In der heutigen, sich schnell verändernden Welt ist es für Manager wichtig, sich schnell anzupassen und die richtigen Werkzeuge und Ressourcen zu nutzen, damit sie in ihrer Rolle effizient und effektiv arbeiten können. Projektmanagement-Tools sind Softwareanwendungen, die Projektmanager bei der Planung, Organisation und Verwaltung ihrer Projekte unterstützen.
Die Arbeit als Projektmanager kann eine gute Grundlage sein, sich selbstständig zu machen und von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten. Wenn du Spaß daran hast, mit Remote-Teams zu arbeiten und Projekte zu organisieren, könnte das genau das Richtige für dich sein.
Projektmanagement-Tools können für alle Arten von Projekten eingesetzt werden, von kleinen Projekten bis hin zu groß angelegten Initiativen, sowie für Strategie, Planung und Ausführung. Indem sie für Transparenz und Kontrolle sorgen, helfen Projektmanagement-Tools den Unternehmen, die Kontrolle über ihre Projekte zu behalten und sicherzustellen, dass sie pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden.
Um Projekte effektiv zu managen, braucht es eine Kombination aus technischem Wissen, organisatorischen Fähigkeiten und Führungsqualitäten. Es gibt einige Tools, mit denen Projektmanager lernen und effizienter werden können. Jedes Tool hat seine eigenen Funktionen, die auf die spezifischen Projektanforderungen zugeschnitten sind. Hier sind einige der beliebtesten und vielseitigsten Projektmanagement-Tools.
1. Gantt-Diagramme
Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das dabei hilft, die zeitlichen Abläufe eines Projekts darzustellen. Das Diagramm besteht aus einer Zeitleiste mit Aufgaben, die in chronologischer Reihenfolge angeordnet sind.
Jede Aufgabe wird durch einen horizontalen Balken dargestellt, und die Länge des Balkens gibt die Dauer der Aufgabe an. So können Projektmanager Konflikte, Überlappungen oder Verzögerungen im Projektzeitplan leicht erkennen.
Mit dem Gantt-Diagramm kannst du die Kosten für jede Aktivität verfolgen und den Aufwand für das gesamte Projekt genau vorhersagen. Im Folgenden findest du eine Liste von Software, die du für die Verwendung von Gantt-Diagrammen lernen kannst.
- Instagantt
- Teamgantt
- Wrike
- Proofhub
- Smartsheet
- Gantt Pro
- Microsoft Projekt
- Toggl Plan
2. Risikomatrix
Risikomatrizen helfen bei der Identifizierung potenzieller Risiken und bei der Entwicklung eines effektiven Risikomanagementplans. Eine visuelle Darstellung der Risiken eines Projekts liefert die Risikomatrix. In der Regel handelt es sich dabei um Tabellen mit den potenziellen Auswirkungen auf der einen und dem Risikoniveau auf der anderen Achse.
Risikostufe und Auswirkung können je nach Projekt in Form von Zeitverlust, Geldverlust oder anderen Variablen ausgedrückt werden. Es hilft den Managern auch dabei, die potenziellen Risiken schnell zu erkennen und entsprechend zu priorisieren. Im Folgenden findest du eine Liste mit einigen Risikomanagementprogrammen:
- Resolver
- nTask
- TimeCamp
- Integrum
- Qualys
- Audits.io
- Pims Risikomanagement von Omega.no
- Kosten-Nutzen-Analyse
Mit der Kosten-Nutzen-Analyse werden die Vorteile und Kosten eines vorgeschlagenen Projekts bewertet. Sie hilft dem Manager bei der Entscheidung, welche Projekte am ehesten den größten Gewinn bringen und welche er vermeiden sollte.
Diese Analyse stellt sicher, dass alle Ressourcen auf die effizienteste Weise eingesetzt werden und dazu beitragen, die bestmögliche Rendite zu erzielen. Mit Hilfe dieser Analyse kann ein Projektmanager eine klare Vorstellung von der Rentabilität haben und fundierte Entscheidungen treffen.
Die Software-Tools, die für die Kosten-Nutzen-Analyse verwendet werden können, sind Harvest, Project Manager und Oracle Primavera. Bei der Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse müssen folgende Punkte beachtet werden: den Umfang bestimmen, die Kosten auflisten, die Kosten-Nutzen-Analyse auswerten und der Geschäftsführung eine Empfehlung zur Genehmigung vor der Umsetzung geben.
3. Projektberichte
Das Geschäftsteam gibt dem Projektmanager Arbeits- und Aktualisierungsaufgaben. Projektmanager brauchen Projektberichte, um den Überblick über den Fortschritt ihrer Projekte zu behalten.
Sie geben einen Überblick über die Leistung, die Finanzen und die Ressourcen des Projekts sowie eine Zusammenfassung aller Probleme und Risiken, die mit dem Projekt verbunden sein könnten. Außerdem verschaffen die Berichte den Stakeholdern und anderen Projektbeteiligten Transparenz.
Sie können Projektmanagern dabei helfen, mögliche Ressourcenbeschränkungen oder Engpässe festzustellen, damit sie die Ressourcen effektiver zuweisen und die Produktivität des Teams maximieren können.
4. Zeiterfassungsbögen
Für Projektmanager sind Zeiterfassungsbögen ein wichtiges Instrument, um zu verfolgen, wie lange jedes Teammitglied an einem bestimmten Projekt gearbeitet hat. Projektmanager können den Projektfortschritt besser einschätzen und sicherstellen, dass das Team den Zeitplan einhält, indem sie die geleisteten Arbeitsstunden aufzeichnen.
Zeiterfassungsbögen können verwendet werden, um Kunden Rechnungen zu stellen und Teammitgliedern genaue Gehaltsinformationen zu geben. Zeiterfassungsbögen helfen auch bei der Kostenverwaltung und Budgetierung. Projektmanager können die Ausgaben genau verfolgen und sicherstellen, dass die Projekte innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, indem sie die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit und die damit verbundenen Kosten erfassen.
Einige der Zeiterfassungsprogramme sind Beebole, Harvest, Toggl, Avaza, Zoho Projects und Clicktime.
5. Kanban-Boards
Kanban-Boards sind ein wertvolles Werkzeug für Projektmanager, um ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Produktivität des Teams zu optimieren. Mit diesen Tafeln können Projektmanager den Fortschritt jeder Aufgabe überwachen und sicherstellen, dass alles nach Plan läuft.
So kann sichergestellt werden, dass das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Sie helfen den Projektmanagern dabei, Aufgaben zu priorisieren und Ressourcen effektiv zuzuweisen. Mit einem Kanban-Board kann ein Projektmanager den Fortschritt visuell verfolgen und Aufgaben und Aktivitäten nach Bedarf anpassen. Dieses visuelle Werkzeug fördert Transparenz, Zusammenarbeit und Flexibilität. Für das agile Projektmanagement, bei dem Anpassungsfähigkeit und Flexibilität entscheidend sind, sind Kanban-Boards ideal.
6. Netzwerkdiagramme
Netzwerkdiagramme sind eine visuelle Darstellung von Aufgaben und deren Abhängigkeiten untereinander. Pfade in einem Netzwerkdiagramm, die kürzer als der kritische Pfad sind, können sich verzögern.
In diesen Diagrammen werden Pfeile und Knotenpunkte verwendet. Die Pfeile stellen die Beziehung zwischen den Vorgängen dar, während die Kästchen oder Knoten die Beschreibung der Vorgänge wiedergeben. Der Schlupf eines bestimmten Pfades in einem Netzdiagramm spiegelt die Differenz zwischen der Länge eines bestimmten Pfades und der Länge des kritischen Pfades wider. Netzwerkdiagramme helfen dabei, Engpässe und Arbeitsabläufe zu erkennen. Sie helfen den Projektmanagern, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und den Projekterfolg sicherzustellen.
Insgesamt ist der Prozess des Projektmanagements kompliziert und erfordert den Einsatz zahlreicher Hilfsmittel. Um den erfolgreichen Abschluss ihrer Projekte zu gewährleisten, müssen Projektmanager die richtigen Werkzeuge einsetzen. Die oben genannten Projektmanagement-Tools werden dir helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten. Sie helfen dir auch, besser zusammenzuarbeiten, die Produktivität zu steigern, Verantwortung zu übernehmen, das Risikomanagement und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Unser Tipp:
Wenn du dich als Projektmanager selbstständig machen willst, solltest du vor allem auch einen gut organisierten Arbeitsbereich haben, der deine Produktivität fördert. Achte auf eine ergonomische Büroeinrichtung mit einem Sitz-Steh-Schreibtisch wie den Q8 mit Bambusplatte von FlexiSpot, einen ergonomischen Bürostuhl mit Rückensupport wie den BS12Pro von FlexiSpot und organisiere deinen Arbeitsbereich für höchste Produktivität.
