Online-Zusammenarbeit ist für viele Unternehmen zum Alltag geworden. Doch was sind die besten Tipps für ein reibungsloses und effektives Online-Meeting, insbesondere wenn es um komplexe Zusammenarbeit geht?
Die folgenden Tipps geben Anregungen, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Online-Zusammenarbeit für alle Beteiligten effizient und effektiv ist.
1. Technologie und Ausrüstung vor der Sitzung einrichten
Es ist wichtig, Zeitverschwendung zu vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass die Geräte, die während der Sitzung verwendet werden sollen, vorher aufgebaut werden. Planen Sie genügend Zeit ein, um zu prüfen, ob die Technik funktioniert und die Aussagen für alle Teilnehmer klar und verständlich sind.
Außerdem sollten Sie nach Möglichkeit technische Hilfe und Unterstützung für die Konferenzplattformen bereitstellen. Ihr Videokonferenzanbieter sollte in der Lage sein, jedem, der Probleme mit der Verbindung oder der Nutzung der Technologie hat, Unterstützung zu bieten. Wenn die Sitzung lange dauern soll, sollten Sie einen ergonomischen Stuhl wie diesen verwenden.
2. Melden Sie sich frühzeitig an und testen Sie Ihre Ausrüstung
Wenn eine Besprechung in einem Raum vor Ort stattfindet, können Sie den Besprechungsraum in letzter Minute betreten, sich hinsetzen und trotzdem vollständig anwesend sein. Wenn Sie sich jedoch bei einer Onlinebesprechung verspäten, besteht die Möglichkeit, dass Ihr Mikrofon nicht funktioniert, Sie Ihren Computer neu starten müssen, eine Einstellung nicht funktioniert oder Ihre Internetverbindung schlecht ist. Kommen Sie früher zu einem Online-Meeting und testen Sie Ihre Ausrüstung. So können Sie vollständig teilnehmen und stören die anderen Teilnehmer nicht.
3. Entscheiden Sie sich für eine Etikette für Online-Meetings
Komplexe Zusammenarbeit wird immer dann effektiver sein, wenn man sich abwechselt, aktiv zuhört und die erwarteten Verhaltensweisen klar kommuniziert. Virtuelle Meetings erfordern die Einhaltung von Umgangsformen umso mehr, als die Teilnehmer weniger Möglichkeiten haben, auf soziale Anzeichen zu reagieren.
Welche Benimmregeln Sie auch immer festlegen, stellen Sie sicher, dass diese vor der Sitzung und zu Beginn der Sitzung bekannt gegeben werden, um die bestmögliche Online-Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Erwägen Sie die Anwendung der folgenden Regeln:
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Pünktlich ankommen
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Abwechselnd das Wort ergreifen
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Nutzen Sie die Funktion "Hand heben", um Kommentare abzugeben.
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Achten Sie darauf, dass der Raum, den Sie benutzen, ruhig, ohne Ablenkung und vertraulich ist.
4. Bereiten Sie eine Tagesordnung und eine Struktur sorgfältig vor
Die Erstellung und Verteilung einer Tagesordnung vor jeder Sitzung trägt zu einer effizienten Zusammenarbeit bei. Bei virtuellen Sitzungen hilft eine Tagesordnung auch dabei, Bedenken darüber auszuräumen, was von den Teilnehmern vor der Sitzung erwartet werden könnte.
In der Tagesordnung sollten bestimmte Zeitabschnitte für Feedback und Fragen vorgesehen werden, um einen reibungslosen Ablauf der Sitzungen zu gewährleisten und gleichzeitig Raum für Reflexion und eine effektive Entscheidungsfindung zu schaffen. Bei der Erstellung einer Tagesordnung sollten Sie Zeit für Feedback, Fragen und Entscheidungsfindung vorsehen und die Tagesordnung vor der Sitzung versenden.
5. Definieren Sie die erforderlichen Rollen
Eine wichtige Rolle ist die des Organisators. Diese Person versendet die (E-Mail-)Einladungen mit den Sitzungsinformationen und, falls erforderlich, die für die Teilnahme erforderlichen Sitzungsunterlagen. Der Organisator ist auch der Ansprechpartner für technische Fragen vor und während der Sitzung. Eine weitere Rolle ist die des Moderators. Er ist für die Leitung des Online-Meetings auf der Grundlage der Tagesordnungspunkte verantwortlich. Er vergibt auch Berechtigungen wie die Bildschirmfreigabe für Präsentationen. Er hat auch ein Auge auf den Chat und geht auf die dortigen Kommentare und Fragen ein.
6. Prüfung auf Hintergrundgeräusche
Überlegen Sie sich im Voraus einen ruhigen Ort. Denn Hintergrundgeräusche können eine Sitzung wirklich zum Erliegen bringen, weil keine Kommunikation stattfinden kann - das habe ich selbst schon so oft erlebt. Manchmal ist es nicht möglich, Hintergrundgeräusche komplett auszublenden, zum Beispiel wenn man auf Reisen ist. Dann sollte man die Stummschaltfunktion kennen und nutzen - viele vergessen das.
7. Kommunikationsregeln aufstellen
In Online-Sitzungen kann es schwierig sein, zu erkennen, wann jemand sprechen möchte. Dann passiert es oft, dass sich die Teilnehmer gegenseitig unterbrechen. Hier helfen transparente Kommunikationsregeln. Zum Beispiel könnte vereinbart werden, dass die Person, die sprechen möchte, die Hand hebt. Bei der Verwendung von Video ist dies einfach. Wenn Video ausgeschaltet ist, bieten die meisten Tools eine technische Lösung. Listen Sie alle Probleme auf, die die Kommunikation in Online-Meetings beeinträchtigen, und legen Sie bestimmte Regeln fest.
8. Fragen stellen, um Engagement zu fördern
Bei Online-Sitzungen könnten sich einige Teilnehmer aus dem Gespräch heraushalten, und einige könnten das Gefühl haben, nicht gehört zu werden oder ihre Meinung zum Thema nicht äußern zu können. Während der Besprechung ist es wichtig zu hören, was jeder zu sagen hat. Gehen Sie als Organisator der Besprechung alle Teilnehmer durch und fragen Sie sie regelmäßig nach ihrer Meinung. Auch die Chat-Funktion kann als Hilfsmittel für die Teilnahme genutzt werden, fragen Sie also dort nach Antworten.
9. Flexibilität, Effizienz und Struktur einer Online-Sitzung
Zu lange Online-Sitzungen werden schnell ermüdend. Es ist wichtig, Online-Meetings kurz zu halten, damit sie effektiv und aktiv sind. Wenn Sie eine persönliche Besprechung in eine Online-Besprechung umwandeln, planen Sie vorher, was Sie mit den Materialien machen wollen; welche Informationen den Teilnehmern vor der Besprechung zugesandt werden sollen, welche Themen gemeinsam besprochen werden und welche Punkte nach der Besprechung diskutiert werden können. Wenn Online-Sitzungen langweilig, ineffizient oder ermüdend werden, sollten Sie sich neue Wege der Zusammenarbeit überlegen.
Nach der Sitzung
Hier sind einige Dinge, die Sie am Ende eines Online-Meetings tun sollten, um eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten.
1. Rekapitulieren Sie, bevor Sie fertig sind
Bitten Sie am Ende der Sitzung alle Teilnehmer, die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, noch einmal zu besprechen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder versteht, wer sich um was kümmert, und die Verantwortlichkeit sicherstellen. Diese zusätzliche Klarheit ist besonders hilfreich, wenn Sie keine Mimik oder Körpersprache sehen können.
2. Heben Sie Ihre Nachbesprechung für später auf
Vor allem, wenn Sie gerade eine wichtige Besprechung hinter sich gebracht haben, besteht unsere erste Reaktion oft darin, sofort eine Nachbesprechung mit Kollegen durchzuführen. Warten Sie damit aber, bis Sie den Raum verlassen haben. Sie möchten nicht, dass Teilnehmer aus der Ferne etwas mitbekommen, was Sie nicht mit ihnen teilen wollten, weil sie die Videokonferenz noch nicht verlassen haben. Generell sollten Sie mit dem Besprechen von Vorfällen warten, bis Sie den Raum verlassen haben.
3. Notizen teilen
Erinnern Sie sich an die tollen Notizen, die Sie gemacht haben? Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten Zugang zu ihnen haben. Dies kann eine weitere gute Möglichkeit sein, ein gemeinsames Verständnis darüber zu schaffen, was beschlossen wurde, wer für welche Maßnahmen verantwortlich ist und was in Zukunft weiterverfolgt werden soll.
