Virtuelle Teams sind aktuell einer der wichtigsten Trends der Bürowelt. Die Entwicklung, die sich bereits vor Corona abgezeichnet hat, wurde durch den Ausbruch der Pandemie und neue Herausforderungen wie die Corona Pandemie weiter verstärkt. Da dieses Modell den herkömmlichen Arbeitspraktiken in Deutschland allerdings stark zuwider läuft, gibt es beim Thema Virtual Team weiterhin viele Fragen und Unsicherheiten.
Deshalb erklären unsere Experten in diesem Ratgeber, was ein virtuelles Team eigentlich ausmacht und warum immer mehr Firmen auf dieses Arbeitsmodell zugreifen. Darüber hinaus wollen wir aber auch einen Blick auf die Herausforderungen virtueller Teams werfen und diskutieren, was Führungskräfte bei einer solchen Organisationsstruktur unbedingt beachten müssen.
Was ist ein virtuelles Team?
Ein virtuelles Team ist eine Arbeitsgruppe, die temporär oder dauerhaft an einem gemeinsamen Projekt arbeitet. Wie der Name bereits vermuten lässt, findet die Kommunikation dabei ausschließlich virtuell statt, also über Telefon und vor allem über Online-Kommunikationsmittel.
Das Team ist dabei standortunabhängig zusammengestellt. Die Mitarbeiter können sich sowohl im Home Office in derselben Region, in Niederlassungen im ganzen Land oder sogar an Arbeitsplätzen in unterschiedlichen Zeitzonen befinden.
Ein virtuelles Team kann also bedeuten, dass dein gewohntes Team aus dem Unternehmen jetzt einfach aus dem Home Office mit Hilfe von digitalen Kommunikationskanälen zusammenarbeitet. Es kann aber auch bedeuten, dass du dich in einem Team mit Experten aus Indien, China und den USA wiederfindest.
Kurz gesagt: Ein virtuelles Team definiert sich nicht über regionale Zugehörigkeit, sondern über eine gemeinsame Zielsetzung bzw. ein gemeinsames Projekt. Dabei ist es durchaus möglich und sogar wahrscheinlich, dass du deine Teammitglieder während des gesamten Projekts nur online triffst – Meetings im Konferenzraum oder kurzes Plaudern an der Kaffeemaschine gehört damit endgültig der Vergangenheit an.
Warum sind virtuelle Teams so beliebt?
Immer mehr Unternehmen auf der ganzen Welt greifen auf ausschließlich virtuelle Teams zurück. Das hat verschiedene Gründe. Einer der wichtigsten dürfte sicherlich die Kostenkontrolle sein. Denn mit Teams, die ausschließlich virtuell agieren, lassen sich gleich bei mehreren Posten drastische Kostensenkungen vornehmen.
So zum Beispiel bei den Personalkosten. Virtuelle Teams ermöglichen es Unternehmen, für jedes Projekt das perfekte Team aus Spezialisten und Führungskräften zusammenzustellen -ganz egal, wo sich diese Mitarbeiter geographisch aufhalten. Durch diese Distribution an Manpower und Wissens-Ressourcen benötigt man nicht mehr jede Fachkraft an jedem Standort. So können die Personalkosten deutlich gesenkt werden.
Aber auch die allgemeinen Verwaltungskosten werden durch virtuelle Teams gesenkt. Schließlich wird dabei fast ausschließlich vom Home Office aus gearbeitet, wodurch das Unternehmen die Ausgaben für Möbel, Miete und Nebenkosten reduzieren kann. Auch der Aufwand für teure Reisen wird minimiert. Schließlich ist das Kennzeichen eines virtuellen Teams ja gerade, dass Teammitglieder auf der ganzen Welt online miteinander kommunizieren, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.
Darüber hinaus überzeugen virtuelle Teams durch ein deutlich geringeres Infektionsrisiko für Unternehmen. Das sorgt schon während der normalen Grippewelle dafür, dass das Unternehmen deutlich weniger Fehlzeiten hinnehmen muss. Und in Zeiten der Covid-19 Pandemie ist eine Verringerung des Infektionsrisikos am Arbeitsplatz natürlich noch wichtiger geworden.
Virtuelle Teams entsprechen darüber hinaus aber auch den Ansprüchen moderner Arbeitnehmer. Durch 2 Jahre Covid-19 haben sich viele Arbeitnehmer an die Vorteile des Home Office gewöhnt und wollen diese auch in Zukunft nutzen. Durch virtuelle Teams ermöglichst du deinen Mitarbeitern eine bessere Work-Life Balance, was nicht nur zur motivierteren und glücklicheren Teams sondern auch zu einer engeren Unternehmensbindung führt.
In einer globalisierten Welt werden virtuelle Teams darüber hinaus immer wichtiger, um über mehrere Zeitzonen hinweg einen lückenlosen Service für die eigenen Kunden anbieten zu können. Die weltweite Kommunikation wird durch solche Teams nicht nur effizienter und schneller, sondern kann darüber hinaus auch an 24 Stunden am Tag zur Verfügung gestellt werden.
Herausforderungen und Nachteile virtueller Teams
Virtuelle Teams können für viele Unternehmensformen also sehr vorteilhaft sein und werden daher völlig zu Recht immer beliebter. Allerdings kann auch das Arbeiten in virtuellen Projektgruppen verschiedene Herausforderungen beinhalten. Vor allem in Deutschland, wo im Gegensatz zu vielen anderen Ländern immer noch eine starke Präsenz Kultur herrscht, kann der Umstieg auf virtuelle Arbeitsgruppen oft schwer fallen.
Zunächst müssen natürlich die technischen Voraussetzungen für ein solches Team gegeben sein. Damit man auch wirklich virtuell zusammenarbeiten kann, müssen die Mitarbeiter mit der nötigen Soft- und Hardware ausgestattet werden. Außerdem müssen die Teammitglieder im Umgang mit neuen digitalen und virtuellen Kommunikations- und Arbeitsmitteln geschult werden, vor allem in den Bereichen Datenschutz und Sicherheit.
Außerdem müssen neue Methoden für das Teambuilding gefunden werden. Zuvor entstanden Bindungen auf der Arbeit eben nicht während der eigentlichen Arbeitszeit, sondern in der Mittagspause oder bei einer kurzen Unterhaltung auf dem Gang. Wenn für diese sozialen Interaktionen kein Ersatz gefunden werden kann, dann kann im Team auch kein echter Zusammenhalt entstehen – das ist allerdings entscheidend für den Erfolg eines Projekts.
Noch schwieriger ist die Gewöhnung an virtuelle Teams allerdings häufig für Führungskräfte, die das Gefühl haben, einen Kontrollverlust über die eigene Arbeitsgruppe zu erleiden. Schließlich muss man sich bei virtuellen Teams ganz darauf verlassen, dass jeder seinen Anteil aus dem Home Office erledigt, auch wenn einem der Chef nicht über die Schulter schaut.
Die Praxis hat aber bewiesen, dass die meisten Mitarbeiter so sogar besser arbeiten können, als wenn es zu einer ständigen Kontrolle kommt. Wichtig dafür ist allerdings, dass die Führungskraft den eigenen Mitarbeitern vertraut und dies auch deutlich kommuniziert. Das Ziel sollte eine Unternehmenskultur sein, in der jedes Teammitglied alles für das gemeinsame Ziel gibt und Verantwortung für den eigenen Zuständigkeitsbereich übernimmt.
Virtuelle Teams: Ausblick und Fazit
Dass man plötzlich nur noch online arbeitet, in den meisten Fällen sogar mit Menschen, die man niemals persönlich getroffen hat, kann am Anfang ganz schön ungewohnt sein. Darüber hinaus werden viele von uns den Kaffeeklatsch oder das gemeinsame Essen in der Mittagspause schmerzlich vermissen. Und auch die technischen Voraussetzungen für ein virtuelles Team müssen erstmal gemeistert werden.
Trotzdem: Virtuelle Teams sind die Zukunft, das ist unbestritten. Umso schneller Unternehmen den Wandel hin zu virtuellen Arbeitsgruppen organisieren können, umso größer wird der Wettbewerbsvorteil dieser Unternehmen in den nächsten Jahren sein. Schließlich bieten die virtuellen Teams, trotz aller Hindernisse, ein unglaubliches Potenzial, das auf keinen Fall ungenutzt bleiben sollte.
