Die wenigsten Unternehmen denken daran, nach einigen Jahren ihr Büro auf den neuesten Stand zu bringen oder ihm ein Facelift zu verpassen. Wenn nicht gerade ein Umzug der Räumlichkeiten ansteht, stehen nach 20 Jahren noch immer die Möbel darin, die man ursprünglich angeschafft hatte.
Doch ein Neuanfang ist alleweil spannend. Aber etwas Neues anzufangen ist nicht immer einfach, und das gilt ganz besonders, wenn es darum geht, dem Büro einen neuen Look zu verleihen. Die Neugestaltung eines Büros erfordert eine sorgfältige Planung, um den Platz und vor allem auch das Budget optimal zu nutzen. Und genau wegen des letzten Punktes dauert es oft Jahrzehnte, bis eine Umgestaltung endlich stattfindet.
Während viele Dinge im Leben in sehr routinemäßigen Abständen erledigt werden sollen, fallen Büroumgestaltungen nicht in die gleiche Kategorie wie ein Ölwechsel und Zahnarztbesuche. Anstatt daran zu denken, wie lange es seit der letzten Neugestaltung her ist, ist es wichtiger, nach anderen Anzeichen dafür zu suchen, dass es an der Zeit sein könnte, die Gestaltung des Büros zu überdenken.
Dabei macht die Büroumgebung so viel aus, wenn es um den Wohlfühlfaktor und die Produktivität der Mitarbeiter geht. Und es kann sich vor allem daneben auf die körperliche Gesundheit auswirken, wenn es darum geht, die alten Möbel mit ergonomischeren zu ersetzen. Es gibt sehr viele Gründe, warum man – auch im Homeoffice – in regelmäßigen Abständen über eine ordentliche Renovierung nachdenken sollte. Hier sind einige Hauptgründe dafür:
1. Die Produktivität soll verbessert werden
Die Produktivität wird von vielen Faktoren geprägt, aber die Arbeitsplatzgestaltung gehört zu den wichtigsten. Wenn ein Bürolayout den Mitarbeitern nicht die Unterstützung gibt, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizient erledigen zu können, kann sich der Zeitverlust dadurch schnell summieren. Wenn das Team nicht so produktiv zu sein scheint, wie es sein könnte, oder wenn bestimmte Probleme im Büro erwähnt werden, kann eine Neugestaltung des Büros eine sehr lohnende Option sein.
Ein gutes Beispiel sind die Büromöbel. Was vor einigen Jahren vielleicht dem neuesten Stand betraf, ist heute sicherlich nicht mehr der Fall. So sollte man unbedingt darüber nachdenken, Sitz-Steh-Tische zu integrieren, um nicht nur die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern, sondern auch das allgemeine Wohlbefinden und um die Produktivität zu steigern.
Die gilt vor allem auch für Bürostühle, da diese sich im Laufe der Zeit abnutzen. Sind diese schon weit über zehn Jahre alt, sollte man sehr dringend über Ersatz nachdenken. Dies kommt den Mitarbeitern nur zu Gute, also ist es eine lohnende Investition.
2. Das Unternehmen wächst oder verändert sich
Nur weil ein Bürodesign zu einem bestimmten Zeitpunkt gut funktioniert hat, bedeutet das nicht unbedingt, dass es noch immer das Richtige ist. Wenn sich Unternehmen weiterentwickeln, entwickeln sich auch die Dinge, die sie in ihrem Bereich benötigen. Wenn mehr Angestellte dem Team beitreten, ist es ein perfekter Zeitpunkt, um sich das Design des Raums genau anzusehen.
Müssen die Möbel umgestellt werden, um Platz für neue Arbeitsplätze zu schaffen, oder sollte das komplette Layout geändert werden, um den Platz effizienter zu nutzen? Was ist mit dem Trend zu Hotdesks? Sollte man vielleicht sogar darüber nachdenken, mehr in die Homeoffices der Mitarbeiter zu investieren und einen kleineren Büroraum anzumieten, um Kosten zu sparen?
Die Büro-Set-ups von vor 20 Jahren funktionieren so dieser Tage schlichtweg nicht mehr, schon alleine wegen der Technik. Auch die Mitarbeiter möchten heute sehr viel mehr Möglichkeiten bei der Auswahl ihrer Arbeitsumgebung haben, als es früher der Fall war. Man wird nicht gerne bleiben wollen, wenn man gezwungen wird, an einem Platz zu arbeiten, der einem nicht liegt und wo man nicht das Beste geben kann.
3. Neue Talente anziehen und halten
Wer sich bei einem Unternehmen bewirbt, welches nach den 90er-Jahren riecht und auch so aussieht, wird keinen guten Eindruck gewinnen. Es kann darauf zurückgeführt werden, dass sich der Arbeitgeber nicht um die Angestellten kümmert. Die Vergünstigungen am Arbeitsplatz müssen heute schon einiges mehr als einen kostenlosen Kaffee oder frisches Obst bieten.
Unsere Arbeit ist ein so großer Teil unseres Lebens und es ist nur natürlich, dass Menschen für Unternehmen arbeiten wollen, die Büros haben, in denen sie gerne Zeit verbringen. Wir neigen dazu, von Umgebungen angezogen zu werden, die uns inspirieren und dafür sorgen, dass man sich engagiert fühlt. Wenn Menschen also ihre Karrieremöglichkeiten in Betracht ziehen, ob sie aktiv nach einem neuen Job suchen oder sich nur fragen, welche Möglichkeiten sie haben, kann die Bürogestaltung ein Faktor bei ihrer endgültigen Entscheidung sein.
Die Büromodelle von heute müssen jünger sein, was bedeutet, dass ein Büro, welches nur aus einem Großraumarbeitsplatz und ein paar Meetingräumen besteht, nicht mehr mithalten kann. Es muss Raum geschaffen werden, indem sich die Angestellten zurückziehen können, um sich leichter zu konzentrieren, Plätze für Brainstorming, am besten Außenbereiche, Fitnessbereiche und Entspannungsmöglichkeiten. Die Generationen heute wollen auch bei ihrer Arbeit etwas erleben. Und das zu Recht!
4. Das Büro spiegelt die Marke nicht wider
Ein Tech-Betrieb, welches in veralteten Büroräumen tätig ist, wird bei Besuchern keinen Eindruck machen. Wenn Unternehmen ihre Büros so gestalten, dass sie Markenelemente enthalten und ihre Unternehmenskultur widerspiegeln, kann man sofort eine starke Vorstellung davon bekommen, worum es bei dem Unternehmen geht. Gibt es jedoch eine Diskrepanz zwischen Wahrnehmung und Realität, können Besucher und Mitarbeiter gleichermaßen gemischte Botschaften erhalten.
Beispielsweise könnte ein Technologieunternehmen, das stolz darauf ist, hochinnovativ und auf dem neuesten Stand der Technik zu sein, eine Neugestaltung in Betracht ziehen, wenn seine Einrichtung allmählich veraltet aussieht. Die Neugestaltung des Büros, um die Markenpersönlichkeit besser widerzuspiegeln, kann nicht nur dazu beitragen, die Wahrnehmung der Marke zu verbessern, sondern gleichzeitig auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter stärken.
Dieser Grund vermischt sich mit einigen anderen wie beispielsweise die Attraktion von neuen Talenten. Die Menschen müssen sich mit ihrem Unternehmen identifizieren können und einen guten Eindruck gewinnen, sonst wird sich dies nicht sonderlich positiv auf ihre Arbeit auswirken.
