Überfordert bei der Arbeit? Das kannst du dagegen tun

Wir alle haben Momente erlebt, in denen wir uns von der Beschäftigung überwältigt fühlen. Aber im vergangenen Jahr – zwischen der Bewältigung der Pandemie, der Arbeit von zu Hause und einem hohen Maß an globaler Unsicherheit – hat sich dieses Gefühl bei vielen enorm verstärkt. Was ein vorübergehender Zustand war, wurde zur „Normalität“, die bereits seit über zwei Jahren an unseren Kräften zehrt.

Sich jeden Tag mit dem Gefühl auseinanderzusetzen zu müssen, dass man mit etwas überwältigt ist, bedeutet Stress. Und der Versuch, sich einfach „durchzusetzen“, führt nur zu etwas viel Schlimmerem: einem Burnout.

Was kannst du also dagegen tun? Sich überfordert zu fühlen bedeutet nicht, nicht hart oder lange genug zu arbeiten. Stattdessen ist es das Problem, dass man sich zu viel aufgehalst hat, mit zu vielen Dingen gleichzeitig umgehen muss, schlechter Kommunikation und Priorisierung von Aufgaben. Doch dies sind alles Schwierigkeiten, die du mit ein paar Strategien lösen kannst.

Wir haben für dich einen 6-Schritte-Plan zusammengestellt, der dir dabei hilft, aus dem Gefühl der Überforderung herauszutreten und deinen Alltag meistern zu können. Damit kannst du Stress vermeiden, abbauen und neue Lösungswege finden, um wieder auf den Kurs gebracht zu werden.

Wie man aufhört, sich von der Arbeit überwältigt zu fühlen

1. Lerne die Auslöser für die Überforderung kennen

Sich bei der Arbeit überfordert zu fühlen, ist lähmend. Anstatt einen riesigen Haufen Verantwortungen und Aufgaben zu sehen und inspiriert zu sein, sie zu bewältigen, sind wir am Ende gestresst, verwirrt und laufen Gefahr, auszubrennen.

Und obwohl es leicht ist, anderen die Schuld dafür zu geben, spielen noch ganz andere Faktoren eine Rolle. Wir fühlen uns überfordert, wenn die Vielschichtigkeit des modernen Lebens unsere geistige, also die Fähigkeit, mit dieser Komplexität umzugehen, übersteigt.

Das bedeutet, dass das Gefühl, überfordert zu sein, nichts mit deinen Fähigkeiten zu tun hat. Stattdessen kommt es daher, dass du die Auslöser nicht erkennst, die dein Leben komplexer machen. Glücklicherweise sind diese leicht zu erkennen. Stell dir hierzu eine Frage:

Welche ein oder zwei Dinge kannst du streichen, die 80 % des Stresses lindern würden, den du gerade empfindest?

Drückt dir dein Chef zu viel Arbeit auf? Verbringst du zu viel Zeit in Meetings und hast das Gefühl, dass der Tag nicht genug Zeit hat? Gelingt es dir auch mal Nein zu sagen? Setzt du dir selbst zu große Ziele und solltest diese besser in mehrere kleine aufteilen?

Manchmal betrügen wir uns selbst, indem wir denken, dass wir Dinge schaffen wollen, wenn wir es wirklich nicht tun. Aber je mehr dein Bauch dir sagt, dass du etwas nicht machen möchtest, desto wahrscheinlicher ist es, dass du es beiseiteschieben und es dann zu einer Quelle von Stress und Überforderung wird.

2. Tritt einen Schritt zurück und setze Grenzen

Deine Liste der Auslöser hilft dir dabei, die Aufgaben, die dich belasten, sofort loszuwerden. Dies behebt jedoch nicht das zugrunde liegende Problem, wie du überhaupt dorthin gekommen bist.

Oft nehmen wir Tätigkeiten und Verantwortungen an, weil wir Angst davor haben, Nein zu sagen und Grenzen aufzuweisen. Wir denken, dass wir dadurch als nicht fähig oder gar als Arbeitsverweigerer gelten. Statt einen Schritt zurückzutreten und sich die Lage in Ruhe anzusehen, widmen wir uns sofort der nächsten Aufgabe.

Doch dies ist genau der Punkt, welcher uns zur Überforderung bringt. Wenn es zu viel zu werden droht, mach eine Pause, atme tief durch und versuche, die Gesamtlage von außen zu betrachten. Damit hilfst du deinem Gehirn, nicht in einen Überlebensmodus zu verfallen und somit Panik zu verbreiten, sondern du kannst eine Strategie entwickeln, wie du die Situation meistern kannst.

Das Erste, woran du denken musst, sind die Grenzen deines Arbeitspensums und deiner Zeit. Dies könnte bedeuten, dass du eine bestimmte Start- und Endzeit für den Tag festlegst. Oder du sagst Nein zu den Aufgaben und Projekten, bei denen du dich nicht kompetent oder wohl genug fühlst. Zwar ist es immer gut, sich selbst herauszufordern, doch nimmst du Dinge an, die du nicht bewältigen kannst, wirst du überfordert sein.

Um deine Ablehnung rechtfertigen zu können, solltest du stets einen konkreten Zeitplan vorweisen können. Dann können sowohl deine Kollegen als auch der Chef genau sehen, wie viel du bereits zu tun hast und warum du leider ablehnen musst.

3. Überdenke deine eigene Einstellung

Wir Menschen sind Gewohnheitstiere und genau diese können dazu führen, dass wir uns selbst in eine Situation verfrachten, in der wir überfordert werden. Deine persönlichen Annahmen oder Einstellungen führen nicht selten dazu, dass es zu viel wird. Dies kann beispielsweise sein, dass du der Meinung bist, dass etwas schneller und besser erledigt wird, wenn du es selbst machst. Oder du redest dir ein, dass du sofort auf eine E-Mail antworten musst, da du sonst den Kunden verlierst.

Es ist genau diese Einstellung, die dazu führt, dass du dir selbst zu viel Arbeit aufhalst. Du machst dir dein Leben also unnötig schwerer, als es an sich wäre. Wenn du nicht delegieren kannst und niemandem in deinem Team vertraust, dass diese es ebenso gut tun können, dann wirst du an viel größere Probleme stoßen. Diese Annahmen entsprechen fast nie der Wahrheit.

Frag dich also, warum du denkst, dass du die einzige Person bist, die etwas schnell und gut erledigen kann. Warum vertraust du nicht deinen Fähigkeiten und dem Kunden, dass eine Verfügbarkeit rund um die Uhr gar nicht notwendig ist? Hat es sich in der Vergangenheit bereits als wahr erwiesen, dass es so war?

Du musst loslassen können und mehr Vertrauen schenken, um deine Arbeit gut erledigen zu können und nicht überfordert zu werden. Sprich im Zweifel offen über deine Befürchtungen mit deinen Kollegen oder Vorgesetzten und lass dir die Angst vor dem Versagen nehmen.

4. Priorisiere die eine Sache, die heute erledigt werden muss

Was als nächstes kommt, ist der entscheidende Moment, um dem Gefühl der Überwältigung zu entkommen. Der häufigste Grund, warum sich jemand überfordert fühlt, ist, dass man sich zu viele Aufgaben auf einmal auflädt. Es fehlt schlichtweg an der Priorisierung. Nicht jede Tätigkeit ist gleich wichtig.

Wenn du dir selbst das Ziel setzt, dass jeden Abend auch die unwichtigsten E-Mails bearbeitet sein müssen, dann ist dies unnötig. Vergiss das Sprichwort „Was du heute kannst besorgen, verschiebe nicht auf morgen“! Damit schaffst du lediglich unnötigen Stress. Du MUSST Dinge auf morgen verschieben, um nicht überfordert zu werden.

5. Bekämpfe Perfektionismus

An diesem Punkt solltest du eine herausfordernde, aber überschaubare Liste der zu erledigenden Aufgaben und einen klaren Einstiegspfad haben. Oft ist jedoch auch Perfektionismus der Grund, warum wir uns überfordert fühlen. Der Perfektionist verkompliziert selbst die einfachste Aufgabe, was zu mehr Arbeit, Druck und Stress führt.

Während du dich aus der Überforderung herausarbeitest, behalte stets deine Perspektive bei, was wirklich getan werden muss. Hier sind ein paar Tipps:

Wissen, wann gut „gut genug“ ist. Arbeite in kurzen Intervallen von 30–60 Minuten. Sieh dir am Ende des Tages an, was du erreicht hast und sei zufrieden damit.
Denk daran, dass ab einem bestimmten Punkt mehr Arbeit nicht gleich eine bessere Qualität ist. Oft leidet diese darunter.
Mach eine Sache nach der anderen.

6. Bitte um Unterstützung und delegiere

Wir alle haben jeden Tag mehr als eine Aufgabe zu erledigen. Und der Umgang mit einer überladenen To-do-Liste ist ein wichtiger Teil dieses Prozesses.

Sortiere nun alle Tätigkeiten nach Priorität und schreibe alle, die du nicht selbst machen musst, auf eine andere Liste. Bei welchen Aufgaben kannst du Hilfe hinzuziehen? Wenn eine Tätigkeit zu 80 % von jemanden anderen erledigt werden kann, delegiere sie!

Um schwierige Aufgaben schneller machen zu können, solltest du Kollegen oder Vorgesetzte um Assistenz bitten, die sich damit besser auskennen oder einen anderen Lösungsweg kennen. Um Hilfe zu bitten, bedeutet nicht, dass du etwas nicht kannst.