Ein hervorragendes Zeitmanagement ist oft der halbe Weg zum Erfolg. Es wirkt sich enorm auf deine Leistungen aus, sei es beruflich oder aber auch privat. Schließlich ist es heute nicht so einfach, alles unter einen Hut zu bekommen. Die Arbeit, Familie, Freunde und auch Zeit für dich selbst.
Im kommenden Jahr hast du die Möglichkeit, deinen Zeitplan neu zu gestalten, anzupassen und zu optimieren. Damit kannst du deine Work-Life-Balance, deine Lebensqualität und deinen beruflichen Erfolg auf eine ganz andere Ebene bringen. Lass uns also einen näheren Blick darauf werfen, was Zeitmanagement bedeutet und wie es geht.
Was genau bedeutet Zeitmanagement?
Der Prozess, deine Zeit produktiv und effektiv auf deine Pflichten umzuverteilen, wird als Zeitmanagement bezeichnet. Dabei planst du deine täglichen Aufgaben, um deine Zeit, die dir zur Verfügung steht, kontrollieren und effizient nutzen zu können. Dabei spielt es auch eine Rolle, welche Ziele, Zwischenziele, Termine, Deadlines und Projekte du in welcher Zeit bewältigen musst.
Zeitmanagement kann in jedem Bereich des Lebens verwendet werden. Sei es im Beruf, für die Familie oder auch für deine Hobbys und privaten Verpflichtungen. Somit kann jeder von einem guten Zeitmanagement profitieren – von der Hausfrau bis hin zum Konzernchef.
Lernst du, wie du deine Zeit am effektivsten einteilen kannst, um so viel wie möglich zu schaffen, kannst du deine Stärken und Schwächen leichter identifizieren und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen. Dabei lernst du auch nicht alles selbst zu machen, sondern auch das zu delegieren, was sich ebenso gut von anderen bewerkstelligen lässt.
Die Vorteile des Zeitmanagements
Teilst du deine Zeit effektiv ein, wirst du die folgenden Vorteile wahrnehmen können:
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Eine bessere Work-Life-Balance
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Weniger Stress
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Mehr Leistung und Erfolg
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Höhere Produktivität
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Verbessertes Aufgabenmanagement
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Mehr Spielraum für unvorhergesehene Erschwernisse
Wie wendet man Zeitmanagement an?
Es bedarf anfangs ein wenig an Übung, um seine Zeit effektiv einteilen zu können. Doch mit der Erfahrung wird es dir immer leichter fallen und du wirst automatisch so planen, dass du produktiver sein kannst. Gehe dabei wie folgt vor:
1. Plane im Voraus
Manche sagen, dass es unmöglich sei, ihren Tag vorauszuplanen, da sie nicht wissen, was die Zukunft bringt. Je nach Tätigkeit können manche Punkte schwer festzulegen sein, doch du wirst mit der Zeit ein Gefühl dafür bekommen, wie viel Zeit du dafür einplanen sollst.
Egal, welchen Beruf du ausführst oder was du in deinem Privatleben planen möchtest, bei den meisten Dinge handelt es sich tatsächlich um Routinen.
2. Erstelle eine To-do-Liste
Am besten investierst du am Freitag vor Feierabend oder Sonntagabend ein wenig Zeit, um eine To-do-Liste für die kommende Woche zu erstellen. Schreibe darin alle Tätigkeiten und Termine auf, die sicher kommen werden. Beginnst du damit erst am Montagmorgen, hast du bereits viel kostbare Zeit verloren. Du kannst alternativ auch mit deiner Liste beim Frühstück beginnen.
3. Priorisiere deine Aufgaben
Ordne nun diese Punkte nach Priorität. Selektiere diese aus, welche du delegieren kannst und streiche sie von deiner Liste. Wichtig dabei ist, dass du realistisch bleibst. Wenn du 20 Punkte auf einer To-do-Liste für nur einen Tag hast, wirst du dies sicherlich nicht schaffen. Das führt dazu, dass du dich bereits am Anfang der Woche überfordert fühlst und demotiviert bist. Kannst du jedoch alle Punkte abhaken, motiviert dich dies ungemein.
4. Gruppiere ähnliche Tätigkeiten
Es kann hilfreich sein, ähnliche Aktivitäten in eine Gruppe zusammenzufügen und diese in einem Block abzuarbeiten. Der Grund hierfür ist, dass du dabei nicht groß umdenken oder deinen Ort nicht wechseln musst. Finden beispielsweise drei Tätigkeiten am gleichen Platz statt, erledige sie nacheinander, bevor du dich denen zuwendest, welche woanders gemacht werden müssen. Dadurch wirst du nicht aus deiner Konzentration geworfen und kannst dich besser fokussieren.
5. Erledige eine Aufgabe nach der anderen
Wenn dir jemand sagt, er sei Multitasking, mag er dies zwar selbst glauben, doch in Wahrheit kann sich niemand auf zwei Sachen gleichzeitig gut konzentrieren. Daher vermeide es, viele Dinge auf einmal erledigen zu wollen. Nimm dir eine Aufgabe nach der anderen vor und konzentriere dich voll und ganz auf nur eine Sache. Damit wirst du sie schneller und fehlerfrei erledigen.
Mach eine kurze Pause nach jeder Tätigkeit. Welchse zum Beispiel anhand eines höhenverstellbaren Schreibtisches vom Sitzen zum Stehen. Mach eine Dehnungspause und nutze den Gang zur Kaffeemaschine oder Toilette dazu, dich ein wenig zu bewegen. Dies erhöht deine Produktivität und Konzentration enorm.
6. Vermeide Ablenkungen
Dein größter Feind, welcher dir deine Zeit raubt, sind Ablenkungen. Doch die meisten kannst du bereits im Vorfeld abstellen, indem du beispielsweise für eine Tätigkeit, bei der du dich besonders konzentrieren musst, dein Smartphone auf lautlos stellst und keinerlei E-Mails oder Anrufe entgegennimmst. Hast du die Möglichkeit, schließe die Türe zu deinem Büro, damit dich niemand stören kann. Ein Kopfhörer mit Rauschunterdrückung kann in einem Großraumbüro sehr hilfreich sein.
7. Plane regelmäßige Pausen ein
Pausen sind wichtig, um fokussiert bleiben und sich neu orientieren zu können. Du musst immer wieder deinen Kopf freibekommen, damit du den Überblick behältst und dich konzentrieren kannst. Dein Gehirn braucht diese Ruhepausen, um optimal funktionieren zu können. Zudem kannst du die Pausen dazu nutzen, dich zu bewegen, was sich auf deinen Kreislauf und Stoffwechsel positiv auswirkt.
8. Halte Ordnung
Sowohl dein Arbeitsplatz als auch der Speicherplatz auf deinem Computer muss stets aufgeräumt sein, um so produktiv wie möglich sein zu können. Musst du erst nach den Dingen oder Dokumenten suchen, die du brauchst, um deine Arbeit machen zu können, verschwendest du viel zu viel Zeit.
Halte deinen Schreibtisch so minimal wie möglich, um nicht abgelenkt zu werden. Dies hat zudem den Effekt, dass dich ein ordentlicher Arbeitsplatz beruhigt und somit Stress gelindert wird. Unordnung am Arbeitsplatz bedeutet auch Chaos im Kopf.
9. Sorge stets für ausreichend Entspannung
Das mag kontraproduktiv klingen, genauso wie die regelmäßigen Pausen, doch tatsächlich sind nur ein ausgeruhter Körper und Geist zu Höchstleistungen fähig. Sorge vor allem für ausreichend und einen entspannten Schlaf. Empfohlen sind zwischen sieben und neun Stunden pro Nacht. Erst dann bist du wirklich ausgeruht und kannst die Dinge am nächsten Tag wieder anpacken.
