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Warum manche Produktivitätstools mehr schaden als nutzen
25. Feb. 2022
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Als Manager, dass das Team stets sein Bestes gibt. Und das bedeutet, dafür zu sorgen, dass sie alle Werkzeuge haben, die sie brauchen. Leider kann diese neue Kalender-App, das Kommunikationstool oder diese Projektmanagement-Software, die man einführt, manchmal mehr schaden, als dass sie nutzt. 

 

Mit einem höheren Produktivitätsdruck, mehr Erwartungen und weniger Zeit für die Arbeit kann es jedoch unglaublich stressig sein, ein neues, kompliziertes Werkzeug zu erlernen und zu verwenden, welches an sich die Produktivität verbessern sollte. Stattdessen verbringen sie mehr Zeit damit, sich auf ein weiteres Tool einzustellen und es zu pflegen.


Wir alle brauchen die richtigen Werkzeuge, um unsere beste Arbeit zu leisten. Aber was passiert, wenn diese Hilfsmittel stattdessen die Produktivität beeinträchtigen? Bei all den vielen Programmen, Apps und Tools, die wir in der Arbeit verwenden sollen, um angeblich produktiver arbeiten zu können, können wir schnell in den sogenannten Technostress geraten.


Bei Technostress geht es nicht nur um bestimmte Tools oder Apps. Um seine wahre Wirkung zu verstehen, können wir die Stressoren, die Technostress verursachen, in fünf Kategorien einteilen:


1. Invasion 

Hast du auch schon mal deine Arbeit mit nach Hause genommen oder ist es sogar die Regel? Dank Smartphones und Highspeed-Internet sind Jobs selten nur auf den Arbeitsplatz beschränkt. Da die Technologie sowohl in unsere Arbeit als auch in unser Zuhause eindringt, sollte es nicht überraschen, dass wir immer gestresster werden.


2. Überlastung 

Selbst im Büro werden wir des Öfteren und schnell von unserer Arbeit abgelenkt. Da der durchschnittliche Büroangestellte jeden Tag 121 E-Mails und unzählige Nachrichten erhält, fühlen sich die Menschen oft unter Beschuss und überarbeitet.


3. Komplexität 

Viele Mitarbeiter finden manche Tools unnötig komplex und einschüchternd. Jede App verfügt über neue „hilfreiche“ Funktionen und ihren eigenen Fachjargon, den man lernen muss. Sogar Google Mail hat so viele verschiedene Optionen und Einstellungen, dass man ohne Anleitung wahrscheinlich nicht alle kennen wird.


4. Unsicherheit

Leider wird von den meisten Arbeitnehmern erwartet, dass sie das Tool im Laufe der Zeit selbst lernen, ohne dass zusätzliche Schulungen oder Zeit dafür bereitgestellt werden.


Schlimmer noch, viele haben das Gefühl, dass sie durch jemanden ersetzt werden, der es kann, wenn sie nicht mit der neuesten Technologie Schritt halten können. Dies führt zu Unsicherheit, wodurch der Druck auf die Arbeitnehmer noch größer wird.


5. Unberechenbarkeit

Schließlich verspüren viele angesichts der fortschreitenden technologischen Entwicklung ein Gefühl der Instabilität und Unberechenbarkeit, wie ihre Arbeit und ihr Leben morgen aussehen wird.


Betrachtet man die fünf Stresskategorien, sollte es nicht überraschen, dass hochinnovative Unternehmen, die ständig an die Grenzen gehen, den höchsten Technostress aufweisen.


Anzeichen und Symptome von Technostress

Selbst Mitarbeiter, die mit der Technik gut auskommen, fühlen sich von den vielen Apps und Programmen häufig überlastet. Was eigentlich die Arbeit erleichtern sollte, wird zum zusätzlichen Aufwand, denn jedes Tool muss gepflegt werden. 


Dabei steigt das Cortisol im Körper an, ein Stresshormon, was dazu führt, dass das Risiko von Überlastung und Burnout steigt. Die Symptome zeigen sich wie folgt:


Physische Symptome 

Kopfschmerzen, schmerzende Nacken-, Rücken- und Schultermuskulatur, die Unfähigkeit, sich zu entspannen und Bluthochdruck sind nur einige der häufigsten körperlichen Symptome von Technostress.


Mentale Symptome 

Arbeitnehmer, die sich von der Technik überwältigt fühlen, machen mehr Fehler, sind letztlich weniger produktiv, haben Konzentrationsschwierigkeiten, eine niedrige Motivation und können depressiv, geistig erschöpft und zynisch gegenüber der Technologie werden.


Emotionale Symptome 

Technostress kann auch Panik-/Angstattacken, Isolationsgefühle, Reizbarkeit sowie weniger Zeit zum Nachdenken, Work-Life-Ungleichgewicht, verringerte Arbeitszufriedenheit und erhöhten mentalen und zeitlichen Druck verursachen.


Kombiniert man diese mit all den anderen Dingen, die zu Stress am Arbeitsplatz beitragen können, schaden diese neuen Produktivitätstools mehr, als dass sie helfen. Schlimmer noch, das Team verwendet sie möglicherweise nicht einmal. Studien haben ergeben, dass Technostress dazu führen kann, dass Arbeitnehmer technikbezogene Verfahren ignorieren oder vermeiden. Also wird letztlich Geld zum Fenster hinausgeworfen.


So kann man Technostress vermeiden

Das soll nicht heißen, dass man grundsätzlich aufhören sollte, Produktivitätstools einzuführen. Die Vorteile beim richtigen Einsatz neuer Technologien können die Nachteile von Technostress bei Weitem aufwiegen.


So kann es mit der Einführung eines Produktivitätstools klappen

Schritt 1: Bewerte das Risiko

Der erste Schritt besteht darin, sich ein klares Bild von der aktuellen Situation zu machen. Achte vor allem auf die zusätzliche Zeit, die für neue Tools aufgewendet wird (insbesondere außerhalb der Arbeitszeiten), um eine Vorstellung davon zu bekommen, wo die Menschen Probleme haben.


Schritt 2: Allgemeines Bewusstsein schärfen

Ein großer Teil der Prävention von Technostress besteht darin, sich seiner Ursachen bewusst zu sein und sie direkt anzugehen. Daher muss sichergestellt werden, dass das Team weiß, dass es sich zu Wort melden kann, wenn es mit einem neuen Tool zu kämpfen hat.


Schritt 3: Grenzen einhalten

Oft beklagen Arbeitnehmer, dass sie (unausgesprochen oder anderweitig) erwarten, Arbeit mit nach Hause zu nehmen oder abends und am Wochenende ihren Posteingang zu überprüfen.


Um Technostress zu vermeiden, sollten Manager deutlich machen, dass Arbeitnehmer außerhalb der Arbeitszeiten nicht auf geschäftliche E-Mails antworten dürfen. Dazu gehört, dass keine widersprüchlichen Nachrichten gesendet werden, indem Mitarbeiter gelobt werden, die E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten beantworten.


Es mag verlockend sein, die Mitarbeiter zu ermutigen, jederzeit online zu sein, doch wenn man ihnen Zeit ermöglicht, sich von der Arbeit zu trennen, wird man letztlich zufriedenere und erfolgreichere Arbeitnehmer haben.


Schritt 4: Technologiespezifisches Training durchführen

Der wichtigste Schritt besteht darin, genügend Ressourcen bereitzustellen, um das Personal angemessen in der neuen Technologie zu schulen. Dies kann die meisten der beitragenden Faktoren einschließlich Komplexität, Ungewissheit und Unsicherheit, reduzieren, bevor sie die Chance haben, zu Technostress zu führen.


Schritt 5: Reduzieren Sie unnötige Kommunikation

Einer der Hauptvorteile der Technologie in modernen Unternehmen ist die Kommunikation. Wir kommunizieren mit unseren Teams, Kunden, Klienten und Lieferanten. All diese Kommunikation trägt jedoch zur Überlastung bei.


Diese schicke neue Chat-App mag wie eine großartige Möglichkeit erscheinen, das Team stets auf dem Laufenden zu halten, doch es kann auch zur Überlastung führen. Indem man die Initiative ergreift, um unnötige Kommunikation zu minimieren, kann man dazu beitragen, den damit verbundenen Stress zu reduzieren.


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