Noch vor einem Jahr dachten viele Unternehmer, dass man die Produktivität und Unternehmenskultur in Gefahr bringt, wenn man seine Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lässt. Doch die Pandemie hat gezeigt, dass es einige Vorteile hat und gut klappen kann, wenn man einige Dinge beachtet.

 

Für Unternehmen wie Personaldienstleister, die sich auf Remote-Mitarbeiter und virtuelle Supportteams spezialisiert haben, ist dieser Produktivitätsschub keine Überraschung. Fast alle Bürotätigkeiten lassen sich ebenso virtuell im Homeoffice ausführen und die Zeit, die durch den Wegfall des Arbeitsweges gespart wird, dient nicht selten als produktive Arbeitszeit. Doch ein weiterer Grund, warum dies so gut funktionieren kann, ist, dass die Angestellten zu Hause flexibler sein können und einfach zufriedener sind. Dies wirkt sich letztlich auf die Motivation und damit auch auf die Produktivität aus. 

Doch was ist mit den Führungskräften und Selbstständigen, die während der Pandemie plötzlich so viel zu tun hatten, dass sie es alleine nicht mehr schaffen? Man möchte schließlich keinen fremden Menschen in das private Zuhause setzen. Viele haben schon virtuellen Assistenten gehört, können sich aber nicht viel darunter vorstellen und wie es funktioniert. Lass uns einen näheren Blick darauf werfen.

Was ist ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent ist eine Person, die für Unternehmern oder Einzelpersonen von einem entfernten Standort aus verschiedene Dienstleistungen erbringt.

Es gibt eine Vielzahl von Tätigkeiten, die virtuelle Assistenten tun können. Dazu gehören:

• Social-Media-Management
• Veranstaltungsmanagement
• Verwalten von Kalendern, Terminen und E-Mails
• Erstellen von Berichten
• Persönliche Aufgaben wie Buchung von Hotels und Restaurants
• Digitale Marketingaufgaben

Tatsächlich können sie praktisch alles tun, was sich online erledigen lässt. Virtuelle Assistenten sind zwar nicht vor Ort, aber dennoch ein wichtiger Bestandteil Ihres Geschäfts.

Warum braucht man einen virtuellen Assistenten?

Virtuelle Assistenten sind heutzutage überall. Immer mehr Menschen wenden sich an sie und in Zukunft wird dies die Normalität werden. Hier sind einige Gründe, warum ein VA auch für dich sehr nützlich sein könnte:

1. Besseres Management deiner Mitarbeiter

Angenommen, ein Mitarbeiter der mittleren oder höheren Ebene muss sich zwischen diesen beiden Optionen entscheiden: Eine aktive Rolle bei der Entwicklung von Wachstumsstrategien spielen oder die tägliche Erstellung von Routineberichten. Dabei steht außer Frage, was der produktivere Weg ist. 

Zwar bedeutet das nicht, dass Routinearbeiten weniger wichtig sind, doch du bist nicht die einzige Person, die diese erledigen kann. Warum sie also nicht an jemanden delegieren? Somit werden wichtige, wenn auch weniger anspruchsvolle Funktionen weitergegeben und du kannst dich auf die strategischen Aufgaben konzentrieren.

2. Reduzierte Kosten

Einer der Hauptgründe, warum Unternehmer und Unternehmen ihre Arbeit auslagern, sind die geringeren Kosten. Anstatt einen Vollzeitmitarbeiter für einen kleinen Job einzustellen, kannst du einen Freelancer auf Stundenbasis nutzen. Dies bedeutet zudem auch, dass für das Unternehmen keine Nebenkosten notwendig sind wie Büroausstattung oder Technik und Sozialkosten.

Die meisten virtuellen Assistenten sind bereits Profis auf ihrem Gebiet, sodass du sie auch nicht schulen musst. Damit sparst du wiederum Zeit und Geld ein, da du sofort loslegen kannst, ohne diese erst trainieren zu müssen. 

3. Zeitersparnis

Ein weiterer Grund, warum sich Unternehmer und Selbstständige an virtuelle Assistenten wenden, ist, dass sie viel Zeit sparen. Wir alle wissen, dass Zeit Geld ist – insbesondere im Geschäftsleben.

Angenommen, Sie sind ein kleines Unternehmen ohne Personalabteilung. Ihre Mitarbeiter sollten nicht Stunden damit verbringen, Stellenanzeigen zu veröffentlichen, ein vorläufiges Lebenslauf-Screening durchzuführen, ein Vorstellungsgespräch zu organisieren - alles im Rahmen eines Einstellungsverfahrens für jemanden auf einer Einstiegsposition.

Warum stattdessen nicht all dies überspringen und gleich einen Profi mit bestimmten Aufgaben beauftragen?

Mit virtuellen Assistenten kannst du Experten in kürzester Zeit einstellen. Du sparst viel Zeit, da diese kein Training benötigen. Zudem machen virtuelle Assistenten die Aufgaben üblicherweise sehr viel schneller, da sie ausschließlich damit beschäftigt sind und nicht mehrere Tätigkeiten zur gleichen Zeit erledigen müssen. Diese Lösung ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Was können virtuelle Assistenten tun?

Die Frage sollte hier besser lauten, was virtuelle Assistenten nicht tun können. 

Hier sind einige Beispiele: 

 

1. Verwaltungsarbeit

Sie können alle kaufmännischen Aufgaben übernehmen, die ein traditioneller Verwaltungsassistent ausführt. Das beinhaltet:

• Terminverwaltung - Besprechungen und Termine planen
• Anrufe entgegennehmen
• Dateneingabe
• Organisieren von To-do-Listen und Kalender
• Buchung von Reisearrangements

Im Grunde alles, was ein Verwaltungsassistent normalerweise tut. Der einzige Unterschied besteht darin, dass eine Assistentin der Geschäftsleitung keinen Schreibtisch vor deinem Büro hat. 

 

2. Persönliche Aufgaben

Natürlich kannst du auch einen virtuellen Assistenten einstellen, der dir ebenso bei Aufgaben aus deinem persönlichen Bereich hilft.

Hier sind ein paar Beispiele:

• Organisieren Sie Ihre persönliche To-do-Liste und Ihren Kalender
• Buchung von Reisearrangements für Wochenendtrips oder Urlaube.
• Hilfe beim Einkaufen - Geschenke, Bücher, Schreibwaren, Hardware und vielleicht sogar Kleidung!

Da viele dieser Aufgaben nicht von jemandem persönlich erledigt werden müssen, können sie stattdessen einfach an einen VA ausgelagert werden. 

 

3. Inhaltserstellung

Das Schreiben von Inhalten hat sich in den letzten Jahren an die Spitze der digitalen Marketingleiter katapultiert.

Es gibt einen Grund, warum große Unternehmen häufig Blogbeiträge veröffentlichen. Es hilft, ihre Suchmaschinenoptimierung zu steigern und den Traffic auf ihre Website zu lenken. Jemand, der diesen Prozess überwacht, kann eine großartige Entscheidung für dein digitales Marketing sein.

Wenn du einen Blog hast, der regelmäßig neue Blogbeiträge veröffentlicht, können VA‘s:

• dafür sorgen, dass mehr Leute die Webseite in Suchmaschinen finden
• mehr Traffic für die Webseite generieren
• die Conversion Rate erhöhen
• die Blogeinträge schreiben
• sich um das Posting in sozialen Medien kümmern

Das Problem ist, dass die Erstellung von Inhalten nicht einfach ist. Neben dem Schreiben gibt es eine Reihe spezifischer Aufgaben wie Recherche, Suchen und Bearbeiten von Bildern, Hochladen von Artikeln in den Blog, Suchmaschinenoptimierung und so weiter.

Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, deine Blog-Posts an einen virtuellen Assistenten zu verlegen. Du kannst die Nebenaufgaben wie Bilder oder Uploads oder den gesamten Prozess auslagern.

In gleicher Weise verwenden beispielsweise immer mehr Makler virtuelle Assistenten für ihre Immobilienmarketingaktivitäten – einschließlich der Erstellung von Texten, der Organisation von Besichtigungen, Social Media und so weiter. 

 

4. Finanzen verwalten

Es gibt diese allgemeine Annahme unter Kleinunternehmern, dass VAs ihre Steuergeschichten übernehmen können. In einer idealen Welt könnten sie das, aber in Wirklichkeit benötigt es dazu noch immer einen anderen Profi.

Was sie jedoch tun können, ist, deine Geldmittel zu lenken. Sie können Budgets verwalten, Einkäufe tätigen und deine Ausgaben verfolgen, um die Finanzen so transparent wie möglich zu machen. Zudem können Sie alles auch digital bereits für die Buchhaltung vorbereiten. Somit wirst du nicht erst in letzter Minute alles an den Steuerberater weitergeben.

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