Jeder, der einem Bürojob nachgeht, kennt dieses flaue Gefühl im Magen, das aufkommt, wenn man am Montagmorgen oder gar nach einem Urlaub den E-Mail-Posteingang öffnet. Für manche ist es der gefürchtetste Moment des Tages. Wie viele E-Mails warten darauf, gelesen und bearbeitet zu werden? Und welche Hiobsbotschaften und Dringlichkeiten verstecken sich mal wieder darin?
Es ist nicht einfach, bei der Fülle an Nachrichten immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Doch solltest du eine wichtige E-Mail übersehen, kann dies durchaus Konsequenzen haben. Doch wie schafft man es, nichts zu verpassen und keinen ständigen Rückstand zu haben?
Die E-Mail ist bei richtiger Nutzung ein unglaublich nützliches Kommunikationsmittel. Viele fühlen sich jedoch von der Menge an E-Mails überwältigt, die man erhält und auf die man antworten muss. Doch es gibt Techniken, Tipps und Tools, die dir dabei helfen können. Wir haben für dich einige Strategien zusammengefasst, wie du es schaffst, deine Inbox zu kontrollieren und nicht von ihr kontrolliert zu werden.
1.Regelmäßiges Überprüfen zu festen Zeiten
Wir haben mit genügend Ablenkungen zu kämpfen. Doch wenn du auf jede eingehende Nachricht sofort reagierst, wirst du nicht sehr produktiv sein können. Auf der anderen Seite kannst du jedoch nicht deine E-Mail nur von Zeit zu Zeit checken.
Das Geheimnis liegt also darin, es regelmäßig zu tun und konsolidiert. Somit bleibst du auf dem Laufenden und es bildet sich kein Rückstau. Du musst auf deine Produktivität achten, welche enorm darunter leidet, wenn du sofort reagierst.
Eine Strategie, die sehr gut funktioniert, besteht darin, E-Mails nur zu festgelegten Zeiten während des Tages zu überprüfen. So macht es Sinn, als erstes am Morgen alles durchzugehen, es dann wieder nach dem Mittagessen zu tun und zuletzt eine gewisse Zeit vor dem Verlassen des Büros.
Wenn du dich durch einen Ton oder eine Anzeige ablenken lässt, stelle die Benachrichtigungen so ein, dass dein E-Mail-Programm nur zu einer bestimmten Zeit Nachrichten empfangen kann oder du schließt die Software einfach, wenn du dich konzentrieren musst.
Solltest du Bedenken haben, dass deine Kollegen, der Vorgesetzte oder die Kunden darüber verärgert sein könnten, dass du nicht schnell auf ihre E-Mails antwortest, kannst du eine automatische Nachricht versenden lassen, dass sie sich in sehr dringenden Fällen per Telefon oder Instant Messenger bei dir melden sollen.
2.Intelligentes lesen der E-Mails
Liest du dir alles durch, wirst du sehr viel Zeit verschwenden. Und gehst du stur der Reihe nach, kann es sein, dass du wichtige Benachrichtigungen übersiehst und nicht rechtzeitig darauf reagieren kannst.
Eine gute Idee ist hier die „Zwei-Minuten-Regel“, ein Konzept von David Allen, dem Autor von „Getting Things Done“. Dauert das Lesen und Beantworten einer E-Mail weniger als zwei Minuten, dann solltest du dich postwendend darum kümmern, auch wenn es keine hohe Priorität hat. Die Idee dahinter ist, dass es länger dauert, die Aufgabe zu lesen und dann zu speichern, um sie später zu erledigen, wenn es weniger als zwei Minuten dauert, bis sie ausgeführt wird, als wenn du dich sofort darum kümmerst.
Für alle anderen E-Mails, deren Lesen oder Beantworten länger als zwei Minuten dauert, solltest du eine Zeit in deinem Kalender einplanen oder als Aktion zur Aufgabenliste hinzufügen, um sie später zu erledigen. Die meisten E-Mail-Programme ermöglichen es, Nachrichten, die eine Antwort erfordern, hervorzuheben oder zu markieren.
Weiterhin kannst du Nachrichten herausfiltern und hintenanstellen, wenn dein Name lediglich in CC gesetzt ist. Dies bedeutet, dass du nicht handeln musst und es nur zur Information ist. Diese kannst du als Letztes lesen.
3.Verwende eine durchdachte E-Mail-Organisation
Kannst du dir vorstellen, einen Posteingang mit nichts darin zu haben? Es klingt fast zu schön, um wahr zu sein! Das mag sich für viele von uns unrealistisch anhören, aber es kann dabei helfen, organisierter zu bleiben und Stress abzubauen, wenn wir den Hauptposteingang aufgeräumt halten.
Um dies zu erreichen, solltest du zunächst ein einfaches Ablagesystem einrichten, um deine E-Mails zu verwalten. Du kannst Kategorien mit den Titeln „Zu erledigen“, „Warten“, „CC“ und „Archiv“ verwenden. Wenn du in der Lage bist, den Überblick über deine Ordner zu behalten – insbesondere über die Ordner „Zu erledigen“ und „Warten“, kannst du sie als eine Art To-do-Liste für den Tag verwenden.
Wenn vier Kategorien für deine Anforderungen zu simpel klingen, kannst du ein detaillierteres System einrichten. Sei es ein spezieller Ordner für jedes Projekt oder Kunden, an und mit denen du gerade arbeitest oder einen festgelegten Ordner für jeden Mitarbeiter, den du betreust. Einer der Hauptvorteile ist, dass es dir das Suchen ermöglicht.
4.Richte Regeln ein
Wenn du die Ordner eingerichtet hast, kannst du bei den meisten E-Mail-Programmen wie Outlook und Gmail „Regeln“ festlegen, die E-Mails in einen bestimmten Ordner sortieren, sobald sie eintreffen.
Erhältst du beispielsweise mehrere E-Mails am Tag über deine Verkäufe im Online-Shop, kannst du diese automatisch sofort in einen dedizierten Ordner verschieben lassen und sie am Abend durchgehen. Somit wirst du deinen Posteingang nicht überladen.
Erhältst du regelmäßig E-Mails wie Newsletter, Blogs und Artikel-Feeds, kannst du diese ebenso an eine andere E-Mail-Adresse umleiten oder Regeln verwenden, sodass sie sofort an einen bestimmten Ordner gesendet werden. Dadurch bleibt dein primärer Posteingang aufgeräumt und sie befinden sich an einem Ort und sind jederzeit lesbar.
Ein paar weitere Tipps zum Schluss
Eine weitere Strategie, um deinen E-Mail-Posteingang zu reduzieren, ist es, beispielsweise deine Kollegen zu bitten, dir weniger zu senden. Nicht alles, was in Nachrichten steht, auf denen du CC bist, ist auch für dich relevant. E-Mails mit ellenlangen Empfängerlisten sollten unbedingt vermieden werden. Da es für jeden besser ist, sich mehr zu bewegen, könnten einige Dinge doch sicherlich auch durch einen kurzen, persönlichen Austausch geklärt werden.
Melde dich zudem von so vielen Newslettern und Verteilern ab wie möglich. Zudem ist es oft nicht notwendig, von Apps oder Programmen, eine zusätzliche E-Mail zu erhalten. Prüfe die Einstellungen, ob du diese zusätzlichen Benachrichtigungen per E-Mail nicht abstellen kannst. Vermeidung ist noch immer die beste Strategie!
Außerdem durch ergonomische Büromöbel kannst du deine Arbeit viel effektiver erledigen. Wir von FlexiSpot sind dir gerne jederzeit zur Verfügung, um dir bei jeder Angelegenheit rund um ergonomische Stühle, höhenverstellbare Schreibtische, elektrische Lattenroste usw. an der Seite beizustehen und jegliche Fragen, bezüglich unserer Produkte zu klären. Trete dafür einfach mit unserem Support-Team in Verbindung und zögere nicht. Wir sind gerne für dich da!
