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Rückkehr ins Büro nach COVID-19: Was zu beachten ist
15. Mar. 2022
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Wir haben in den letzten Monaten viele Lektionen gelernt, und eine davon ist diese: Arbeit ist viel mehr als nur ein Arbeitsplatz. Ein Teil eines Teams zu sein und produktiv dazu beizutragen, gibt uns Zufriedenheit, entwickelt unsere Talente, sorgt für soziale Verbundenheit, prägt unsere Identität und hilft uns zu wachsen. 

 

Die Rückkehr zur Arbeit geht also über das zurückkommen ins Büro hinaus. Es geht darum, einen Ort wiederherzustellen, an dem wir unsere Gaben und Talente als Teil einer Gruppe von Menschen zum Ausdruck bringen können, die gemeinsam etwas schaffen.


Aber in diesem unsicheren Moment werden die Unternehmensleiter aufgefordert, sich neu vorzustellen, wie wir angemessen zur Zusammenarbeit zurückkehren können. Wie können wir einen gemeinsamen Arbeitsplatz bieten, der inspirierend und produktiv ist und gleichzeitig soziale Distanz wahren? Wie schaffen wir eine agile Büroumgebung, die den Anforderungen unseres Teams in dieser sich schnell verändernden Dynamik gerecht wird?


1. Arbeitgeber sollten die (neuen) Bedürfnisse ihrer Angestellten herausfinden

Damit Entscheidungsträger einen Arbeitsplatz schaffen können, der zu diesem Moment sowie zu der einzigartigen Kultur, den Arbeitsherausforderungen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter ihres Unternehmens passt, müssen Unternehmensleiter ehrlich beurteilen:

  • Wie oft müssen Mitarbeiter persönlich zusammenarbeiten? 

  • Wie erfolgreich war die Arbeit von zu Hause aus? 

  • Welche Ergebnisse könnten verbessert werden?

  • Welcher Teil unserer Arbeit lässt sich am besten persönlich erledigen? 

  • Wer würde vom Zusammensein profitieren? 

  • Welche Teams müssen sich in einer bestimmten Woche wie lange und wie oft treffen?

  • Welche Technologien und Tools benötigen wir, um Mitarbeiter im Büro und bei der Arbeit aus der Ferne zu unterstützen?


Verständnis beginnt damit, dass die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zuhören. Wenn man einen Angestellten bittet, ins Büro zurückzukehren, bevor sie bereit sind, kann dies Moral, Kultur und Unternehmenswerte gefährden. Haben sie jedoch das Gefühl, dass es Verständnis gibt und sie ein Mitspracherecht haben, schafft dies Vertrauen und erhöht den Komfort, indem es mitten in einer chaotischen Zeit ein Gefühl von Sicherheit und Kontrolle bietet.


Es sollten sowohl die mentalen und emotionalen Bedürfnisse sowie Bedenken hinsichtlich der Gesundheit berücksichtigt werden. Sich unsicher zu fühlen ist ein großes Problem, aber auch das Gefühl, isoliert, nicht unterstützt und sozial getrennt zu sein.


Immer mehr Unternehmen stellen sich die Frage, ob ein gemeinsames Büro wirklich fünf Tage die Woche notwendig ist oder ob sich die Mitarbeiter bei einem flexiblen Arbeitsmodell nicht wohler fühlen. Dies bedeutet, dass sie teilweise oder ganz weiterhin von zu Hause arbeiten können. Arbeitgeber sollten sich die folgenden Fragen stellen, bevor sie von allen Mitarbeitern erwarten, dass sie wie früher zurück ins Büro kommen:

  • Und wer braucht die Bürostruktur und die Nähe zu anderen, um ihre beste Arbeit zu leisten? Welche Arbeitsergebnisse würden sich durch das Büro vor Ort verbessern?

  • Was passiert in ihrem Leben, das sie daran hindern könnte, ins Büro zurückzukehren?

  • Wer muss sich weiterhin um Kinder und andere Familienmitglieder kümmern? 

  • Wer hat ein Gesundheitsproblem oder ein Familienmitglied oder Mitbewohner mit Gesundheitsproblemen, die ein höheres Maß an Sicherheit und eine begrenzte Exposition erfordern?

  • Können sie sicher zur Arbeit kommen?

  • Welche Veränderungen müssen im Büro vorgenommen werden, damit sich die Menschen sicher fühlen?

  • Welche konkreten Vorkehrungen und Sicherheitsmaßnahmen sind ihnen wichtig? 

  • Sind sie bereit, sich an die Sicherheitsprotokolle zu halten, wie das Tragen einer Maske und körperliche Distanzierung?


Über Krisenmomente hinaus stärken Unternehmen, die konsequent in das Zuhören der Mitarbeiter investieren, ihre Kultur, Produktivität und Belastbarkeit sowie die allgemeine Freude am Arbeitsplatz.


2. Können die Mitarbeiter weiterhin von zu Hause eine gute Arbeit erledigen?

Auch wenn die Pandemie nun zur Endemie wird, sollten dennoch gewisse Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden. Diejenigen, die sich bei der Tätigkeit von zu Hause bewährt haben, können weiterhin dort tätig sein, wenn dies ihnen zusagt. Abgesehen davon sollte jeder, der die Rückkehr in ein gemeinsames Büro plant, noch immer ein Homeoffice haben, das ihn dabei unterstützt, seine Arbeit bestmöglich zu erledigen.


Experten sind sich einig, dass auf absehbare Zeit nicht mehr als 30 bis 50 Prozent der Arbeitnehmer gleichzeitig im Büro sein sollten, um eine angemessene physische Distanz zu ermöglichen. Einige Mitarbeiter haben zudem jetzt das Problem, dass beispielsweise ihre Kinder nun ohne Betreuung sind. Diese muss erst einmal organisiert werden.


Ob für Teilzeit, Notfall oder dauerhaftes Arbeiten von zu Hause aus, die Betriebe sollten dafür sorgen, dass nun jeder einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden hat, an dem er produktiv, gesund und zufrieden arbeiten kann. Dies kann durch einen Zuschuss zu ergonomischen Büromöbeln sichergestellt werden oder sogar eine komplette Kostenübernahme der Ausstattung. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, findest du hier bei FlexiSpot Angebote für Unternehmen, um deinen Mitarbeitern die bestmöglichen Büromöbel für einen guten Preis anzubieten. 


Zudem sollten im gleichen Zug die Betriebe über eine neue Anordnung und Einrichtung der Büros nachdenken. Wenn ein Teil oder gar alle in Voll- oder Teilzeit weiterhin von zu Hause arbeiten, sind große Räumlichkeiten eventuell nicht mehr notwendig. Um zudem einen Mindestabstand innehalten zu können, ist es wichtig, dass genügend Platz zwischen den Arbeitsplätzen eingehalten wird. 


3. Erstellen und kommunizieren eines gezielten Plans für eine sichere Rückkehr ins Büro

Da ein gesunder, anpassungsfähiger Arbeitsplatz die Zeit im Büro mit der Remotearbeit verbindet, ist es wichtig, bei der Nutzung eines gemeinsamen Raums strategisch vorzugehen. Das Büro sollte für die Zusammenarbeit priorisiert und die Mitarbeiter dazu ermutigt werden, ihre individuelle und fokussierte Arbeit von zu Hause aus fortzusetzen.


Die meisten modernen Büros, dies sind etwa 70 Prozent aller Büroräume, haben einen offenen Grundriss, der leicht an eine flexible Nutzung mit sozial distanzierter Bürogestaltung angepasst werden kann. Daher sollten Funktionen, Aktivitäten und Teams, die am meisten von einer gemeinsamen Nutzung profitieren würden, priorisiert werden. Jede Tätigkeit und Rolle sollte dedizierte Orte erhalten, die mit einer angemessenen physischen Distanzierung ausgestattet sind, was die Mitarbeiter auf natürliche Weise dazu ermutigt, sichere Praktiken anzuwenden.


Eine sichere und erfolgreiche Rückkehr ins Büro hängt nicht nur von einer intelligenten Gestaltung des Arbeitsplatzes mit sozialer Distanzierung und sicheren Praktiken ab, sondern auch von einer klaren Kommunikation des Plans und der Zustimmung aller Personen, die den Raum nutzen werden. Jeder Person Zeit zu geben, den Plan zu begreifen und zu verdauen, Fragen zu stellen und ihre Verantwortlichkeiten vor dem Rückkehrdatum zu verstehen, kann Spannungen reduzieren und Ängste abbauen.


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