Mit unserer Ratgeber-Serie „Start in die Selbständigkeit“ wollen wir dir dabei helfen, deinen Traum vom eigenen Unternehmen wahr werden zu lassen. In den ersten vier Teilen haben wir uns in erster Linie mit dem wichtigsten Teil der Unternehmensgründung befasst: Der Planung und dem Erstellen eines Businessplans.
In diesem fünften Teil der Serie wollen wir uns jetzt einen Teil des Wegs in die Selbständigkeit anschauen, der bei den meisten Gründern sehr unbeliebt ist: Der Behördenmarathon. Gleichzeitig ist dieser Schritt aber unglaublich wichtig, weil du sonst gar nicht legal dein eigenes Unternehmen gründen kannst. Und mit unserer Schritt-für-Schritt Anleitung ist der Behördenmarathon auch deutlich schneller geschafft als gedacht.
1. Die richtige Rechtsform wählen
Der erste Schritt hin zum eigenen Unternehmen ist, dass du dich für eine Rechtsform entscheiden musst. Das bedeutet, dass du entscheiden musst, in welcher legalen Form du dein Unternehmen in Deutschland registrieren willst. Die gewählte Rechtsform bestimmt unter anderem Steuer-, Offenlegungs- und Buchführungspflichten, Haftung sowie Strukturen deines Unternehmens.
Welche Rechtsform dabei für dich am besten geeignet ist, hängt vor allem von der Größe deines Unternehmens sowie der zukünftigen Geschäftstätigkeit ab. In Deutschland gibt es für gewerbliche Tätigkeiten eine Vielzahl von Rechtsformen, wie z.B. das Kleingewerbe, Kaufmann, AG und UG. Hier geben die IHK, die HWK und die Agentur für Arbeit gute Tipps, für welche Rechtsform du dich am besten entscheiden solltest.
2. Genehmigungen einholen
Viele Unternehmen können in Deutschland relativ unkompliziert gegründet werden. Abhängig vom wirtschaftlichen Schwerpunkt deines Unternehmens kann es aber sein, dass du dir zunächst eine Genehmigung von der zuständigen Stelle einholen musst, bevor du dein Unternehmen gründen kannst. Dazu gehören zum Beispiel die meisten handwerklichen Berufe, die einer Meisterpflicht unterliegen.
Aber auch besonders sensible Gewerbe wie zum Beispiel das Bewachungsgewerbe, Apotheken, Pflege- und Transportdienste sowie Spielhallen müssen nicht nur polizeiliches Führungszeugnis und berufsbezogene Abschlüsse, sondern darüber hinaus auch sachliche und fachliche Eignung vorweisen. Welche Genehmigungen du für deine Firma genau brauchst, erfragst du am besten bei den Kammern oder der Agentur für Arbeit.
3. Gewerbeanmeldung
Der wohl wichtigste Schritt des Behördenmarathons: Die Gewerbeanmeldung. Denn jeder Gründer, der selbständig werden bzw. ein eigenes Unternehmen gründen will, muss dafür beim Ordnungsamt ein Gewerbe anmelden. Einzige Ausnahme: Gründer, die einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehen wollen. Dazu gehören zum Beispiel Journalisten, Buchhalter und Architekten.
Jeder Gründer bzw. jedes Gründer-Team muss dabei einen Personalausweis vorlegen. Abhängig von der gewählten Rechtsform und Geschäftstätigkeit müssen bei der Gewerbeanmeldung auch die zuvor erwähnten Genehmigungen vorgelegt werden. Zuständig ist immer das Amt des Ortes, in dem dein Unternehmen bzw. Gewerbe seinen Sitz haben soll.
4. Anmeldung beim Finanzamt
In der Regel wird dein Unternehmen mit der Anmeldung beim Gewerbeamt automatisch auch dem Finanzamt gemeldet. Anschließend sendet dir das Finanzamt einen steuerlichen Erfassungsbogen zu. In diesem musst du bestimmte Details zu deinem Unternehmen angeben, anhand derer anschließend deine Besteuerung festgelegt wird. Wenn du die Kleinunternehmerregelung für dich in Anspruch nehmen willst, dann gibst du auch das in diesem Fragebogen an.
Nur wenn du als Freiberufler tätig werden willst, musst du dich selbst beim Finanzamt um deine Anmeldung bemühen. Das liegt daran, dass du als Freiberufler eben, wie bereits erwähnt, keine Gewerbeanmeldung vornimmst. Sowohl Freiberufler als auch andere Gründer erhalten anschließend von Finanzamt eine Steuer-ID. Diese benötigst du, um Rechnungen schreiben zu können.
5. Betriebsnummer beim Arbeitsamt beantragen
Sobald du deinen ersten Mitarbeiter einstellst, musst du beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer beantragen. Das gilt auch, wenn es sich dabei um einen Mini-Jobber oder einen Auszubildenden handelt. Die Betriebsnummer kann telefonisch, schriftlich per Post, E-Mail, Fax oder auch online beantragt werden.
Bei der Anmeldung müssen Daten wie allgemeine Infos zum Unternehmen (Name und Anschrift), wirtschaftlicher Schwerpunkt sowie der Ansprechpartner für die Bundesagentur für Arbeit im Unternehmen angegeben werden.
Welche Versicherungen du und dein Unternehmen brauchst, erklären wir später in unserem Ratgeber. Wenn du allerdings über Angestellte verfügst, dann müssen diese immer bei Renten- und Sozialversicherung sowie der Krankenkasse gemeldet werden. Auch für diese Anmeldung benötigst du eine Betriebsnummer.
6. Geschäftskonto erstellen
Vor allem bei Gründern, die sich zunächst nur als „Ein-Mann-Betrieb“ selbständig machen, kommt es häufig vor, dass kein extra Geschäftskonto erstellt wird. Schließlich ist das mit ziemlich viel Aufwand verbunden und außer einem selbst kann eh niemand auf das Konto zugreifen. Tatsächlich ist das aber ein ziemlich gravierender Fehler, der dir in den Monaten und Jahren nach der Gründung schnell zum Verhängnis werden kann.
Denn wenn man private und geschäftliche Finanzen nicht sauber trennt, dann fällt nicht nur die Übersicht deutlich schwerer. Nein, das Risiko steigt außerdem beträchtlich immer mehr Geld aus dem Firmenkapital abzuziehen, da dieses sowieso auf dem eigenen Konto ist. Außerdem erleichtert ein Geschäftskonto natürlich die Buchführung und wird von vielen externen Partnern, wie z.B. Banken, zu Audit-Zwecken verlangt.
7. Versicherungen für deinen Schutz
Als Selbständiger macht es generell immer Sinn, sich möglichst umfassend zu versichern. Ansonsten droht im Ernstfall schnell die persönliche Insolvenz. Die Krankenversicherung ist aber ohnehin verpflichtend. Wählen kannst du dabei nur, ob du lieber gesetzlich oder privat versichert bist. Entscheidest du dich für die Privatversicherung musst du dich darüber hinaus bei einer Pflegeversicherung registrieren. Renten-, Haftpflicht- oder andere Versicherungen sind in der Regel keine Pflicht.
Übrigens: Eine Art der Versicherung ist nach der Gründung deines Unternehmens besonders wichtig – die Berufsgenossenschaft. Die Berufsgenossenschaften regulieren nicht nur den Schutz der Mitarbeiter vor Unfällen und Berufskrankheiten, sondern kommen darüber hinaus auch für alle Behandlungen und möglichen Verdienstausfälle auf, sollte es in deinem Unternehmen unverschuldet zu einem Unfall kommen. Innerhalb einer Woche nach der Gewerbeanmeldung musst du dich bei der Berufsgenossenschaft registrieren.
Unser Fazit: Wie kompliziert sind die Anmeldungen wirklich?
Der Behördenmarathon kann einiges an Zeit und Aufwand erfordern: Die richtige Rechtsform wählen, Genehmigungen einholen, Gewerbe anmelden, Versicherungen wählen – kein Wunder, dass sich viele Gründer vor diesem Schritt fürchten. Wenn du dabei allerdings einen klaren Plan verfolgst und einfach einen der hier erwähnten Schritte nach dem anderen abarbeitest, dann klappt das Ganze deutlich schneller als gedacht.
Und es kommt noch besser: Nachdem du sowohl deinen Businessplan geschrieben als auch den Behördenmarathon erledigt hast, musst du jetzt nur noch ein paar letzte Schritt erledigen, bevor du in die Selbständigkeit starten kannst! Was genau es dabei zu beachten gilt, verraten wir im nächsten Teil unserer Serie.
