Auch wenn das Homeoffice für viele bald der Vergangenheit angehört, hat uns die Pandemie-bedingte Situation das ein oder andere gelehrt. Und neben Erkenntnissen brachte es auch eine ganze Reihe von Trends und Entwicklungen mit sich, die vermutlich auch in der Zeit nach Corona noch da sein werden.
Eine dieser Entwicklungen sind Videomeetings. Da sich viele Unternehmen aufgrund von Lockdowns und Verlegungen ins Homeoffice nicht mehr örtlich treffen konnten, wurden viele Besprechungen in die virtuelle Welt verlegt. Und auch, wenn Konferenzen bald wieder in geschlossenen Räumen, Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden können, sind Videomeetings eine echte Alternative geworden.
Dadurch lässt sich nicht mehr ausschließen, dass auch in Zukunft vermehrt Treffen über Webcam und Kamera abgehalten werden. Damit Sie auch in Zukunft für jedes Videomeeting gerüstet sind, geben wir Ihnen ein paar Tipps auf den Weg.
Auftreten
Eines der großen Probleme von Telefonkonferenzen ist, dass man sein Gegenüber nicht sehen kann. Bei Videomeetings sieht das ein bisschen anders aus: Hier sieht man seine(n) Gesprächspartner in der Regel und kann so besser Körpersprache und Mimik des anderen deuten, was häufig beim Verständnis von Sachverhalten helfen kann. Ebenso wichtig ist aber, dass man mit seiner eigenen Körpersprache seine Interessen mit Nachdruck vertreten kann.
Am besten ist es, wenn man sich die Konferenz als direktes Gespräch vorstellt: Reden Sie so mit Ihrem Gegenüber, wie Sie auch in einem nicht-virtuellen Treffen mit dieser Person sprechen würden. So nehmen Sie automatisch eine natürliche Haltung ein und wirken selbstbewusst, was sich auch auf Ihre Art zu Sprechen auswirkt.
Aussehen
Neben einem sicheren Auftreten ist vor allem ein gutes Aussehen wichtig. Auch, wenn die Besprechung virtuell veranstaltet wird, bedeutet das nicht, dass man nicht professionell angezogen sein kann: Ein Anzug oder ein der jeweiligen Arbeit entsprechendes Outfit sollte hier dennoch getragen werden. Dies wirkt nicht nur professionell auf die Gesprächspartner, es verleiht einem unterbewusst auch ein Gefühl der Seriosität.
Ebenso ist ein adrettes, gepflegtes Aussehen elementar: Die Haare sollten in Ordnung, der Bart (bei den Männern) gepflegt und die Zähne geputzt sein. Hier geht es neben der Außenwirkung auch um die innere Sicherheit und das Selbstvertrauen, dass durch solche Justierungen des eigenen Aussehens erzeugt werden kann.
Ringlicht
Wer regelmäßig Streamern auf Twitch oder YouTube zusieht, der kennt diese Helfer vermutlich bereits: Die kreisrunden Lampen erzeugen ein helles Licht, dass das komplette Gesicht des Aufgenommenen erhellt. Dabei lässt sich bei vielen Modellen die Helligkeit und auch der Farbton einstellen, um das Licht ideal anpassen zu können.
Neben Ringlichtern sind auch Softboxen sehr beliebt. Diese quadratischen Boxen kommen zwar eher bei Produktfotos und Fotoshootings zum Einsatz, haben sich aber auch beim Streaming und bei Videokonferenzen bewährt.
Webcam / Kamera
Damit man vor der Kamera eine gute Figur macht, ist die Kamera selbst ebenso wichtig wie das persönliche Auftreten oder die passenden Lichtverhältnisse. Gerade im Rahmen von professionellen Videokonferenzen ist eine gute Kamera Pflicht. Dabei sollte das Modell auf jeden Fall mindestens 1080p als Auflösung anbieten, alles darunter ist mittlerweile veraltet und könnte unprofessionell wirken.
Bei der Kamera sollte wirklich Wert auf Qualität gelegt werden. Zwar ist dies in der Regel auch mit höheren Kosten verbunden, es handelt sich aber um eine Investition, die sich auf Dauer bezahlt macht.
Mikrofon
Neben dem Bild ist der Ton natürlich auch wichtig. Damit man Sie während der Konferenz richtig wahrnehmen kann, ist ein gutes Mikrofon Voraussetzung. Viele Webcams verfügen heutzutage über gute eingebaute Mikrofone, man kann hier also zwei Punkte auf einmal abarbeiten.
Aber auch ein eigenes Mikro kann Sinn machen: Neben der Tatsache, dass die eingebauten Mikrofone häufig sehr schlecht kalibriert sind und somit auch viele Hintergrundgeräusche aufnehmen, gibt ein eigenes Mikro sehr viel mehr Flexibilität. So kann man das Mikrofon mit dem passenden Tischstativ auch der eigenen Sitzposition anpassen.
Außer dem Mikrofon ist auch die Sprache nicht zu vernachlässigen: Sprechen Sie immer klar und deutlich. Vermeiden Sie es, zu flüstern und stellen Sie sicher, dass Sie jeder Gesprächspartner gut hören kann. Und tun Sie sich bitte selbst einen Gefallen und stellen Ihr Mikrofon auf Stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen – so lassen sich viele unangenehme Situationen frühzeitig vermeiden.
Ruhiges Umfeld
Wenn die nächste Konferenz trotz allem im Homeoffice stattfinden soll, ist ein ruhiges Umfeld essenziell. Jegliche Störquelle sollten für die Dauer des Meetings ausgeblendet werden. Am besten ist es, sich in ein ruhiges Zimmer zurückziehen zu können. Wenn man den Luxus eines eigenen Bürozimmers nicht hat, muss man sich ähnliche Verhältnisse selbst schaffen:
Die Kinder und das Haustier sollten während des Meetings von einem anderen Erwachsenen beaufsichtigt werden. Der Fernseher, das Radio und alle anderen elektronischen Geräte, die eventuell während der Konferenz stören könnten, sollten ausgeschaltet sein. Und wenn Sie an einer viel befahrenen Straße wohnen, sollten Fenster und Türen geschlossen werden.
Vorbereitung
Die Vorbereitung auf ein Videomeeting beinhaltet gleich mehrere Gesichtspunkte. Zum einen ist da das Thema des Meetings. Bevor es losgeht, sollte man als Teilnehmer auf jeden Fall wissen, um was in dem Meeting geht. Neben dem Thema ist aber auch das Teilnehmerfeld relevant: Wer nimmt an der Konferenz teil? Machen Sie sich mit allen Namen vertraut, um unangenehme Situationen zu vermeiden.
Darüber hinaus ist eine technische Vorbereitung zwingend notwendig. Wenn man zum ersten Mal die neue Webcam verwendet oder das neue Mikrofon einsetzt, sollte ein Probelauf gestartet werden. Funktioniert alles? Viele Apps und Programme für Meetings verfügen über eine Testfunktion, um Kamera und Mikrofon vor dem Einsatz zu testen.
Ebenso wichtig ist es, dass man mit der Plattform für das Meeting vertraut ist. Wer zum ersten Mal Google Meet oder Zoom verwendet, könnte eventuell etwas ratlos sein. Daher ist es eine gute Idee, die jeweiligen Programme frühzeitig zu erkunden. Und bitte nicht den Fehler machen und 10 Minuten vor der Konferenz mit dem Testen der Programme beginnen – es ist eine deutlich bessere Idee, bereits am Tag vor dem Meeting einen Testlauf durchzuführen.
Zusammenfassung
Videomeetings sind durch die Corona-Pandemie extrem wichtig geworden. Und aktuelle Trends und Entwicklungen deuten darauf hin, dass dies auch nach der Pandemie noch so bleiben wird. Damit das nächste Meeting auch gelingt, müssen Sie nur auf ein paar Dinge achten. Damit gelingt auch das digitale Treffen ohne Probleme und Sie meistern jede Konferenz.
