Dies ist der zweite von zwei Teilen vom Artikel: Wie du die Produktivität deines Unternehmens steigerst. Wir machen genau da weiter, wo wir aufgehört haben, weswegen wir dir raten, den ersten Teil zu lesen, um genau zu wissen worum es nun geht. Viel spaß!
1. Ein produktives Umfeld schaffen
Auch wenn ein großer Teil der Beschäftigten heute von zu Hause aus arbeitet, bleiben viele am physischen Arbeitsplatz in Funktionen, die sie nicht virtuell ausführen können. Es gibt einige Möglichkeiten, wie du das Arbeitsumfeld deines Teams verändern kannst, um die Produktivität zu steigern.
Entferne Ablenkungen
An den meisten Arbeitsplätzen werden Mobiltelefone toleriert, obwohl eine übermäßige Nutzung die Produktivität beeinträchtigt. Wir sind daran gewöhnt, unsere Telefone für so viele Funktionen zu nutzen, dass man leicht vergisst, wie viel Zeit man vergeudet, wenn man nur seine Nachrichten abruft oder auf eine persönliche E-Mail antwortet.
Viele Unternehmen haben inzwischen eine Social Media Policy, die auch die Nutzung von Smartphones einschließt. Eine Richtlinie, die vorschreibt, dass das Telefon nur in den Pausen benutzt werden darf, ist eine vernünftige Forderung.
Ruhe bewahren
Jeder Arbeitsplatz ist anders, und manche Teams leben von der Möglichkeit, zusammenzuarbeiten. Aber überlege dir, wie sich eine Umgebung mit lauten Gesprächen und hektischer Betriebsamkeit auf diejenigen auswirken könnte, die eine gedämpfte Atmosphäre brauchen, um sich zu konzentrieren.
Besprechungen produktiv planen
Überlege außerdem, wie du deine Meetings effizienter planen kannst. Ein kleines Team bespricht vielleicht regelmäßig die Unternehmensziele, aber verkommen diese Treffen oft dazu, dass ein paar wichtige Mitarbeiter über irrelevante Themen sprechen?
Das physische Arbeitsumfeld
Die physische Umgebung des Arbeitsplatzes kann einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität der Beschäftigten haben. Die optimale Arbeitstemperatur liegt zwischen 20 und 21 Grad Celsius, aber es ist immer noch ein weit verbreitetes Problem, dass es an vielen Arbeitsplätzen im Winter zu kalt und im Sommer zu heiß ist. Heutzutage reicht es nicht mehr aus, zu sagen: "Das ist halt so" - du musst eine Umgebung schaffen, in der die Beschäftigten aufgrund der angenehmen Atmosphäre gerne zur Arbeit kommen.
Denke auch über die Farben und die Beleuchtung in deinem Büro nach. Natürliches Licht ist wichtig, und eine dunkle Einrichtung, die erneuert werden muss, kann sich negativ auf die Produktivität auswirken. Es ist vielleicht nicht so einfach wie ein Büroumzug, aber eine Investition in die Modernisierung der Bedingungen, wie das Anschaffen von höhenverstellbaren Schreibtischen (EG1-L) wird die Produktivität der Mitarbeiter/innen verbessern.
Dekoration, eine bessere Beleuchtung, die dem natürlichen Licht nachempfunden ist, und das Entfernen oder Ersetzen von lauten oder kaputten Geräten sind sofortige Stimmungsaufheller.
2. Regelmäßige Überprüfung
Als Führungskraft ist es nicht immer einfach, die Zeit zu finden, sich um die eigenen Aufgaben zu kümmern und gleichzeitig die Produktivität hoch zu halten. Während sich dein Unternehmen an den Post-Covid-Markt anpasst, musst du überprüfen, was in deinem Team vor sich geht, besonders wenn einige Mitarbeiter/innen jetzt von zu Hause aus arbeiten. Es kann ein heikles Gleichgewicht sein, ob du deinen Mitarbeitern zu viel oder zu wenig Arbeit gibst - beides kann die Produktivität beeinträchtigen.
Überprüfe regelmäßig die Leistung deines Teams und überprüfe die individuellen Ziele für jedes Teammitglied. Gut definierte Ziele und eine Belegschaft, die selbstbewusst und kompetent ist, sind der Schlüssel zur Effizienz. Warte nicht ein Jahr (oder länger) mit der Überprüfung deiner Mitarbeiter/innen - regelmäßige Gespräche machen dich nicht nur auf Probleme aufmerksam, sondern erhalten auch das Vertrauen und den Respekt zwischen dir und deinem Team.
3. Fördere den Stressabbau
Zu Beginn dieses Leitfadens habe ich über die Wissenschaft der Produktivität gesprochen. Bei der Untersuchung von Produktivität und Effizienz ist die richtige Einstellung ein Thema, das immer wieder auftaucht. Ohne diese Einstellung finden die Mitarbeiter/innen nicht in ihren Flow und sind nicht produktiv genug.
Du kannst unglaublich fähige Mitarbeiter/innen haben, aber wenn ihnen die Motivation fehlt, erfolgreich zu sein, führt das zu geringer Produktivität. Wenn du den Stress reduzierst und ein ruhiges Arbeitsumfeld förderst, kannst du das verborgene Potenzial deines Teams freisetzen.
Ermutige deine Mitarbeiter/innen, ihren Arbeitsplatz aufgeräumt zu halten - das kann sich sofort positiv auf die Stimmung und Produktivität auswirken, und gehe mit gutem Beispiel voran. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt nicht nur dafür, dass Ideen und Arbeit besser fließen können, sondern auch dafür, dass weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder verlegten Gegenständen verbracht wird.
Klare Anweisungen tragen wesentlich dazu bei, Unsicherheiten zu verringern und die Produktivität zu steigern. Achte darauf, dass du in deiner schriftlichen und mündlichen Kommunikation immer transparent und präzise bist. Die Beschäftigten müssen wissen, was du von ihnen erwartest - Verwirrung ist der Dieb der Produktivität.
Ermutige deine Beschäftigten, sich tagsüber eine Auszeit zu gönnen, und biete, wenn möglich, Programme zur Förderung der Gesundheit an, damit sie körperlich und geistig gesund bleiben.
Um die Produktivität zu steigern, ist es wichtig, dass du für den Fall von Problemen vorgesorgt hast. Wenn Beschäftigte nicht in der Lage sind, Hilfe in Anspruch zu nehmen, kann dies die Produktivität beeinträchtigen. Deine Vorgesetzten müssen vielleicht präsenter sein oder mehr mit anpacken, um zu erkennen, wo die Beschäftigten regelmäßig Probleme haben und wo die Produktivität nachlässt.
Die hier vorgestellten Strategien werden deinem Team helfen, Stressfaktoren zu reduzieren, damit sie weiterhin so produktiv wie möglich sein können. In jeder Organisation kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem sie wachsen muss, und eine Verlangsamung der Produktivität ist oft auf die Notwendigkeit von Neueinstellungen zurückzuführen.
Rekrutierung zur Produktivitätsverbesserung
Um dein Team produktiver zu machen, musst du ein Umfeld schaffen, in dem dein Team optimal arbeiten kann und will; das ist eine Tatsache, die viele Führungskräfte vergessen, und Menschen wollen erfolgreich sein.
Wenn du die hier vorgestellten Strategien umsetzt, wirst du sehen, dass die Produktivität deines Teams steigt. Es wird nicht immer aufwärts gehen - deine Aufgabe als Führungskraft ist es, Herausforderungen aus dem Weg zu räumen, damit deine Mitarbeiter/innen regelmäßig den Zustand des Flow erreichen:
- Wenn du die Produktivität verbessern willst, könnte das an der Personalausstattung liegen.
- Die Entscheidung, eine neue Stelle zu schaffen, ist eine logische Konsequenz aus mehreren Anzeichen.
- Du verlierst ständig wertvolle Zeit, weil du selbst unwichtige Aufgaben erledigst
- Du merkst, dass der Kundenservice und dein Kundenerlebnis leiden
- Deine Mitarbeiter sind mit Aufgaben überlastet, und die Lieferzeiten für die Kunden werden kürzer
