Egal ob es sich darum handelt, die Zeit in der Arbeit aufzuschlüsseln, die Familienverpflichtungen zu organisieren oder Reisen zu unternehmen – eine gute Planung kann das Leben enorm erleichtern.
Da die meisten von uns mit ihrer Zeit sehr sparsam und kontrolliert umgehen müssen, sollte man diese genau einteilen und sicherstellen, dass auch all das, was man sich vorgenommen hat, erledigt wird. Sonst passiert es schnell, dass man in Stress gerät. Doch wie kann es einem gelingen, seine Zeit so gut wie möglich zu nutzen? Eine Antwort darauf ist das Blockieren von Terminen und Zeitblöcken.
Wie das Blockieren von Zeit funktioniert
Im Englischen ist „Time-Blocking“ ein Begriff für eine konkrete Form von Zeitmanagement. Dabei konzentriert man sich ausschließlich auf deine Aufgabe in einem bestimmten Zeitblock. Während dieser Zeit sollte nichts anderes stören.
Während einige auf Multitasking schwören, konzentriert sich das Festlegen von Zeitblöcken für bestimmte Aufgaben ausschließlich auf eine Tätigkeit, um von nichts anderem abgelenkt zu werden. Doch dabei muss es sich nicht nur um besonders bedeutende geschäftliche Angelegenheiten handeln, sondern ebenso um die Dinge, die wir gerne tun und unserer Entspannung dienen. Denn zusammen mit den Prioritäten ist auch die Erholung sehr wichtig.
Ein Beispiel: Du planst einen ganz normalen Tag, indem du deine Zeit in Blöcken festlegst. Sei es vormittags, um die wichtigsten Aufgaben im Büro zu erledigen, mittags für ein ungestörtes Essen und einen Spaziergang, um wieder Energie zu tanken, nachmittags, um deinen E-Mails und Benachrichtigungen zu bearbeiten und abends um ins Fitnessstudio zu gehen oder mit deinen Kindern noch etwas zu unternehmen.
Dein Tag wird also in Zeitblöcke unterteilt, welchen du bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten zuteilst. Dabei kannst du dich dann bloß auf diese konzentrieren, ohne abgelenkt zu werden, etwas zu vergessen oder in Stress zu geraten. Damit wird es nicht mehr passieren, dass du sowohl im privaten als auch beruflichen Bereich Dinge bis auf den letzten Drücker aufschiebst und somit irgendwann nur noch Stress hast.
Diese Methode hilft dir vor allem dabei, Erfolge zu sehen. Denn du kannst dadurch sehr viele Punkte deiner To-do-Liste erledigen, was nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch ungemein motiviert. Denn je mehr du abhakst, umso besser fühlst du dich.
Warum Multitasking nicht effektiv ist
Meistens wird Multitasking mit Produktivität gleichgesetzt. Einige behaupten stolz, dass sie viele Dinge gleichzeitig erledigen können. Aber das ist nicht der Fall. Studien haben ergeben, dass bloß etwa 2,5 % Multitasking-fähig sind, während der Rest nur glaubt, darin effektiv zu sein.
Wenn Sie mehr als eine Sache gleichzeitig tun, zum Beispiel einen Kundenanruf entgegennehmen, während du einen Bericht schreibst, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass dir bei der einen Tätigkeit oder gar bei beiden Fehler unterlaufen.
Darüber hinaus hat die Forschung herausgefunden, dass Multitasker weniger produktiv sind, anfälliger für Ablenkungen, fehleranfälliger sind und sich vieles tatsächlich schlechter merken können. Der Grund ist einfach: Es fehlt der Fokus auf eine Tätigkeit.
Wenn du sofort von einer Pflicht zur anderen wechselst, werden die Ergebnisse höchstwahrscheinlich darunter leiden. Selbst einfache Aufgaben werden für diejenigen schwierig, deren Augenmerk geteilt ist. Man kann seine Tätigkeiten besser erledigen, wenn die volle Aufmerksamkeit darauf gerichtet ist.
Es ist ein Mythos, dass man mit Multitasking mehr erreicht. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall, denn dadurch, dass du dich nicht voll und ganz auf eine Sache konzentrierst, wird deine Arbeit in die Länge gezogen. Gehst du eine Aufgabe nach er anderen mit ungeteiltem Fokus an, wirst du viel schneller fertig sein.
So funktioniert das Blockieren von Zeit
Durch die Einteilung deines Tages in Blöcke und das Blockieren für bestimmte Aufgaben wirst du produktiver und schneller fertig sein, es unterlaufen dir weniger Fehler, du bist kreativer und du wirst auch nichts vergessen. Und so geht’s:
1. Erstelle eine To-do-Liste
Noch bevor du mit einer neuen Woche beginnst, solltest du bereits wissen, was heute auf dem Plan steht. Also ist es am besten, wenn du am Sonntagabend deine Wochenplanung erstellst, sodass du Montagmorgen sofort produktiv starten kannst. Liste dabei alles auf, sogar Familienessen oder Treffen mit Freunden. Am besten auch Blöcke für kochen, putzen, die Kinder usw.
2. Sortiere nach Prioritäten
Sortiere deine Liste nun nach Wichtigkeit. Die Aufgaben, die nicht aufschiebbar sind und am meisten Erfolg bringen, sollten ganz oben stehen und eine besondere Beachtung erhalten. Bei der Zeitblockierung solltest du stets mehr Zeit einplanen, als es womöglich benötigen wird, damit du immer einen Puffer hast, sollten Probleme auftauchen.
Damit stellst du sicher, dass du auch mal Dinge schieben kannst, wenn Unvorhergesehenes eintritt. Auch das solltest du mit einplanen. Beginne immer mit den Tätigkeiten und Aufgaben, welche am wichtigsten sind und plane diese für deine produktivste Zeit am Tag.
3. Erstelle die Zeitblöcke
Nachdem du deine Prioritäten für den Tag kennst, erstelle nun die Zeitblöcke und wie viel davon du für jede spezifische Aufgabe verwenden wirst. Vergiss nicht, auch kleinere Dinge einzuplanen, wie die Kinder zur Schule zu bringen, Hausaufgaben zu machen, den Hund ausführen oder ein entspannendes Bad nehmen.
Dieser Zeitplan sieht für jeden anders aus. Er hängt von deinen Lebensumständen, deiner Arbeit und Interessen ab. Du kannst dir für deinen Zeitplan vorlagen kopieren, in denen die wiederkehrenden Dinge bereits vorgefertigt sind. Somit hast du eine gute Übersicht, was immer wieder zu erledigen ist und wo du deine Zeit frei gestalten kannst.
4. Halte den Plan diszipliniert durch
Wichtig ist, dass du an deinem Zeitplan festhältst und nicht einfach Dinge schiebst, weil du gerade keine Lust hast. Damit wirst du nur unnötig Sachen aufschieben und letztlich gegen Ende der Woche in Stress geraten. Wenn du es richtig machst, wird das Gegenteil der Fall sein und du kannst entspannt und stressfrei ins Wochenende gehen.
Doch es wird stets Ereignisse geben, welche deinen Zeitplan komplett durcheinanderbringen können. Daher macht es Sinn, dass du immer so planst, dass du einfach Dinge verschieben kannst. Wenn du zum Beispiel am Freitag eine wichtige Frist hast, plane die Fertigstellung bereits für Mittwoch, sollte dies möglich sein. So hast du noch Luft, wenn es Verzögerungen geben sollte.
Doch sei nicht leichtfertig mit deinen Veränderungen, da sonst das ganze Konzept nicht funktionieren wird. Wenn eine nicht so wichtige Aufgabe hinzukommt, sag Nein oder lege sie für später fest. Deine Prioritäten sind genau das: am wichtigsten.
