Egal ob im Beruf, während einem Praktikum oder im Studium - oft spiegelt sich unser momentaner Zustand auf dem Arbeitsplatz wieder. Besonders dann, wenn es richtig stressig wird, überfluten unsere Schreibtische manchmal und das Chaos schlägt seine Bahnen, manchmal sogar noch bei Mitarbeitern auf der Führungsebene. Dann finden sich auf einmal überall kleine Klebezettel, von denen wahrscheinlich einige schon abgehakt sind, lose Blätter, die man noch nicht einheften konnte oder um die man sich noch kümmern muss, und in dem ein oder anderen Büro sogar noch die Verpackung von Take-Away-Essen, das man sich mal eben auf die Schnelle geholt hat.
Ein unordentlicher Schreibtisch wird besonders dann zum Problem, wenn man durch das System nicht mehr durchsteigt und nichts mehr wiederfindet oder wenn man durch den ganzen Müll eingeschränkt wird, denn dann kann das die Produktivität mindern.
Warum brauchst du Ordnung am Arbeitsplatz?
Kennst du den Spruch “Ordnung ist das halbe Leben”? Oft wird darauf erwidert “Aber wer keine hat, hat ein ganzes!”. Dabei ist Ordnung und ein geregeltes System tatsächlich oft entscheidend für die Produktivität, denn man kann direkt anfangen zu arbeiten und muss nicht erst alles zusammensuchen. Zudem ist es auch einfach, den inneren Schweinehund zu überwinden und mit dem Arbeiten anzufangen, wenn man weiß, dass ein ordentlicher Arbeitsplatz auf einen wartet.
Im Studium ist diese Organisationen besonders wichtig, weil man so viel auf sich allein gestellt ist. Wer dann Daten und Notizen aus Vorlesungen in einer unübersichtlichen Notiz-Seite auf dem Laptop speichert und diese nicht sortiert, verpasst ganz schnell mal die ein oder andere Deadline oder findet nach dem Studium oder vor Klausuren nichts mehr wieder.
Am Arbeitsplatz wirkt es nicht nur positiv auf die Chefs, wenn der Arbeitsplatz geordnet aussieht, sondern auch du sparst die Zeit, die du sonst mit suchen verbringst, und kannst dir so eventuell so einiges an Überstunden einsparen. Besonders dann, wenn auch Kunden durch das Büro kommen oder sogar an deinem Arbeitsplatz Gespräche führen könnten ist es wichtig, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Allgemeine Ordnung verhindert auch, dass du bei einer großen Aufräumaktion auf einmal aus Versehen ein sehr wichtiges Dokument schredderst oder in den normalen Müll schmeißt.
So schaffst du mehr Ordnung in deinem Arbeitsbereich
Ordnung schafft man sich am besten, indem man sich Systeme schafft. So weiß man ganz genau, welche Art von Typ Dokument, Datei oder Notiz wo und in welcher Weise hingehört und verliert nicht nur beim dort Speichern oder Verstauen keine Zeit, sondern findet diese Dokumente später auch leichter wieder.
Hierfür solltest du zunächst analog die richtigen Voraussetzungen dafür schaffen und ein festes Ablagesystem etablieren, z.B. CB2 Rollcontainer von FlexiSpot für Aufbewahrung von Dokumenten. Statt Post-Its kann man zum Beispiel einen Planer oder einen Terminkalender nutzen, der in der Nähe deines Schreibtisches immer griffbereit ist.
Dazu gehört allerdings auch, dass aus den Augen eben nicht aus dem Sinn ist und auch in den Schubladen ein Mindestmaß an Ordnung sinnvoll ist, damit man nicht die ganze Zeit darin herumkramen muss.
Im zweiten Schritt ist dann wichtig, dass du für alle Gegenstände einen festen Platz suchst. Der Locher zum Beispiel sollte immer am selben Platz stehen und nach der Benutzung sofort wieder dorthin gelegt werden, damit du quasi gar nicht mehr nachdenken musst und einfach nach dem Gegenstand greifen kannst.
Zudem macht es Sinn, wenn du auch digital ein System etablierst - nicht nur zur Ablage von Dateien und zum Sortieren von Notizen, sondern auch für die Arbeitszeiteinteilung. Bekannt ist zum Beispiel die Pomodoro-Methode, für die es online eine Vielzahl an Timern gibt.
Zudem kann man digital gut zwischen Aufgaben, die man sofort erledigen sollte, und Aufgaben, die noch Zeit haben und die man so erstmal in einen anderen Ordner verschieben kann, unterscheiden. So kann man zum Beispiel für E-Mails, die man später beantworten will, einen extra Ordner erstellen, wohingegen man wichtige E-Mails schon beim Sortieren beantworten kann.
Um immer den Überblick über deine Aufgaben zu haben, ergibt es Sinn, eine To-Do-Liste zu führen. So weiß man immer direkt, wo man weiter machen kann, und kann die Aufgaben nach Priorität ordnen. Damit das System funktioniert, muss man allerdings angefangene Aufgaben auch zu Ende bringen. Wenn man drei Aufgaben anfängt und alle nicht ganz beendet und sich so den Stand merken muss, kommt man sonst schnell wieder durcheinander.
Am Ende des Tages kann man dann abhaken, was man geschafft hat, To-Dos für den neuen Tag planen und den Arbeitsplatz aufräumen, damit man am nächsten Tag direkt an einen sauberen Schreibtisch kommt.
Diese Ordnung gilt nicht nur analog, sondern betrifft auch den Laptop oder den PC, denn auch hier können sich Daten schnell ansammeln. Schließ jeden Abend Programme und Tabs, die du nicht mehr brauchst, lösche direkt E-Mails, die nicht mehr relevant sind, und lagere Dateien, wenn du sie speicherst, immer direkt dort, wo sie in deinem System hingehören. So kannst du verhindern, dass du erst den richtigen Tab unter mehreren Duzenden offenen Seiten finden musst oder dass du erst die Downloads auf der Suche nach einem Dokument durchscrollen musst. Außerdem wird dein Rechner schneller und du sparst nebenbei sogar Emissionen ein. Nicht nur der Ort der Daten ist wichtig, sondern auch die Benennung. Besonders bei Downloads bekommt die Datei oft eine irrelevante Zahlen- und Buchstabenkombo, die dir in einen Tagen nichts mehr sagen wird. Achte deswegen beim Speichern nicht nur auf den Ort, sondern ändere auch direkt den Namen so um, dass er zu deinem System passt und dass du die Datei gegebenenfalls auch mit Schlagwörtern suchen kannst.
