Dein eigenes Unternehmen als virtuelle/r Assistent/in zu gründen, mag nach harter Arbeit aussehen, aber leider ist es in Wirklichkeit ganz einfach. Eine gute virtuelle Assistentin oder ein guter virtueller Assistent zu sein, bedeutet nicht nur, jemandem bei der Verwaltung zu helfen, sondern es sind viele persönliche Eigenschaften erforderlich, um ein erfolgreicher Unternehmer zu sein.
Von zu Hause aus zu arbeiten, nach deinem eigenen Zeitplan und in deiner eigenen Bequemlichkeit, und dabei viel Geld zu verdienen, ist nicht immer so glamourös, wie es vielleicht scheint. Die Arbeit als virtuelle/r Assistent/in zu meistern, erfordert Zeit und Geduld, aber auch kluge Arbeit.
Ein effektiver virtueller Assistent zu sein, ist keine Raketenwissenschaft und kann mit ein wenig Mühe und Geduld gemeistert werden. Angesichts der großen Konkurrenz um diese Jobs musst du dich von deinen Mitbewerbern abheben, um besser bezahlte Projekte zu bekommen.
Im Folgenden findest du einige Top-Tipps, die dir helfen, ein effektiver Virtueller Assistent zu werden. Wie du als virtuelle/r Assistent/in effektiver arbeiten kannst, erfährst du hier.
1. Eine geeignete Umgebung einrichten
Wenn du dich dafür entscheidest, virtuelle Assistentin oder virtueller Assistent zu werden, ist die erste Aufgabe auf deiner To-Do-Liste, dich über die Ausrüstung zu erkundigen, die du für deine Arbeit brauchst. Du brauchst einen guten ergonomischen Stuhl wie den Backsuppot BS1B oder den Backsupport BS8 von FlexiSpot, um deinen Rücken bei langen Arbeitszeiten zu stützen.
Denke auch daran, alle folgenden Dinge bereitzuhalten:
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Ein eigener Computer mit einer stabilen und sicheren Internetverbindung ist Pflicht.
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Ein guter ergonomischer Bürotisch wie dieser E7 Stehschreibtisch
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Vergewissere dich, dass die von dir genutzten Software Anwendungen alle auf dem neuesten Stand sind.
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Da du nicht ins Büro gehen musst, hast du mehr Zeit, um dich auf deine Arbeit vorzubereiten.
Wähle einen Ort, der bequem ist, damit du dich ganz auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Ein ruhiger Arbeitsplatz bringt mehr Kunden, da du den ganzen Tag über dein Bestes geben kannst.
2. Mach deine Kunden glücklich und frag nach Feedback
Das größte Kapital deines Unternehmens ist es, deine Kunden glücklich zu machen. Sobald du deinen ersten Kunden gefunden hast, solltest du alles tun, um einen Top-Service zu bieten.
Ein zufriedener Kunde empfiehlt dich vielleicht anderen Unternehmern, die er kennt, und du brauchst nur eine Handvoll Kunden, um ein Vollzeiteinkommen als virtuelle/r Assistent/in zu erzielen!
Scheue dich nicht, um Feedback zu bitten. Frag deine Kunden, ob es etwas gibt, was du verbessern kannst, und nimm alles, was sie sagen, auf. Nutze jede positive Bemerkung als Zeugnis und frage deine besten Kunden, ob du sie als Empfehlungsgeber nutzen kannst.
Das wird dir enorm helfen, mehr Kunden zu bekommen.
3. Erstelle eine Website und eine Präsenz in den sozialen Medien
Wenn du aus der Ferne arbeiten willst, musst du dich als Experte für Online-Kommunikation verkaufen. Am besten machst du das, indem du eine Website erstellt, auf der du deine Fähigkeiten und Dienstleistungen vorstellst. Sieh sie als deinen "virtuellen" Lebenslauf an.
Deine Website zeigt deinen potenziellen Kunden, was du kannst, und sie spielt eine wichtige Rolle bei der Etablierung deines Unternehmens.
Soziale Medien sind auch ein wichtiger Teil deines Geschäfts, aber du musst nicht überall dabei sein: Finde heraus, wo sich deine potenziellen Kunden aufhalten und beherrsche ein oder zwei soziale Medienplattformen. Sind sie auf Facebook? Auf Instagram? Werde ein Experte und folge ihnen, um ihnen zu zeigen, dass du ihre Marke verstehst.
4. Habe einen Plan
Mit dem Kunden zu kommunizieren und einen Auftrag auszuführen, scheint eine sehr einfache Aufgabe zu sein.
Aber ohne effektive Planung kann das zum völligen Scheitern führen!
Viele virtuelle Assistenten und Assistentinnen verstehen nicht, dass in der Branche der virtuellen Assistenten und Assistentinnen kein Platz für Impulsivität ist.
Du planst im Voraus, teilst dem Kunden deine Vorstellungen mit und arbeitest entsprechend.
Eine vorausschauende Planung beginnt mit einigen wichtigen Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du dich entscheidest, virtuelle/r Assistent/in zu werden.
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Willst du selbstständig arbeiten oder bevorzugst du ein Büro mit ähnlichen Aufgaben?
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Wie viele Stunden würdest du pro Woche arbeiten?
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Wie würdest du dich versichern?
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Was sind deine Arbeitsrichtlinien, die du mit deinen Kunden einhalten willst?
Sobald du dich für die Antworten auf diese Fragen entschieden hast, solltest du sie deinen Kunden mitteilen.
5. Verstehe deine Kunden und kommuniziere entsprechend
Ein effektiver Weg, Kunden zu verstehen, ist der Aufbau geeigneter Kommunikationskanäle.
Außerdem bietet dir deine Karriere als virtuelle/r Assistent/in die Möglichkeit, die Grundlagen der Geschäftskommunikation zu erlernen.
Du könntest zum Beispiel Unterschiede im Sprachgebrauch und in den Anweisungen von Kunden aus zwei verschiedenen Regionen oder Ländern feststellen.
Sobald du ihre Sprache entschlüsselt hast, fällt es dir leicht, mit der Arbeit fortzufahren und sie erfolgreich abzuschließen.
Zufriedene Kunden deuten auf ein gutes Kundenmanagement hin, das wiederum den zukünftigen Arbeitsfluss sichert.
Beachte beim Umgang mit Kunden Folgendes:
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Nimm dir Zeit, um zu verstehen, was sie sagen wollen
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Kläre Zweifel und Fragen zu den Aufgaben, aber vermeide Wiederholungen
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Verbessere deine Kommunikationsfähigkeiten, sowohl in Wort als auch in Schrift
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Frag täglich nach Feedback
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Nimm Kritik positiv auf
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Versuche, in der Kommunikation pünktlich zu sein
6. Konzentriere dich auf dein Angebot
Inzwischen weißt du, dass du als VA Hunderte von Dienstleistungen anbieten kannst. Du kannst alles machen: Schreiben, E-Mails schreiben, Kalender verwalten, Buchhaltung, Marketing, Social Media und vieles mehr. Konzentriere dich auf die Fähigkeiten, die du hast und die dir Spaß machen. Es gibt keinen Grund, sich zu sehr zu verausgaben, besonders am Anfang, wenn du noch viel lernen musst!
7. Sei pünktlich und schätze die Zeit
Zeit ist das Wertvollste, was du je im Leben haben wirst. Zeit ist kostbar - sowohl für dich als auch für deinen Kunden. Mach dich also nicht lächerlich, indem du ihre und deine eigene Zeit verschwendest.
Halte deine Versprechen pünktlich ein. Liefere pünktlich, wenn nicht sogar früher, als du es deinen Kunden versprochen hast. Erkläre in deiner Kommunikation kurz und bündig, warum du den Termin nicht einhalten konntest. E-Mails sollten innerhalb eines Arbeitstages beantwortet werden, und die meisten Aufgaben eines virtuellen Assistenten sollten nicht länger als zwei Arbeitstage dauern. Sei höflich zu deinen Kunden und beantworte Anrufe und E-Mails zeitnah.
