Die richtige Büroimmobilie kann oft einen entscheidenden Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens haben. Den richtigen Standort zu finden, ist allerdings nicht immer einfach. In folgendem Ratgeber erklären wir deshalb, was du auf der Suche nach einer neuen Büroimmobilie unbedingt beachten solltest und welche Fehler du dabei unbedingt vermeiden solltest.
Die richtige Vorbereitung
Der erste Schritt bei der Suche nach einer neuen Büroimmobilie besteht für viele Unternehmer darin, eine Immobilien-Website aufzurufen und erstmal durch die verschiedensten Angebote zu surfen. Ein solch ungeplantes Vorgehen wird die Dauer und den Aufwand deiner Suche allerdings eher erhöhen.
Du wirst dein neues Traumbüro deutlich schneller und effizienter finden, wenn du dich umfassend und genau vorbereitest. So solltest du noch vor der aktiven Suche ein Budget für das neue Büro aufstellen, sowie deine Anforderungen an Ausstattung und Mietbedingungen der neuen Immobilie klar definieren.
Ein Budget festlegen
Wenn es um den Umzug in ein neues Büro geht, ist es extrem wichtig, bereits im Vorfeld ein realistisches Budget festzulegen. So grenzt du nicht nur die Auswahl der möglichen Optionen ein, sondern schützt dich darüber hinaus auch vor bösen Überraschungen während des Umzugs. Aber wie genau sollte die Kostenplanung für ein neues Büro in Angriff genommen werden?
Werde dir zunächst darüber klar, wie viel du an monatlicher Miete für deine neue Immobilie ausgeben willst, bzw. kannst. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass bei Online Anzeigen fast immer die Kaltmiete indiziert wird - um deine tatsächlichen Kosten zu erfassen, solltest du also auch deinen Strom- und Wasserbedarf berechnen.
Darüber hinaus muss dein Budget aber auch die Kosten für den Umzug und Renovierungen umfassen. Umso weiter die neue Immobile von deinem bisherigen Standort entfernt ist, umso teurer wird natürlich auch der Umzug. Außerdem kann es in einem solchen Fall passieren, dass ein Teil deines Teams nicht mit umzieht. Hier müssen also auch die Kosten für neue Mitarbeiter mit einberechnet werden.
Dasselbe gilt natürlich für eventuell nötige Renovierung bzw. Umbauarbeiten. Eine günstigere Miete stellt mehr Mittel für einen Umbau zur Verfügung. Umgekehrt kann eine hohe Miete durch das Wegfallen möglicher Renovierungskosten gerechtfertigt werden.
All diese Faktoren zusammen bestimmen dann die tatsächlichen Kosten für deinen Umzug und das neue Büro. Deshalb ist es wichtig, dass du bereits im Vorfeld festlegt, wie viel Geld insgesamt zur Verfügung steht und deine neue Immobilie dann anhand dieser Kriterien auswählst.
Der Bürostandort
Bevor du aktiv nach einem Büro suchst, solltest du dir unbedingt auch Gedanken um den richtigen Standort für deine neue Immobilie machen. Dabei solltest du vor allem die Interessen von zwei verschiedenen Personengruppen priorisieren: Deiner Kunden und deiner Mitarbeiter.
Wenn dein Büro zum Beispiel in erster Linie zur Repräsentation deines Unternehmens gegenüber Kunden genutzt werden soll, dann ist es wichtig, einen möglichst zentralen Standort zu wählen - schließlich sollen deine Kunden dich unkompliziert erreichen können. Außerdem ist es in einem solchen Fall wichtiger, dass auch die direkte Umgebung bzw. das Gebäude, in dem sich dein Büro befindet, die Werte deines Unternehmens widerspiegeln.
Wenn dein Unternehmen allerdings in erster Linie online aktiv ist und deine Kunden dein Büro daher eher selten aufsuchen, solltest du die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter bei der Standortwahl in den Mittelpunkt stellen. Dazu gehört zum Beispiel eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und das Straßennetz sowie die Verfügbarkeit von Parkplätzen und Einkaufsmöglichkeiten in der näheren Umgebung.
Die Mitarbeiter und Kunden sind entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg deines Unternehmens. Hauptsache ist, dass du einen zentralen Standort findest. Ein zentraler Standort soll für die Mitarbeiter und die Kunden leicht erreichbar sein. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass der Ort sicher ist.
Optimierung von Arbeitsweg und Vergütung ist für dich ein Vorteil. Ein guter Standort minimiert die Fahrtzeit, insbesondere für die wichtigsten Mitarbeiter in deinem Büro. Hier wirst du Zeit sparen und mehr im Büro erledigen. Es ist auch wichtig, dass dein Büro in der Nähe von sozialen Einrichtungen wie Einkaufsmöglichkeiten, Verkehrsmitteln usw. liegt.
Ausstattungsmerkmale des Büros
Nachdem du dich für einen Standort entschieden und ein Budget aufgestellt hast, solltest du jetzt festlegen, welche Ausstattungsmerkmale dein Büro unbedingt erfüllen muss. Das kann zum Beispiel die Verfügbarkeit einer Küche, großer Meetingräume oder eines Großraumbüros sein. Darüber hinaus solltest du bestimmen, wie gut der Internetanschluss deines Büros mindestens sein muss, damit du erfolgreich operieren kannst: Eine Anwaltskanzlei wird hier andere Ansprüche haben als ein Ingenieurbüro.
Was bedeutet Klasse A, B und C?
Wenn du nach einer neuen Immobilie suchst, dann ist es wichtig zu verstehen, dass Immobilien in drei Kategorien eingeteilt werden: Klasse A, Klasse B und Klasse C. Anhand der zuvor besprochenen Faktoren wie Budget, Standort und geforderte Ausstattungsmerkmale, solltest du jetzt festlegen, in welcher Klasse du nach einer neuen Immobilie suchst.
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Klasse A besteht aus modernen Gebäuden, die nicht älter als 10 Jahre sind. Büroimmobilien der Klasse A befinden sich in der Regel die beste Lage und sind auch am teuersten.
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Klasse B besteht aus gut erhaltenen, aber weniger modernen Büroflächen. Diese Flächen sind in der Regel preiswerter als die der Klasse A und möglicherweise renovierungsbedürftig.
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Klasse C besteht aus den älteren Gebäuden. Diese sind häufig billig, dafür aber nicht in zentraler Lage. Diese Flächen müssen in der Regel teilweise oder ganz renoviert werden.
Die aktive Suche und Auswahl deines neuen Büros
Erst nachdem du deine Planung abgeschlossen hast, solltest du mit der aktiven Suche nach deiner Traumimmobilie beginnen. Denn wie du jetzt weißt, gibt es dabei jede Menge zu beachten. Sobald du aber alle zuvor besprochenen Punkte abgearbeitet hast, kannst du mit der Auswahl deines zukünftigen Büros loslegen.
Dabei hast du zwei Möglichkeiten: Entweder du machst dich selbst auf die Suche nach einer Immobilie, oder du engagierst dafür einen Immobilienmakler. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Auch für den Immobilienmakler gilt jedoch: Umso detaillierter deine Planung war und umso mehr Anforderungsmerkmale du deinem Makler mitteilen kannst, umso leichter wird es dem Profi fallen, die passende Immobilie für dich zu finden.
Der Besichtigungstermin
Wenn du oder dein Makler eine potentiell geeignete Immobilie gefunden habt, dann wird es Zeit für einen ersten Besichtigungstermin. Dabei ist es wichtig, dass du überprüfst, ob das Büro auch tatsächlich alle deine Anforderungen erfüllt. Darüber hinaus solltest du dir ein Bild vom allgemeinen Zustand des Gebäudes machen: Gibt es Anzeichen für Wasserschäden, Schimmel oder andere Probleme?
Unser Geheimtipp: Bei deinem Besuch solltest du nicht nur mit dem Vermieter, sondern auch mit potentiellen Nachbarn sprechen. Das gibt dir erstens ein gutes Gefühl dafür, in was für einem Umfeld du zukünftig arbeiten wirst. Darüber hinaus können andere Mieter dir möglicherweise von Herausforderungen im Gebäude berichten, die dein Vermieter dir verschweigt.
Die Preisverhandlung
Wenn du eine Immobilie gefunden hast, mit der du rundum glücklich bist, dann ist das wirklich ein Volltreffer. Vor lauter Begeisterung solltest du dennoch nicht sofort den Mietvertrag unterschreiben. Stattdessen lohnt es sich in fast allen Fällen, noch etwas über den Preis zu verhandeln. Umso sorgfältiger du bei deinem Besichtigungstermin vorgehst, umso mehr potentielle Gründe für eine Preisminderung kannst du anschließend bei den Verhandlungen vorbringen.
