Die Vorteile von ergonomischen Schreibtischen und Bürostühlen sind bekannt. Von allen Seiten hört man mittlerweile von den zahlreichen Vorteilen von einem Büro, das ohne Papier auskommt. Die Umsetzung hingegen kann deutlich schwieriger sein als man denkt, denn gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder eine langjährige Büroordnung können einem sonst sehr schnell einen Strich durch die Rechnung machen und entweder dafür sorgen, dass so ganz ohne Papier doch nicht geht oder dass man die Struktur im Büro grundsätzlich ändern muss.
Sollten wir trotzdem nach einem Büro mit weniger Papier streben? Und was kann man machen, um die Vorteile vom papierlosen Arbeiten zu erreichen?
Vor allem sollte man sich zuerst die Frage stellen, ob ein komplett papierloses Büro überhaupt sinnvoll ist, teilweise müssen wichtige Verträge und Dokumente sogar schriftlich vorliegen, sonst sind sie nicht rechtsgültig. Wir denken also es reicht, dass ein Büro seinen Papierkonsum so weit wie möglich reduziert ohne in die Illegalität zu rutschen, um von einem papierlosen Büro zu sprechen.
Der momentane Papierverbrauch übersteigt momentan jedoch die Vorstellungskraft von uns allen. Officebroker hat zu dieser Sache geforscht und fand heraus, dass ein durchschnittlicher Angestellter im Büro 833 Blätter an Papier pro Monat verbraucht, also ungefähr 10.000 Blätter Papiere pro Jahr. Hochgerechnet auf alle Büroangestellten in Deutschland zusammen ist das eine ganze Menge. Dem IW-Köln nach arbeiten 14,8 Millionen Menschen im Büro, also werden pro Jahr allein in Deutschland im Büro 148.000.000.000 Blätter Papier genutzt.
Das kostet nicht nur viel für die Umwelt, wo etwa 10 Liter Wasser für ein DIN A4 Blatt Papier genutzt werden, sondern auch für die Unternehmen - nicht nur für das Papier selber, sondern auch für die Aufbewahrung, die zum Beispiel die Miete auf Grund eines höheren Platzbedarfes steigert. Da stellt man sich direkt die Frage, wie viele von diesen Drucken eigentlich nutzlos sind.
Die Vorteile eines papierlosen Büros
Weniger Platz und Ausgaben
Wer nicht so viel lagert, braucht auch weniger Fläche im Büro und kann zum Beispiel den Keller anderweitig vermieten oder in ein kleineres Büro ziehen und so die Kosten verringern. Im Umkehrschluss steigt dadurch auch der Gewinn, denn die Fixkosten an Mieten und Papier können verringert werden. Digitale Endgeräte haben moderne Büros meist so oder so, sodass auch keine größeren Ausgaben nötig sind. Gleichzeitig kann man das gewonnene Budget allerdings auch in wichtigere Ausgaben investieren, so zum Beispiel ergonomische Bodenmatten für die höhenverstellbaren Tische.
Mehr Produktivität
Man bekommt nicht einfach so mehr Motivation, nur weil man kein Papier mehr nutzt. Allerdings wird man effizienter, indem man zum Beispiel nicht mehr so lange nach Dokumenten suchen muss. Man weiß, dass die wichtigen Dokumente, in denen es zum Beispiel um Kredite oder die Miete geht, in Papier vorliegen müssen. Den Rest kann man ganz einfach per Suchfunktion in der Cloud heraussuchen.
Gleichzeitig ist auch die Zusammenarbeit mit Kollegen deutlich einfach, selbst wenn der Kollege gerade frei hat. Wenn die Deadline eines Projektes ansteht, kann man auch hier einfach in der Cloud auf sein Dokument zugreifen und das Projekt fertigstellen. Das ist gut für die Work-Life-Balance, vermindert allerdings auch das Stresslevel bei der Arbeit, da man weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringt und daher mehr Zeit für andere Aufgaben hat.
Umweltbewusstes Vorgehen
Papier ist zwar eine nachwachsende Ressource, allerdings können kaum so schnell neue Bäume gepflanzt werden wie im Moment abgeholzt. Klar liegt das nicht alles am Papierverbrauch, aber es ist trotzdem ein maßgeblicher Anteil, an dem man verhältnismäßig leicht etwas ändern kann. Auch das Wasser muss nach der Produktion von Papier in einem umständlichen und energieintensiven Prozess geklärt und aufbereitet werden, ansonsten könnte das Wasser nicht mehr wieder in die Umwelt gebracht werden.
Tipps für ein papierloseres Büro
Wenn man davon ausgeht, dass bei der zuvor genannten Statistik annimmt, dass die 833 Blätter Papier alle nur einseitig bedruckt wurden, kann man die Menge an Papier bereits auf 417,5 Blätter reduzieren, indem man allein beidseitig druckt. Für Mitarbeiter ist das ein geringer Mehraufwand, denn es muss lediglich ein Button mehr angeklickt werden.
Außerdem lohnt es sich, nicht immer das gesamte Dokument zu drucken, sondern im Zweifel nur die wichtigsten Parts zu nutzen, die dann eventuell auch von rechtlicher Bedeutung sein könnten. Wenn es neue Regeln in der Firma gibt, alle Mitarbeiter allerdings schon mit den alten Regeln vertraut waren, dann müssen hier zum Beispiel nur die neuen Regeln ausgedruckt werden.
Weiterhin sollte man ebenfalls prüfen, ob das Dokument auch mit digitaler Unterschrift rechtliche Gültigkeit hätte. Das verringert nicht nur den Verbrauch von Papier, sondern macht auch den Vertragsabschluss deutlich einfacher, denn dieser kann ganz einfach über Email passieren. Eine andere Möglichkeit, den Papierverbrauch zu senken, ist ganz einfach die Schriftgröße herunterzustellen oder ein Blatt mit mehreren Seiten des Dokuments zu bedrucken. Vor allem sollte man allerdings bei jedem Druck prüfen, ob dieser wirklich nötig ist. Oft handelt es sich beim Drucken um einen Automatismus, der aus der Gewohnheit folgt, alles auszudrucken und ordnungsgemäß abzuheften. Dabei sind viele der Dokumente, wie zum Beispiel Emails, auch online gut zugreifbar - oder sogar besser durch eine Suchfunktion für spezielle Kernbegriffe - und ein eine Druckversion der Dokumente ist nicht nötig. Um die Dokumente organisiert zu speichern, kann man Softwares und Clouds nutzen. Der Vorteil ist daran nicht nur, dass man den Papierkram loswird, sondern auch, dass die Arbeitnehmer flexibler sind und von überall auf die Dokumente zugreifen können. Gleichzeitig gibt es auch Softwares oder Bearbeitungsprogramme, mit denen man Dokumente mit Notizen versehen kann - auch das Argument mit den Notizen zwischen den Zeilen zieht also nicht mehr.
Wir von FlexiSpot sind dir gerne jederzeit zur Verfügung, um dir bei jeder Angelegenheit rund um ergonomische Stühle, höhenverstellbare Schreibtische, elektrische Lattenroste usw. an der Seite beizustehen und jegliche Fragen, bezüglich unserer Produkte zu klären. Trete dafür einfach mit unserem Support-Team in Verbindung und zögere nicht. Wir sind gerne für dich da!
