Bürokosten gehören in vielen Unternehmen zu den größten Kostenpunkten überhaupt. Miete, Strom, Material- und Papierkosten, Wartungen für Drucker und andere Geräte – das alles kostet viel Geld, Monat für Monat, Jahr für Jahr. Dabei muss das gar nicht so sein. In diesem Ratgeber haben wir die besten Tipps und Tricks zusammengefasst, wie Sie im Büro nicht nur jede Menge Geld sparen, sondern gleichzeitig dem Planeten auch etwas gutes tun können.
Büroausgaben senken für weniger Kosten und mehr Nachhaltigkeit
Büroausgaben, bzw. die Raum- und Verwaltungskosten gehören in vielen Unternehmen nicht nur zu den größten, sondern auch zu den ärgerlichsten Ausgaben. Denn im Gegensatz zu zum Beispiel Marketing-Ausgaben, entsteht durch diese Ausgaben kein direkter Nutzen für die eigene Firma. Daher lohnt es sich natürlich umso mehr, die Kosten für Bürobedarf und Räume so weit wie möglich zu senken.
Allerdings ist es noch aus einem anderen Grund sinnvoll, die eigenen Ausgaben in diesem Bereich so niedrig wie möglich halten zu wollen. Denn eine Kosteneinsparung im Büro hängt in erster Linie von einer besseren Einteilung bzw. einem sparsameren Verbrauch der vorhandenen Ressourcen zusammen. Und das wiederum hat einen direkten Einfluss darauf, wie nachhaltig ein Unternehmen agiert.
Wenn man die eigenen Bürokosten also senkt, dann hat das einen extrem positiven Einfluss auf den Umweltschutz. Wie wichtig dieses Thema ist, beweisen die Klimakatastrophen des aktuellen Jahres eindrucksvoll. Darüber hinaus wird es auch für Konsumenten bzw. den Kunden in Zukunft bei der Kaufentscheidung eine immer größere Rolle spielen, wie nachhaltig ein Unternehmen ist.
Einkaufsgemeinschaften bilden
Auch wenn die Ausgaben für Dinge des täglichen Bedarfs wie Kugelschreiber, Büroklammern, Marker, Heftzettel, Notizblöcke und andere Utensilien auf den ersten Blick nicht besonders hoch erscheinen, so können sich die Kosten doch schnell summieren. Deshalb lohnt es sich, diese Produkte im großen Volumen zum günstigen Preis einzukaufen.
Unser Tipp: Wenn man sich das eigene Gebäude mit anderen Unternehmen teilt, dann kann es sich lohnen, Einkaufsgemeinschaften zu bilden. So spart man nicht nur Transportkosten sondern kann auch deutlich bessere Angebot mit den Herstellern aushandeln.
Stromkosten senken
Nach den Mietkosten sind die Energiekosten in fast allen Büros die höchsten Ausgabenposten. Dabei kann man den eigenen Strombedarf einfach und schnell senken. So sollten zum Beispiel nur energiesparende Desktops, Glühbirnen und andere elektronische Geräte wie Kühlschränke verwendet werden. Bildschirmschoner und Mehrfachsteckdosen mit Kippschalter sollten der Standard sein, um Stand-By Kosten zu vermeiden.
Die Beleuchtung sollte von einem Experten optimiert werden, so dass Tageslicht im Büro maximal effektiv genutzt werden kann. Darüber hinaus lohnt sich der Einsatz von Bewegungsmeldern. Wenn die Klimaanlage oder das Heizsystem laufen, sollten natürlich alle Fenster und Türen geschlossen bleiben. Für frische Luft sorgt ein Stoßlüften zu fest abgesprochenen Zeiten.
Das papierlose Büro
Drucken verschwendet im Büro nicht nur unglaublich viel Zeit, sondern auch Papier, Strom und Druckertinte. Hinzu kommen Wartungskosten und die Geräteanschaffung selbst – ein Kostenpunkt, der sich in der modernen Arbeitswelt fast vollständig vermeiden ließe. Denn so gut wie alle Dokumente stehen sowieso schon digital zur Verfügung und werden in Papierform eigentlich nicht mehr gebraucht.
Davon ausgenommen bleiben natürlich weiterhin Verträge, die nur mit einer realen Unterschrift auf ausgedrucktem Papier rechtsgültig sind. Alle anderen Ausdrucke sollte man jedoch vermeiden. Wichtig dafür ist es jedoch, dass man über ein effektives System zur Verwaltung der digitalen Dokumente verwendet. Nur so können Mitarbeiter immer auf die benötigten Informationen zugreifen.
Nie mehr Wasser aus der Flasche
Wasser aus der Flasche ist einer der unnötigsten Kostenfaktoren in modernen Büros. Denn das Wasser aus der Leitung wird in Deutschland so streng überprüft, dass man auch völlig unbedenklich Wasser aus dem Hahn trinken kann. Um diese Option in einem Büro zur Verfügung zu stellen, benötigt man nur einen Filter, der direkt an den Hahn angeschlossen wird.
Da man dadurch keine Wasserflaschen mehr fürs Büro einkaufen muss, werden die Büroausgaben natürlich deutlich gesenkt. Darüber hinaus vermeidet man so natürlich den extrem umweltschädlichen Plastikmüll. Als kostengünstigere Alternative dazu kann man natürlich auch einen Wasserspender aufstellen. Das spart ebenfalls an den Kosten und reduziert den Müll durch Einwegplastikflaschen.
Preisvergleich für Versicherungen und Internet
Ein schneller Internetanschluss und eine gute Versicherung sind Kostenpunkte, die kein Unternehmen einfach einsparen kann. Allerdings lohnt es sich bei genau diesen Punkten doch häufig, einen Preisvergleich durchzuführen und gegebenenfalls neue Angebot einzuholen. Das gilt vor allem dann, wenn man den eigenen Anbieter schon seit einem längeren Zeitraum verwendet und der Tarif nie angepasst wurde.
Hochwertige Büromöbel
Hochwertige Büromöbel sind eine der sinnvollsten Investitionen für ein dauerhaftes Senken der Unternehmensausgaben. Denn erstens müssen so nicht ständig minderwertige Möbel ersetzt werden, die schon nach einer kurzen Nutzdauer Mängel aufzeigen. Darüber hinaus sind ergonomische Möbel die beste Gesundheitsvorsorge, was wiederum unnötige Belastungen durch Krankschreibungen verhindert. Außerdem erhöhen bequeme und hochwertige Möbel die Produktivität am Arbeitsplatz, was wiederum die Kosten senkt.
Wenn man einen gesünderen, glücklicheren und produktiveren Arbeitsplatz erschaffen will, dann sollte der erste Schritt die Anschaffung eines ergonomischen Stuhls wie des BackSupport Bürostuhls BS1B sein. Schließlich unterstützt ein solcher Stuhl durch das besondere Design nicht nur eine gesunde Körperhaltung, sondern reduziert auf Grund der modernen Materialien auch Stress und Belastung.
Zusätzlich dazu ist ein elektrisch höhenverstellbarer Tisch wie der Öko E8 Bambus Schreibtisch wichtig. Denn nur wenn man den eigenen Schreibtisch genau an die eigene Größe anpassen kann, ist eine gesunde Sitzhaltung möglich. Darüber hinaus kann man mit einem solchen Schreibtisch immer zwischen dem Arbeiten im Stehen und Sitzen wechseln, was besonders gut für Ihre Wirbelsäule ist.
Darüber hinaus sorgt das Arbeiten im Stehen auch dafür, dass man während der Arbeit ganz natürlich und ohne besondere Anstrengung zusätzliche Kalorien verbrennt. Dabei sollte man allerdings unbedingt eine ergonomische Matte wie die Steh-Bodenmatte MTB1 verwenden. Denn langes Stehen auf einem zu weichen oder harten Untergrund kann schnell zur Belastung für die Gelenke werden.
Mit ein paar relativ einfachen Maßnahmen lässt sich im eigenen Büro also viel Geld sparen. Und darüber hinaus kann man so auch noch deutlich nachhaltige agieren und sich aktiv für den Umweltschutz einsetzen. Das wiederum ist ein großer Plusfaktor in der Kundenwahrnehmung, der in Zukunft wohl noch wichtiger werden wird. Die Einführung der hier vorgestellten Maßnahmen lohnt sich also!
