Wenn dein Unternehmen in einem Büro arbeitet, brauchst du wahrscheinlich Verbrauchsmaterialien wie Stifte, Papier, Büroklammern, Toner, Computer, Flash-Laufwerke, Etiketten und Möbel, um deine tägliche Arbeit zu erledigen. Diese Kosten fallen bei den meisten Unternehmen regelmäßig an. Für kleine und mittlere Unternehmen mit einem begrenzten Budget kann der Bürobedarf jedoch einen hohen finanziellen Aufwand bedeuten. Viele dieser Unternehmen zahlen am Ende zu viel für Büromaterial, was ihren Gewinn für das Geschäftsjahr schmälert. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, beim Büromaterial deines Unternehmens Geld zu sparen, damit der langfristige Erfolg deines Unternehmens nicht beeinträchtigt wird.
Die Kosten für Büromaterialien erforschen
Bevor wir dir zeigen, wie du beim Büromaterial deines Unternehmens Geld sparen kannst, sollten wir zunächst die Kosten erörtern. Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Budgets für Büromaterialien zur Verfügung. Im Laufe eines Jahres kann ein Unternehmen jedoch leicht Tausende von Euro für den täglichen Bedarf im Büro ausgeben. Laut einem Bericht der LAC Group geben die meisten Unternehmen im Durchschnitt rund 180 Euro pro Mitarbeiter und Jahr für Büromaterial aus, während Anwaltskanzleien aufgrund des hohen Papieraufwands im Durchschnitt run 1.200 Euro pro Mitarbeiter und Jahr für Büromaterial ausgeben. Wenn dein Unternehmen beispielsweise 20 Angestellte hat, kannst du davon ausgehen, dass du etwa 4.000 Euro pro Jahr für Büromaterial ausgibst, vorausgesetzt, dein Unternehmen ist keine Anwaltskanzlei oder ein anderer Rechtsdienstleister.
Führe regelmäßige Prüfungen durch
Geld sparen beim Büromaterial beginnt damit, dass du regelmäßig Audits durchführst. Wie bei anderen organisatorischen, internen Prüfungen geht es darum, festzuhalten, welche Büromaterialien dein Unternehmen derzeit besitzt, wo sie sich befinden und welche Mitarbeiter/innen Zugang dazu haben. So erhältst du einen tieferen Einblick in die Nutzung und den Verbrauch von Büromaterialien in deinem Unternehmen.
Wenn eine Prüfung ergibt, dass dein Betrieb übermäßig viele Büroklammern verbraucht, kannst du deine Beschäftigten dazu anhalten, Büroklammern aus weggeworfenen Dokumenten wiederzuverwenden, anstatt neue zu benutzen. Wenn ein/e Beschäftigte/r deutlich mehr Büromaterial verbraucht als der Rest der Belegschaft, kannst du auch mit ihm/ihr sprechen, um herauszufinden, warum er/sie so viel Material verbraucht.
Tonerkartuschen nachfüllen
Druckertoner ist nicht billig. Statistiken zeigen, dass der Druck einer Seite mit schwarzer Tinte etwa 3,9 Cent bis 5,5 Cent und der Druck einer Seite mit farbiger Tinte 8,3 Cent bis 8,9 Cent kostet. Wenn einem Drucker in deinem Büro die Tinte ausgeht, nimmst du vielleicht an, dass das Auswechseln der Tonerkartusche die einzige Möglichkeit ist, ihn betriebsbereit zu halten. Wenn du jedoch Geld sparen willst, solltest du die Patrone selbst nachfüllen.
Die genauen Schritte zum Nachfüllen einer Tonerkartusche hängen davon ab, ob es sich um einen Tintenstrahl- oder Laserdrucker handelt und wie der Hersteller die Kartusche konstruiert hat. Bei den meisten Tonerkartuschen musst du die folgenden Schritte durchführen, um sie wieder zu befüllen:
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Kaufe ein DIY-Nachfüllset, das mit deiner Tonerkartusche kompatibel ist.
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Öffne deinen Drucker und nimm die Kartusche heraus.
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Öffne die Nachfüllkammer der Kartusche.
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Drücke die Flasche mit der Nachfülltinte in diese Kammer, bis sie etwa zu vier Fünfteln gefüllt ist (überfülle sie nicht, sonst könnte sie im Drucker auslaufen).
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Schüttle die Patrone vorsichtig, damit sich die neue Tinte gleichmäßig verteilt.
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Setze den integrierten Mikrochip, der den Tintenstand der Patrone überwacht, zurück oder ersetze ihn, falls nötig.
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Setze die neu befüllte Patrone wieder in deinen Drucker ein, und schon kann es losgehen!
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Es gibt auch Unternehmen, sowohl vor Ort als auch online, die die leeren Tonerkartuschen deines Unternehmens wiederbefüllen. Das kostet in der Regel mehr, als wenn du die Patronen selbst nachfüllst, aber weniger als wenn du neue Patronen kaufst.
Wenn du dich dafür entscheidest, deine leeren Tonerkartuschen durch neue Kartuschen zu ersetzen, anstatt sie wieder zu befüllen, wirf die alten nicht weg. Einige der größten Büromärkte des Landes bieten Belohnungen für das Recycling leerer Tonerkartuschen an.
Melde dich für Treueprämien-Programme an
Nutze Treueprämienprogramme, um bei den Büroartikeln deines Unternehmens Geld zu sparen. Treueprämienprogramme machen ihrem Namen alle Ehre, denn sie belohnen dich für deine Treue zu einem bestimmten Büroartikelgeschäft. Je mehr du in einem bestimmten Geschäft ausgibst, desto mehr Prämien erhältst du im Rahmen des Programms.
Du kannst jedes Jahr Hunderte oder sogar Tausende von Dollar für den Bürobedarf deines Unternehmens sparen, wenn du ihn über einen Vertrag kaufst. Mit einem Vertrag verpflichtest du dich, eine vorher festgelegte Menge an Verbrauchsmaterial von einem Anbieter zu kaufen, in der Regel als laufende Ausgabe. Du kannst dich zum Beispiel verpflichten, jeden Monat 50 Schachteln Papier, sieben Schachteln Stifte und 20 Schachteln Büroklammern von einem Anbieter zu kaufen. Solange du den Vertrag nicht kündigst (oder er nicht ausläuft), schickt dir der Anbieter diese Büroartikel jeden Monat.
Wie genau kann dein Unternehmen durch den Kauf von Büromaterial über einen Vertrag Geld sparen? Nun, die meisten Anbieter gewähren Unternehmern Rabatte für vertragliche Einkäufe. Der Grund dafür ist, dass die Anbieter im Rahmen eines Vertrags eine größere Menge an Büromaterial an den Unternehmer verkaufen. Daher geben die Anbieter die Einsparungen in Form von niedrigeren Stückkosten an ihre Geschäftskunden weiter. Falls du es noch nicht getan hast, solltest du dich bei deinem bevorzugten Bürobedarfslieferanten erkundigen, ob du einen Vertrag abschließen kannst und wie viel Geld du dadurch beim Kauf von Bürobedarf sparen kannst.
Um die Vorteile der Kosteneinsparungen beim Kauf von Büromaterial über einen Vertrag zu nutzen, solltest du nicht mehr Material kaufen, als dein Unternehmen voraussichtlich verbraucht. Auch aus diesem Grund kann es hilfreich sein, eine Prüfung des Büromaterials durchzuführen. So kannst du herausfinden, wie viel Verbrauchsmaterial dein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verbraucht, und diese Informationen nutzen, um einen Vertrag mit einem Lieferanten für Büromaterial zu schließen.
