In einer Welt des Multitaskings und der ständigen Ablenkungen – vom Ping von einer SMS oder von E-Mails bis hin zur intensiven Arbeit im Homeoffice in den letzten beiden Jahren – ist Zeitmanagement eine der größten Herausforderungen, denen wir gegenüberstehen. Wir haben vielleicht das Gefühl, dass wir mehr machen und in gewisser Weise tun wir das auch, aber wir erreichen dabei tatsächlich weniger. Ist es also heutzutage möglich, den Arbeitsstil zu rationalisieren, produktiver zu sein und etwas Zeit für den Tag zurückzugewinnen, um sich auf das große Ganze, die Strategie und das Brainstorming zu konzentrieren, wodurch man bei der Arbeit effektiver wird?
Warum ist Multitasking so wirkungslos?
Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass das Gehirn nicht effektiv oder effizient zwischen Aufgaben wechseln kann. Tust du es dennoch, verlierst du tatsächlich Zeit. Es dauert viermal länger, sich von einer Tätigkeit auf die andere zu konzentrieren. Multitasking kostet tatsächlich Zeit. Zudem ist beim Multitasking die Fehlerquote in hohem Maße höher. So geschieht es sehr viel schneller, dass du eine E-Mail versendest und versehentlich „Allen antworten“ anklickst und etwas Vertrauliches preisgibst, das nicht für alle gedacht war.
Darüber hinaus haben Studien gezeigt, dass wir beim Multitasking eine viel geringere Retentionsrate dessen haben, was wir lernen, was bedeutet, dass du die Arbeit möglicherweise wiederholen musst oder die nächste Aufgabe möglicherweise nicht gut erledigst, weil du die gelernten Informationen gleich wieder vergessen hast. Jeder beschwert sich heutzutage über Gedächtnisprobleme – sie sind Symptome dieser Multitasking-Epidemie.
Haben sich die Ablenkungen in den letzten Jahren vervielfacht und wenn ja, wie?
Die schlimmste Ablenkung ist unser Smartphone. Es gibt keine sicheren Zonen mehr, in denen man den Stecker ziehen kann. Man hat das Gefühl, stets beschäftigt zu sein und etwas zu tun – es ist eine Sucht. Das Volumen der Aufgaben in unserem Leben, die wir jetzt über einen Bildschirm statt taktil erledigen können, hat exponentiell zugenommen. Es ist mehr als nur eine E-Mail. Es ist alles, was wir auf Bildschirmen tun können – mit Freunden in Kontakt bleiben, Geschäfte machen, Spiele spielen, Netflix schauen, recherchieren, ein Pinterest-Board erstellen. Einige davon sind ab und zu gut, aber nicht ständig.
Dies hat sich in den letzten zwei Jahren noch verschärft, weil alle die ganze Zeit vor den Bildschirmen waren. Die Leute hatten Angst, dass sie ausgeschlossen würden oder den Anschein erweckten, als würden sie nicht arbeiten, also verstärkten sie ihre Präsenz bei Zoom-Anrufen von Tag zu Nacht, angetrieben von einer physiologischen Sucht und der Angst, „weg“ zu sein. Wenn man keine Bildschirmpause einlegt und spazieren geht, ist das nicht gesund.
Wie kann man die Digitalsucht durchbrechen?
Wenn wir aus der Pandemie herauskommen und anfangen, ins Büro zurückzukehren oder in Cafés in der Nachbarschaft zu arbeiten, müssen wir sehr entschlossen und konsequent sein, um unsere Bildschirmsucht zu brechen. Wer ist für deine Aufmerksamkeit verantwortlich? Das bist ausschließlich du selbst!
Wir müssen uns wieder daran gewöhnen, ein Buch zu lesen oder ohne Telefon spazieren zu gehen. Es ist nicht nur wichtig für die körperliche und mentale Gesundheit, regelmäßige Pausen ohne digitale Ablenkungen einzulegen, sondern es macht uns tatsächlich auch produktiver.
Jeder ist verzweifelt danach, sich wieder mit Menschen und Musik zu verbinden und Zeit für Erneuerung zu finden, aber es erfordert wirklich bewusste Anstrengung. Wir wurden während der Pandemie hineingezogen und haben vergessen, wie man sich nicht mehr die ganze Zeit ablenkt. Während COVID-19 waren wir mehr denn je zu Hause, aber nicht so präsent, wie wir sein sollten. Nun müssen wir wieder lernen, uns nicht die ganze Zeit abzulenken und ohne die digitalen Geräte zu sein.
Warum ist es in der heutigen Welt so wichtig, Ablenkungen zu minimieren?
An der University of British Columbia wurde eine Studie durchgeführt, bei der eine Gruppe von Teilnehmern angewiesen wurde, das Abrufen von E-Mails eine Woche lang auf dreimal täglich zu beschränken. Eine andere Gruppe wurde angewiesen, E-Mails so oft wie möglich abzurufen. Dann wurden beide angewiesen, in der folgenden Woche zu wechseln. Alle Teilnehmer wurden gebeten, tägliche Umfragen zu ihrem Stresslevel beantworten und die Ergebnisse zeigten, dass die Teilnehmer während der Woche mit eingeschränkter E-Mail-Nutzung deutlich weniger täglichen Stress erlebten als während der Woche mit unbegrenzter E-Mail-Nutzung. Weniger Stress wiederum sagte ein höheres Wohlbefinden voraus. Es klingt offensichtlich, aber unser Gehirn zum Multitasking zu zwingen und ständig von Aufgabe zu Aufgabe zu wechseln, ist stressig und kann unsere geistige Gesundheit wirklich belasten.
Wie können wir intelligenter arbeiten?
1. Baue Bildschirmpausen in deinen Zeitplan ein, sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause. Die Länge sollte jeweils mindestens 1–3 Stunden betragen, damit du dich tiefer und auf andere Weise mit Problemen beschäftigst, lernst, schreibst, nachdenkst, sprichst usw.
2. Vermeide E-Mails und alle Bildschirme in der ersten und letzten Stunde des Tages, damit du aufwachen und dich einer tieferen, konzentrierteren Aktivität widmen kannst. Und nachts zeigen Schlafstudien, dass das Sitzen vor einem Computerbildschirm oder der Smartphone-Bildschirm den Schlaf stört.
3. Wenn du deinen Tag zwischen Meetings und Aufgaben planst, wird es einfacher, sich nicht ablenken zu lassen. Es ist am besten, alles in einem einzigen System im Auge zu behalten – von Besprechungen bis hin zu Tätigkeiten, sowohl privat als auch beruflich – was dir hilft, dich zu konzentrieren und Prioritäten zu setzen.
Nichts fühlt sich besser an als die ungeteilte Aufmerksamkeit für einen anderen Menschen – oder dich selbst. Daher solltest du dies zur Regel machen und nicht zur Ausnahme. Gewöhne dir gesunde Angewohnheiten insbesondere am Morgen und vor dem Schlafengehen an, damit du ohne Ablenkung entspannt in den Tag starten oder schlafen kannst.
Geh an die frische Luft und lass dein Handy dabei zu Hause oder im Büro und konzentriere dich auf den Moment. Höre Musik, meditiere oder lese ein gutes Buch. Auch dabei solltest du unbedingt auf Multitasking verzichten. Es wird Sie von der Gewohnheit des Multitaskings befreien. Wir müssen aus der digitalen Überlastung wieder heraustreten, um uns neu aufzuladen und zu zentrieren.
