Die Vorteile von Smart Offices liegen auf der Hand: Mitarbeiter haben mehr Kontrolle über ihren Arbeitstag, fühlen sich autonomer und können effektiver zusammenarbeiten. Vielleicht gehen Ihnen folgende Fragen durch den Kopf: „Was ist mit der Privatsphäre der Mitarbeiter in diesem Büro?“ „Kann das noch garantiert werden?“ Alle Ihre Anliegen können angegangen werden, wenn Sie diese Grundprinzipien befolgen.
Was ist ein Smart Office?
Der Begriff Smart Office ist mit der Entwicklung der Technik in den letzten Jahrzehnten entstanden. Es umfasst die technischen Systeme, durch die das Büro intern und extern verbunden ist und man Zugriff auf alles von überall hat. Dies ist insbesondere wichtig geworden, da viele nun ganz oder in Teilzeit im Homeoffice tätig sind.
Zu den üblichen Tools eines Smart Offices gehören aber nicht nur Techniken, die die Arbeitsplätze verbinden, sondern auch zum Beispiel digitale Whiteboards, Sitz-Steh-Tische mit einem integrierten Intervalltimer, welcher dich daran erinnert, dass es an der Zeit ist, deine Position zu wechseln. Viele Modelle bei FlexiSpot verfügen über diese Funktion, sodass du dich nicht mehr darum kümmern musst. Weitere Smart Office-Dienste ist die digitale Buchung von Räumen.
Doch diese technisierte Welt kann sich auch negativ auf die Privatsphäre der einzelnen Mitarbeiter auswirken. Werden zu viele Tools eingesetzt, kann man schnell das Gefühl bekommen, kontrolliert zu werden. Daher haben wir einige Tipps zusammengestellt, wie man am besten ein Smart Office einführt, ohne dass sich die Mitarbeiter überwacht fühlen.
1. Priorisiere die Privatsphäre am Arbeitsplatz
Wenn die Angestellten das Gefühl haben, dass Big Brother sie bei jedem Schritt beobachtet, kann sich das negativ auf das emotionale und körperliche Wohlbefinden auswirken. Infolgedessen können die Moral und Motivation der Mitarbeiter sinken. Bedenkt man nicht die Privatsphäre der Einzelnen, kann das brandneue Smart Office genau das Gegenteil von dem erreichen, was man erreichen möchte. Daher sollten die Arbeitgeber beim Smart Office auf jeden Fall den Datenschutz priorisieren, um positive Ergebnisse für das Unternehmen zu gewährleisten.
2. Der Endbenutzer sollte immer die Kontrolle haben
Datenschutz bedeutet, dass wir bestimmte Sachverhalte für uns behalten und außerdem kontrollieren können, was mit unseren persönlichen Informationen passiert. Es bezieht sich auch darauf, Dinge ohne Einmischung anderer tun zu können. Deshalb geben erfolgreiche Unternehmen ihren Mitarbeitern immer die volle Kontrolle. In der Praxis bedeutet das, dass man aktiv gefragt wird, ob man damit einverstanden ist, dass bestimmte Arten von Daten gesammelt werden. Nur wenn man das Gefühl hat, selbst am Steuer zu sitzen, wird man die intelligenten Bürofunktionen besser zu schätzen wissen, was zu höheren Akzeptanzraten führt.
3. Vorsicht und Einfühlungsvermögen bei der Datensammlung
Bei der Datenerfassung in Smart Offices gibt es zwei Hauptarten von Daten: anonyme Gebäudedaten und personenbezogene Daten.
Anonyme Gebäudedaten sind die Daten zur allgemeinen Nutzung am Arbeitsplatz und helfen bei der Beantwortung folgender Fragen:
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Wie viele Personen haben bestimmte Arten von Besprechungsräumen genutzt?
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Was sind die beliebtesten Arbeitsbereiche?
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Welche Räume werden für Hybrid-Meetings genutzt?
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Wie ist die Auslastung auf den verschiedenen Stockwerken?
Diese Erkenntnisse sind keiner Person in der Organisation zuordenbar und ermöglichen den Unternehmen Folgendes:
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Eine bessere Auslastung der Büroräume
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Energiekosten senken
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Das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern.
Die zweite Art von Daten ist personenbezogen und kann dazu beitragen, die Interaktion und Zusammenarbeit der Arbeitnehmer zu verbessern. So kann man zum Beispiel Einzelpersonen erlauben, ihren Standort live mit allen anderen Mitarbeitern zu teilen, damit sie von anderen gefunden werden können, die ein schnelles Ad-hoc-Meeting haben möchten, wenn ein Moment der Kreativität zuschlägt. Diese Art von Informationen ist sensibler für den Datenschutz und sollte niemals ohne Einwilligung der betroffenen Person durchgeführt werden.
Tut man dies nicht, kann man als Unternehmen nicht bloß damit rechnen, dass die Angestellten unzufrieden und sich überwacht fühlen, sondern auch ein rechtliches Problem bekommen. Daher ist es wichtig, dass man sicherstellt, dass alles rechtens ist und sich die aktive Einwilligung der betroffenen Personen einholt, bevor man die Daten nur als gebäudebezogen klassifiziert. Frage dich zum Beispiel, ob eine scheinbar unbekannte Belegung eines Zimmers immer noch anonym ist, wenn nur Hans und Franz Zutritt haben und Franz im Urlaub ist?
4. Triff bewusste Technologieentscheidungen
Wenn du deine Smart Office-Reise beginnst, wirst du lernen, dass mehrere technische Lösungen die gleiche Datenerfassung erreichen können. Wenn du beispielsweise die Belegung in Besprechungsräumen messen möchtest, kannst du zwischen einer Wi-Fi-basierten Lösung oder intelligenten Sensoren wählen. In bestimmten Szenarien können Sensoren in Bezug auf den Datenschutz weniger sicher sein. Daher solltest du proaktiv sein und dir alle Alternativen, die du hast und in Erwägung ziehst, genau erklären lassen und wie sie sich auf den Datenschutz auswirken. Auf diese Weise ermöglichst du es dir selbst, eine fundierte Entscheidung über die Option zu treffen, die die Privatsphäre der Mitarbeiter am besten schützt. Denn nur weil du nicht wusstest, dass ein bestimmtes Gerät sensible Daten aufzeichnen kann, heißt das nicht, dass du vor den eventuellen Folgen geschützt bist.
5. Sorge für Transparenz
Der letzte Schlüssel zu einem verantwortungsvollen Umgang mit dem Datenschutz besteht darin, den Arbeitnehmern Klarheit darüber zu verschaffen, welche Auskünfte gesammelt und ob sie an andere weitergegeben werden dürfen. Daher sollten die Unternehmen den Mitarbeitern so detailliert wie möglich mitteilen, wann man personenbezogene Daten erhebt und aus welchem Grund dies geschieht. Dabei sollte auch nicht vergessen werden, immer anzugeben, an welche Partei diese Informationen weitergegeben werden könnten. Zudem sollten die Mitarbeiter selbst jederzeit den Zugriff auf persönliche Informationen über sich selbst haben und die Möglichkeit angeboten bekommen, diese Informationen zu korrigieren oder überprüfen zu lassen, wenn sie falsch, veraltet oder unvollständig sind.
Das Smart Office ist ein Segen für die heutige Arbeitswelt, birgt jedoch auch einige Fallen. Daher ist es sehr wichtig, nicht blind ein System anzuschaffen und einzusetzen, ohne sich der möglichen Konsequenzen in Bezug auf den Datenschutz zu machen.
