie oder deinem Haustier. Ein einzigartiges Souvenir von deiner letzten Reise. Dein Lieblingsstressball. Und das war's. Wenn du dich auf drei oder weniger persönliche Gegenstände beschränkst, kannst du Ablenkungen vermeiden und dich besser konzentrieren.
5. Verstecke Geldbörsen oder Taschen in einer Schublade
Wenn du morgens zu deinem Schreibtisch gehst, solltest du deine Handtasche, deine Tasche und dein Handy nicht einfach auf den Schreibtisch legen. Das ist unnötige Unordnung, die dazu führen kann, dass du dich überfordert fühlst, bevor du überhaupt angefangen hast.
Verstaue deine Tasche oder dein Portemonnaie stattdessen in einer großen Schreibtischschublade, damit du sie nicht siehst und nicht daran denken musst. Und wenn du wirklich Ordnung auf deinem Schreibtisch schaffen willst, solltest du auch dein Handy in diese Schublade legen, damit du nicht ständig nach Benachrichtigungen suchen musst.
6. Richte einen Posteingang ein
Wenn Teammitglieder ständig Papiere auf deinen Schreibtisch bringen, solltest du einen Posteingang einrichten, um Ordnung zu schaffen. Beschrifte den Posteingang mit großen, fettgedruckten Buchstaben, damit jeder weiß, wo er neue Unterlagen ablegen muss. Das hilft dir, deinen Schreibtisch zu organisieren - vor allem, wenn du nicht da bist - indem du alles, was reinkommt, auf einen Bereich deines Schreibtischs beschränkst.
Wenn du dich für einen Posteingang entscheidest, platziere ihn in oder in der Nähe des Bereichs auf deinem Schreibtisch, der auch für den oben erwähnten vertikalen Aktenhalter reserviert ist.
7. Scanne Dokumente, wenn möglich
Wenn du dir Gedanken darüber machst, wie du deinen Schreibtisch organisieren und von all dem Papier, das sich im Laufe des Tages ansammelt, freihalten kannst, scanne so viele Dokumente wie möglich in deinen Computer ein.
Erstelle einen speziellen Ordner auf deinem Computer (z. B. "Gescannte Dokumente") und richte ihn so ein, dass alle neuen Scans dort gespeichert werden. Von dort aus kannst du die Dokumente in spezifischere Ordner verschieben, um sie langfristig zu speichern.
Je nachdem, wie viele Dokumente du hast, dauert das Einscannen nur wenige Augenblicke, aber auf lange Sicht sparst du Zeit und Energie, weil dein Schreibtisch aufgeräumt bleibt.
8. Ordne die Computerkabel
Es gibt nur wenige Dinge, die deinen Schreibtisch unordentlicher erscheinen lassen als ein Wirrwarr von Computerkabeln. Allein das Wissen, dass ein großer Knoten von Kabeln unter deinem Schreibtisch hängt oder auf dem Boden liegt, reicht aus, um selbst die konzentrierteste Person abzulenken.
Investiere in ein Kabel-Organisationssystem (cmp017) und nimm dir eine halbe Stunde Zeit, um die Kabel so zu ordnen, dass sie nicht so unordentlich sind. So wirkt dein Schreibtisch aufgeräumter, auch wenn du die Kabel nie wieder siehst.
9. Lagere Elektronik außer Sichtweite
Wir haben bereits erwähnt, wie du deinen Schreibtisch organisieren kannst, indem du dein Handy während der Arbeit in einer Schublade aufbewahrst. Aber du kannst diese Idee auch nutzen, indem du andere elektronische Geräte außer Sichtweite (oder zumindest außerhalb deines Schreibtisches) aufbewahrst.
Wenn du einen Desktop-Computer für die Arbeit benutzt, stelle die CPU auf den Boden neben oder unter deinen Schreibtisch. Dein Modem und dein Router können ebenfalls dort untergebracht werden - oder sogar in einer Schublade - als Lösung für die Organisation deines Schreibtisches.
10. Räume deinen Platz auf, bevor du ihn verlässt
Wenn du deinen Schreibtisch so organisiert hast, wie du ihn haben willst, solltest du ihn jeden Tag aufräumen, bevor du das Büro verlässt. Hefte die verstreuten Papierstücke in den vertikalen Halter. Lege deinen Stift zurück an seinen Platz. Entferne alle Papierreste, die du nicht mehr brauchst.
Dann wischst du deinen Schreibtisch mit einem feuchten Tuch oder Papiertuch ab, damit sich der Staub nicht stapelt. Der ganze Vorgang sollte nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen. Aber diese paar Minuten werden dir später viel Zeit ersparen und dir helfen, deinen Schreibtisch nicht noch einmal von Grund auf neu zu organisieren.
