Ein idealer Konferenzraum ist sehr viel mehr als nur ein Tisch und Stühle, an denen eine Gruppe von Menschen in einem Zimmer zusammenkommen. In einem optimalen Raum, welcher für Besprechungen und Videokonferenzen konzipiert ist, sollte das einfache Bedienen der notwendigen Technik und bequemes Sitzen an erster Stelle stehen.
Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengefasst, wie Sie Ihren Konferenzraum so gestalten, dass Sie nicht nur einen produktiven, sondern auch angenehmen Raum kreieren, in dem Sie Platz für Kreativität und Erfolg schaffen können.
Was macht einen effektiven Besprechungsraum aus?
Räume, die unbequem, umständlich oder schlecht ausgestattet sind, beeinträchtigen die Produktivität und das Konzentrationsvermögen der Mitarbeiter. Meetings verzögern sich und Teilnehmer sind unaufmerksam. Kein Wunder, dass viele die Meinung vertreten, dass Meetings Zeitverschwendung sind. Doch wie schaffen Sie es, Gruppen von Menschen zu einer Besprechung zusammenzuführen und dabei produktiv und effektiv zu sein?
Ein Besprechungsbereich, der komfortabel, stilvoll und technisch hervorragend ausgestattet ist, hilft Ihnen, besser zu kommunizieren und Beziehungen zu stärken. Der Raum kann eine Rolle dabei spielen, wenn es darum geht, Kunden zu gewinnen oder Geschäfte abzuschließen. Aber auch für internes Brainstorming sollte ein effektiver Konferenzraum optimal ausgestattet sein.
Dies sind die Hauptmerkmale, die ein effektiver Meetingraum mit sich bringen sollte:
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Komfortabel, optisch wie physisch
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Ruhig
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Privat
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Gut ausgestattet
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Vielseitig
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Flexibel
Räume, die auf Flexibilität ausgelegt sind, können nach Bedarf konfiguriert werden, um viele Arten von Besprechungen zu ermöglichen, ohne auf andere wichtige Elemente zu verzichten.
Was sollte in einem Konferenzraum vorhanden sein?
Alles, was für die Durchführung jeglicher Art von Besprechungen in diesem Raum benötigt wird, sollte griffbereit sein, um Verzögerungen oder Unterbrechungen zu vermeiden. An Ausstattung und Mobiliar benötigen Sie:
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Anpassbare Beleuchtung
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Ton (Audiosystem und Schalldämmung)
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Großbildschirm
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Videokonferenzsystem
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Zuverlässige, stabile Wifi-Internetverbindung.
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Temperatursteuerung
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Tische – in größeren Räumen machen es mehrere kleinere Tische einfacher, die Sitzordnung nach Bedarf neu zu konfigurieren
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Getränke und Snacks
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Genügend Platz
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Whiteboard
Arten von Konferenzraum-Setups
Ein Konferenzraum kann für jedes Treffen von zwei oder mehreren Personen verwendet werden, die zusammenarbeiten oder gemeinsam unterrichtet werden:
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Private Einzelgespräche
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Brainstorming-Sitzungen
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Formelle Präsentationen
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Neue Produkteinführungen
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Vorstellungsgespräche und Personalgespräche
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Abteilungssitzungen
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Kollaborative Arbeitssitzungen
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Trainingssitzungen
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Vorstands- oder Kundenmeetings
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Jahres- oder All-Hands-Meeting
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Schnelle Statusaktualisierungen
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Ganztägige oder mehrtägige Trainings
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Ruhiger Rückzugsort für einzelne Mitarbeiter
Welche fünf grundlegenden Sitzordnungen werden für Besprechungen in kleinen Gruppen verwendet?
Kleine Gruppen kommen zusammen, um sich zu unterhalten oder zusammenzuarbeiten, daher müssen Sitzordnungen das Engagement erleichtern. Eine größere Versammlung erfordert möglicherweise Sitzgelegenheiten in kleinen Gruppen für Breakout-Sitzungen, Teamprojektarbeit oder Networking im Stil von „Musikstühlen“.
Schaffen Sie einen modernen Besprechungsraum für Ihre Teams, die das Brainstorming und die Kreativität fördern. Dabei können Sie zusätzlich etwas für die Produktivität und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter tun, indem Sie ein Tischfahrrad von FlexiSpot integrieren.
U-Form
Jeder kann die anderen Teilnehmer sehen sowie einen Videokonferenzbildschirm oder ein interaktives Whiteboard, wenn es sich um ein virtuelles Meeting handelt, und der Moderator oder Gruppenleiter kann sich bewegen und trotzdem gesehen werden.
Traditioneller Konferenztisch
Dies ist ideal für Vorstandssitzungen usw., bei denen die Teilnehmer möglicherweise Schriftstücke verteilen und einen Laptop verwenden müssen, um Notizen zu machen. Der Tisch kann mit einem Konferenztelefon erweitert werden, um Remote-Teilnehmern das Hören (und Sehen) zu ermöglichen. Dieser Raum benötigt mehrere Bildschirme, damit alle Teilnehmer virtuelle Teilnehmer sehen können.
Hohles Quadrat
Großartig für persönliche Besprechungen, aber nicht, wenn Remote-Teilnehmer anwesend sind.
Klassenzimmer-Stil
Gut für Schulungen oder Seminare, bei denen die Teilnehmer während einer Präsentation Notizen machen müssen.
Bankettstil
Runde Tische sind nützlich für Lunch-Meetings oder Strategiesitzungen.
Ein gemütlicher Konversationsbereich mit Sofas oder bequemen Stühlen und einem Couchtisch kann auch für kleine Gruppen gut funktionieren, die einfach nur ein paar Minuten in einer entspannten Umgebung plaudern möchten.
Welche Technologien sind für den modernen Konferenzraum notwendig?
Technik ist ein Muss für den heutigen Konferenzraum. Einige Tools sind optional, andere sind entscheidend:
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Viele Strom- und Steckdosen für AV-Geräte und persönliche Geräte sowie zum Aufladen während langer Besprechungen
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Internetzugang und Bandbreite, die stark genug sind, um alle Geräte zu bedienen und auch unterbrochene oder minderwertige Übertragungen zu verhindern
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Tools für Videokonferenzen
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Interaktives Whiteboard
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Beamer
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Bildschirme
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Ein gutes Audiosystem
Warum sind Audiosysteme für Besprechungsräume so wichtig?
Hochwertige, hochmoderne Werkzeuge und Ausrüstung zeigen, dass Sie sich um die Zeit und den Komfort aller kümmern. Im Allgemeinen ist es besser, es zu haben und nicht zu brauchen, als umgekehrt, aber die Raumgröße und der beabsichtigte Zweck sollten die Audioanforderungen diktieren.
Ein kleiner Besprechungsraum erfordert keinen riesigen Bildschirm oder ein Soundsystem mit mehreren Lautsprechern, während ein größerer Konferenzraum, der auf Flexibilität ausgelegt ist, mehrere Bildschirme sowie Mikrofone und Lautsprecher haben sollte, sodass alle Teilnehmer hören können, was vor sich geht.
So setzen Sie Ihre Raumgestaltung richtig um
Die Sitzplatzkapazität bekommt seit der Covid-19-Pandemie eine ganz neue Bedeutung. Entscheidend ist, wie Sie eine Sitzordnung schaffen, die Interaktion und Produktivität fördert und gleichzeitig eine sichere Distanz gewährleistet.
Idealerweise schaffen Sie nicht nur Räume für Gruppen, die lediglich zuhören, sondern auch kleine Teams oder Einzelpersonen, die sich austauschen, brainstormen, zurückziehen oder etwas lernen können. Schaffen Sie einen Raum, der inspiriert und verabschieden Sie sich vom starren Mettingraum, welcher nur einen Zweck hat: Viele Menschen in einem Raum, um etwas anzuhören. Heute ist der Austausch wichtiger denn je und dazu gehört die Integration von Homeoffices oder Remote-Arbeitern.
Wie können Online-Konferenzen für Ihr Unternehmen von Vorteil sein?
Einfache und schnelle Kommunikation
Die Teams können bei Bedarf schnell zusammenkommen, sodass Sie wertvolle Impulse erhalten können, anstatt darauf zu warten, dass die Leute durch die Stadt oder das Land/den Globus reisen. Der Wegfall von Reisen kann auch die Teilnahme an Meetings erhöhen, wenn Zeit oder Finanzen begrenzt sind.
Geld sparen
Mitarbeiter und Gäste zu Besprechungen in das Unternehmen zu bringen, ist teuer. Digitale Meetings sparen außerdem unnötiges Papier und Drucken usw. Online-Meetings schonen somit zusätzlich die Umwelt und sparen Zeit.
Integration von Remote-Arbeitern
Videokonferenzen dienen allen Menschen zu jeder Zeit. Dies ist außerordentlich wichtig, da Remote-Arbeit und hybride Arbeitsvereinbarungen inzwischen zur Norm werden. Mitarbeiter können schnell und einfach zusammenarbeiten und sich austauschen. Wenn Sie möchten, kann Ihr Unternehmen weltweit Vorstellungsgespräche und Einstellungen vornehmen und sich mit Investoren, Anbietern und anderen schnell und effizient treffen.
