Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel unserer Zeit. Jeden Tag werden insgesamt 319,6 Milliarden Emails auf der ganzen Welt versendet und empfangen. Vor allem im beruflichen Alltag ist die elektronische Post inzwischen unverzichtbar und wird nicht nur zu externen, sondern auch zur internen Kommunikation in Unternehmen genutzt.
Beim Thema Stilregeln für die E-Mail-Korrespondenz herrscht aber weiterhin viel Unsicherheit. Denn genau wie beim Briefeschreiben, so muss man auch bei Mails bestimmte Details beachten. Und das gilt für professionelle Mails noch mehr als für private Nachrichten. In folgendem Ratgeber wollen wir deshalb einen Überblick über die wichtigsten Stilregeln geben und erklären, wann und wie diese zur Anwendung kommen.
Die richtige Anrede
Die Email Anrede ist das erste, was der Email Empfänger liest und daher extrem wichtig. Schauen wir uns zunächst die grammatikalischen Regeln genauer an. Nach der Anrede folgt ein Komma und anschließend ein einzeiliger Absatz, nachdem klein weiter geschrieben wird.
Das könnte zum Beispiel so aussehen:
„Sehr geehrte Frau Stahl,
vielen Dank für Ihre Nachricht…“
Darüber hinaus ist auch die richtige Formulierung wichtig. Wirklich immer solltest du den Namen des Gegenübers in die Anrede integrieren. Das drückt nicht nur Professionalität, sondern auch ein echtes Interesse am Gegenüber aus. Ganz wichtig: Alle akademischen Grade ab dem Dr. Titel sollten bei deutschen Gesprächspartnern weiterhin in die Anrede integriert werden.
„Hallo Frau/Herr …" oder „Liebe/r Frau/Herr …" eignen sich für Mails an Kollegen oder Geschäftspartner, mit denen man ein vertrautes Verhältnis hat. Den CEO eines neuen Kunden sollte man dahingegen immer mit dem Klassiker „Sehr geehrte/r Frau/Herr ..." ansprechen. Wenn der Kontakt zum Gegenüber bereits etabliert ist, aber noch kein Vertrauensverhältnis besteht, eignet sich die Anrede „Guten Tag, Frau/Herr…“.
Werden mehrere Personen adressiert, sollte man immer beide Geschlechter ansprechen oder geschlechtsneutral formulieren. Also zum Beispiel „Liebes Projektteam“ als geschlechtsneutrale Version oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“, um beide Geschlechter zu adressieren. Auch „Liebe Kollegen“ ist in einem solchen Fall akzeptabel.
Inhalt und Ton der Mail
Sowohl beim Betreff als auch beim Inhalt der Mail solltest du darauf achten, dich immer auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren. Knappe, präzise Formulierungen sind das beste Mittel, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erhalten und erhöhen gleichzeitig die Chancen, dass jeder Empfänger deiner Mail Sinn und Inhalt der Mail auch versteht.
Im Betreff der Mail sollte der Empfänger mit nur einem einzigen Blick erkennen können, worum es in der Mail geht. Formulierungen wie „Frage“ oder „Wichtig“ sind relativ nutzlos, da der Empfänger dadurch keinen Mehrwert an Informationen erhält, was es wiederum wahrscheinlicher macht, dass deine Mail gar nicht erst geöffnet wird. Greife stattdessen auf Schlüsselwörter zurück, die den Zweck deiner Mail wirklich erklären und gleichzeitig für Aufmerksamkeit beim Empfänger sorgen.
Für den Inhalt der Mail gilt folgendes Prinzip: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Endlose Ausführungen und verschachtelte Sätze kosten dich nicht nur viel Zeit beim Schreiben, sondern sorgen auch dafür, dass der Leser schnell das Interesse verliert. Das gilt besonders im Zeitalter der Smartphones, da es auf einem solchen Gerät noch anstrengender ist, lange Sätze zu lesen.
Auch auf zu viele Fremdwörter, Denglisch-Wortschöpfungen und kompliziertes Fachchinesisch sollte zugunsten der Verständlichkeit verzichtet werden. Nutze stattdessen knappe und präzise Formulierungen für optimale Ergebnisse. Übrigens: Wenn deine Email Empfänger wissen, dass du in deinen Mails immer schnell auf den Punkt kommst, werden deine Mails nicht nur häufiger gelesen.
Nein, du wirst darüber hinaus auch deutlich schneller Antworten erhalten, da die Empfänger deiner Mail das Öffnen der Nachricht nicht auf einen späteren Zeitpunkt verschieben werden.
Außerdem gilt für Mails, dass man in einer solchen Nachricht wirklich immer professionell und höflich bleibt! Ironie sollte ebenfalls immer vermieden werden. Das garantiert erstens eine fehlerfreie Kommunikation auch in Stresssituationen. Darüber hinaus solltest du immer daran denken, dass alles, was du in einer Mail schreibst, auch schriftlich festgehalten wird.
Diese Regeln sind bei internationalen Gesprächspartnern noch wichtiger als bei E-Mail Empfängern aus Deutschland, da die deutsche Art, direkte Kritik zu äußern, hier als sehr unhöflich empfunden werden kann.
Die richtige Grußformel
Auch am Ende der Mail, bei der Grußformel, kann man viel falsch machen. Das vollständige Fehlen einer Grußformel zeugt zum Beispiel von extrem schlechtem Benehmen. Auch „Grüße“ allein gilt inzwischen als unhöflich. Formulierungen wie „Hochachtungsvoll“ sind dahingegen veraltet und wirken daher gestelzt. „Vielen Dank im Voraus“ solltest du ebenfalls vermeiden, weil eine solche Formulierung der Empfänger unter Druck setzt.
„Freundliche Grüße“ ist inzwischen zum Standard der E-Mail-Grußformel geworden und kann praktisch in jedem Email Format genutzt werden. Wenn du deine Grüße etwas abwechslungsreicher gestalten willst, kannst du zum Beispiel „Beste Grüße“ oder „Viele Grüße“ verwenden. „Schöne Grüße“ ist dahingegen grammatikalisch nicht korrekt und sollte daher vermieden werden.
Auch Grußformeln, die Bezug auf die Jahreszeit nehmen, wie z.B. „Sonnige Grüße“ oder „Weihnachtliche Grüße“ sind in Ordnung. Diese E-Mail-Grußformeln müssen dann natürlich aber auch in den Zeiten- und Wetterrahmen passen. „Herzliche Grüße“ suggerieren eine persönliche Beziehung zum Empfänger und sollten daher nur bei vertrauten Kollegen und Freunden zum Einsatz kommen.
Grüße, die sich auf die Branche des Verfassers beziehen, sind auch in einer sehr formalen Mail akzeptabel.
Übrigens: In die Grußformel gehört kein Komma! Laut neuester Rechtschreibung schreibt man hier nur die Grußformel, gefolgt vom Namen des Unterzeichners. Also zum Beispiel „Mit besten Grüßen Matthias Roth.“
Ganz wichtig: Gesetzliche Vorschriften
Die zuvor erwähnten Regeln sind Stilregeln. Hält man diese nicht ein, sorgt das für einen schlechten Eindruck beim Gegenüber. Darüber hinaus gibt es aber auch einige gesetzliche Vorschriften für Unternehmen. Werden diese nicht eingehalten, drohen deutlich ernstere Konsequenzen als ein verstimmtes Gegenüber. Hier kann es zu Abmahnungen, Bußgeldbescheiden oder sogar einer Gerichtsverhandlung kommen.
Aber wie genau sehen diese gesetzlichen Vorschriften aus? Seit 2007 muss jede geschäftliche Mail in Deutschland einige bestimmte Informationen enthalten. Dazu gehört Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Registergericht und die Handelsregisternummer sowie die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer. Dabei handelt es sich wie gesagt um Pflichtangaben!
Darüber hinaus raten wir dazu, auch Angaben über Datenschutzvorschriften und Prozesse in jede geschäftliche Mail einzufügen. Am besten sollten diese Pflichtangaben als Signatur für jede versendete Mail festgelegt werden, damit diese Informationen nicht aus Versehen vergessen werden. Denn das kann, wie bereits erwähnt, ernste Konsequenzen haben.
